Urlaubsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil einer effizienten Personalverwaltung. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie in Flowtly verschiedene Urlaubsarten konfigurieren und Mitarbeiterurlaubsanträge effizient von der Einreichung bis zur Genehmigung verwalten. Dies hilft Ihnen, Transparenz zu schaffen und den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.
1. Urlaubsarten konfigurieren
Bevor Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen können, müssen Sie die verschiedenen Urlaubsarten in Flowtly definieren, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Dazu gehören Jahresurlaub, Krankheitstage, Sonderurlaub und mehr.
Schritt 1: Navigation zu den Einstellungen für Urlaubsarten
- Melden Sie sich bei Ihrem Flowtly-Konto an.
- Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
- Wählen Sie unter dem Abschnitt "Human Resources" die Option Urlaubsarten aus.
Tipp: Sie können auch die Suchfunktion in den Einstellungen nutzen, um schnell zu den "Urlaubsarten" zu gelangen.
Schritt 2: Eine neue Urlaubsart hinzufügen
- Auf der Seite "Urlaubsarten" sehen Sie eine Liste der bereits definierten Typen. Um eine neue Urlaubsart hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Urlaubsart hinzufügen" oder ein ähnliches Plus-Symbol.
- Füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Name: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Urlaubsart ein (z.B. "Jahresurlaub", "Krankheit", "Sonderurlaub", "Bildungsurlaub").
- Beschreibung: Eine kurze Erläuterung der Urlaubsart. Dies kann hilfreich sein, um Mitarbeitern die Regeln und Zwecke der jeweiligen Urlaubsart zu erklären.
- Genehmigung erforderlich?: Entscheiden Sie, ob Anträge dieser Urlaubsart von einem Vorgesetzten oder HR genehmigt werden müssen. Bei "Ja" wird der Antrag in das Action Center des Genehmigers verschoben; bei "Nein" wird er automatisch als genehmigt markiert (z.B. für unbezahlten Urlaub, der nur zur Kenntnisnahme dient).
- Zählt zu Urlaubskontingent?: Geben Sie an, ob diese Urlaubsart zur Gesamtzahl der einem Mitarbeiter zustehenden Urlaubstage zählt. Dies ist wichtig für die statistische Übersicht und das Reporting, auch wenn die Tage nicht unbedingt vom Kontingent abgezogen werden.
- Wird vom Urlaubskontingent abgezogen?: Legen Sie fest, ob die Tage dieser Urlaubsart vom zugewiesenen Urlaubskontingent eines Mitarbeiters abgezogen werden sollen.
Beispiel: "Jahresurlaub" wird normalerweise abgezogen, während "Krankheitstage" zwar zum Urlaubskontingent zählen können (für eine Übersicht), aber nicht davon abgezogen werden, da sie kein regulärer Erholungsurlaub sind. "Sonderurlaub" könnte je nach Unternehmensrichtlinie abgezogen werden oder nicht.
- Standard-Urlaubstage (pro Jahr): Hier können Sie einen Standardwert für die jährliche Zuweisung dieser Urlaubsart definieren. Dieser Wert kann später für einzelne Mitarbeiter überschrieben werden.
- Mindestanzahl von Urlaubstagen pro Antrag: Legen Sie fest, wie viele Tage ein Mitarbeiter mindestens beantragen muss.
- Maximale Anzahl von Urlaubstagen pro Antrag: Begrenzen Sie die maximale Anzahl der Tage, die auf einmal beantragt werden können.
- Standardmäßig genehmigt?: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Antrag sofort als genehmigt markiert, sofern keine Genehmigung erforderlich ist. Dies ist nützlich für Urlaubsarten, die lediglich zur Information eingereicht werden.
- Klicken Sie auf Speichern, um die neue Urlaubsart zu erstellen.
Schritt 3: Bestehende Urlaubsarten bearbeiten und löschen
- Auf der Liste der Urlaubsarten finden Sie neben jedem Eintrag Symbole zum Bearbeiten (Bleistiftsymbol) oder Löschen (Mülleimersymbol).
- Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um die Details einer bestehenden Urlaubsart zu ändern.
- Klicken Sie auf das Löschsymbol, um eine Urlaubsart zu entfernen. Beachten Sie, dass das Löschen einer Urlaubsart Auswirkungen auf bereits eingereichte oder genehmigte Anträge haben kann.
2. Urlaubsanträge von Mitarbeitern einreichen
Sobald die Urlaubsarten konfiguriert sind, können Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge über Flowtly einreichen. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst und der Genehmigungsprozess standardisiert wird.
Schritt 1: Zugriff auf den Urlaubsantrag
- Mitarbeiter melden sich bei Flowtly an.
- Sie können einen Urlaubsantrag auf verschiedene Weisen starten:
- Direkt über das Startbildschirm-Dashboard im Widget "Meine Urlaube".
- Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste zu Human Resources und dann zu Urlaube.
