Documentos
Para gerir documentos de colaboradores, é necessário primeiro criar o tipo de documento adequado.
O separador Documentos é visível se o módulo Documentos estiver ativo e se a função adequada estiver configurada.
Criar um tipo de documento
Existem duas formas de criar um tipo de documento:
- Através das Definições de Organização (no mosaico Tipos de documentos):
Passos:
1. Navegue até às definições de organização.
2. Aceda à secção de tipos de documentos.
3. Crie um novo tipo e atribua-o ao módulo relevante (por exemplo, Colaboradores).
- Diretamente a partir da janela modal Adicionar Documento
Se o utilizador tiver a função de Gestor de Documentos, pode criar um novo tipo de documento diretamente a partir da janela modal "Adicionar Documento" clicando no botão "Novo tipo de documento +" junto ao menu suspenso Tipo de Documento.
Uma vez criado desta forma, o tipo de documento ficará automaticamente disponível no módulo onde foi criado — por exemplo, no módulo Colaboradores.
Carregar um ficheiro
Quando acede ao separador Documentos no perfil de um colaborador, verá uma lista dos documentos já adicionados com os respetivos ficheiros. Para adicionar um novo documento, clique no botão "Adicionar documento" no canto superior direito. Aparecerá uma janela modal onde deve fornecer:
- Tipo de documento – selecione da lista ou crie um novo (se tiver a função de Gestor de Documentos) [obrigatório]
- Ficheiro anexado – carregue um ficheiro em formato PDF, PNG, JPG ou GIF (máx. 3MB) [obrigatório]
- Descrição – uma nota breve a descrever o conteúdo do ficheiro [opcional]
Após guardar, o documento aparecerá na lista dentro do separador Documentos do colaborador.
Exemplos de casos de utilização
- Armazene de forma segura contratos, acordos e cartas de oferta de colaboradores.
- Carregue certificados de formação profissional ou cursos de desenvolvimento.
- Gira formulários essenciais de RH, como documentação de integração, declarações fiscais ou informações de contacto de emergência.
- Anexe documentos de suporte, como atestados médicos para baixa por doença ou formulários de aprovação para pedidos especiais.