Schritt 2: Einen neuen Urlaubsantrag erstellen
- Klicken Sie auf der entsprechenden Seite auf die Schaltfläche "Urlaub beantragen" oder ein ähnliches Symbol.
- Füllen Sie das Antragsformular aus:
- Urlaubsart: Wählen Sie die gewünschte Urlaubsart aus der Dropdown-Liste (z.B. "Jahresurlaub").
- Startdatum: Wählen Sie den ersten Urlaubstag aus dem Kalender.
- Enddatum: Wählen Sie den letzten Urlaubstag aus dem Kalender.
- Anzahl der Tage: Flowtly berechnet die Anzahl der Tage automatisch basierend auf Start- und Enddatum sowie den konfigurierten Arbeitstagen des Mitarbeiters. Bei Bedarf können Sie dies anpassen, z.B. bei halben Urlaubstagen.
- Kommentar: Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu, der dem Genehmigenden zusätzliche Informationen liefern kann (z.B. "Familienurlaub in den Bergen").
- Klicken Sie auf "Senden", um den Antrag einzureichen.
Tipp: Bevor Mitarbeiter einen Antrag einreichen, können sie in ihrem Urlaubs-Dashboard oft ihr aktuelles Urlaubskontingent und bereits geplante Urlaube einsehen. Dies hilft, Überraschungen zu vermeiden und eine fundierte Entscheidung zu treffen.
3. Urlaubsanträge genehmigen und verwalten
Nachdem ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag eingereicht hat, ist der nächste Schritt die Genehmigung oder Ablehnung durch den zuständigen Vorgesetzten oder die Personalabteilung.
Schritt 1: Urlaubsanträge finden
Als Genehmigender (Vorgesetzter oder HR-Mitarbeiter) können Sie offene Urlaubsanträge an mehreren Stellen in Flowtly einsehen:
- Action Center: Hier erhalten Sie eine schnelle Übersicht über alle Aufgaben und Genehmigungsanfragen, einschließlich Urlaubsanträgen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
- Human Resources > Urlaube: Diese Seite bietet eine detailliertere Ansicht aller Urlaubsanträge im Unternehmen, mit Filter- und Suchoptionen nach Status, Mitarbeiter oder Urlaubsart.
- Dashboard für Personen: Wenn Sie ein Vorgesetzter sind, können Sie über das Dashboard für Personen die Urlaubsanträge Ihres Teams direkt einsehen und bearbeiten.
Schritt 2: Antrag prüfen
- Klicken Sie auf den jeweiligen Urlaubsantrag, um alle Details anzuzeigen.
- Überprüfen Sie:
- Die Urlaubsart und die beantragten Daten.
- Das verbleibende Urlaubskontingent des Mitarbeiters.
- Eventuelle Konflikte mit anderen geplanten Urlauben im Team oder wichtigen Projektfristen. Flowtly kann hierbei visuelle Hilfen (z.B. Kalenderansichten) bieten.
- Den hinzugefügten Kommentar des Mitarbeiters.
Schritt 3: Antrag genehmigen oder ablehnen
- Nach der Prüfung haben Sie die Optionen "Genehmigen" oder "Ablehnen".
- Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
- Wenn Sie den Antrag ablehnen, ist es ratsam und oft auch obligatorisch, einen Kommentar anzugeben, der dem Mitarbeiter den Grund für die Ablehnung erklärt (z.B. "Konflikt mit Projekt X", "Zu viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit im Urlaub").
- Bestätigen Sie Ihre Aktion.
Tipp: Flowtly versendet in der Regel automatische E-Mails und Benachrichtigungen an den Mitarbeiter, sobald sein Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigungseinstellungen korrekt konfiguriert sind, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Eine klare und zeitnahe Kommunikation ist entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit.
Zusammenfassung und nächste Schritte
Sie haben nun gelernt, wie Sie in Flowtly Urlaubsarten konfigurieren und den gesamten Prozess von der Einreichung bis zur Genehmigung von Mitarbeiterurlaubsanträgen effizient verwalten. Die korrekte Einrichtung der Urlaubsarten ist die Grundlage für ein reibungsloses Urlaubsmanagement, das sowohl für Mitarbeiter als auch für Vorgesetzte Transparenz und Effizienz schafft. Nutzen Sie diese Funktionen, um Ihren HR-Prozess zu optimieren und die Planung im Team zu verbessern.
Als nächste Schritte könnten Sie sich mit den Arbeitsplänen Ihrer Mitarbeiter oder der detaillierten Verwaltung von Personalinformationen beschäftigen, um Ihr Human Resources Management in Flowtly weiter zu vertiefen.
Learn more
- Urlaubsarten: https://flowtly.eu/knowledge-base/holiday-types
- Urlaube: https://flowtly.eu/knowledge-base/holidays
- Action Center: https://flowtly.eu/knowledge-base/action-center
- Dashboard für Personen: https://flowtly.eu/knowledge-base/people-dashboard
- Human Resources: https://flowtly.eu/knowledge-base/human-resources
