Willkommen zu diesem Tutorial, das Ihnen zeigt, wie Sie die Urlaubsverwaltung in Flowtly optimieren können! In den kommenden Schritten lernen Sie, wie Sie verschiedene Urlaubstypen konfigurieren, effiziente Genehmigungsworkflows einrichten und Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter nahtlos verwalten. Durch die Einrichtung dieser Prozesse stellen Sie sicher, dass Ihre Personalabteilung und Führungskräfte eine klare Übersicht über alle Abwesenheiten haben und Mitarbeiter ihre Anträge mühelos einreichen können.
1. Zugriff auf die Einstellungen für Urlaubstypen
Der erste Schritt besteht darin, die Grundeinstellungen für die Urlaubsverwaltung in Flowtly aufzurufen, um Ihre spezifischen Urlaubstypen zu definieren und zu bearbeiten.
- Navigieren Sie zu den Einstellungen: Klicken Sie in der Hauptnavigation auf den Eintrag „Einstellungen“. Dies ist Ihr zentraler Ort für die Konfiguration verschiedener Aspekte von Flowtly.
- Wählen Sie „Urlaub & Abwesenheit“: Innerhalb der Einstellungen finden Sie verschiedene Kategorien. Suchen Sie nach der Kategorie „Urlaub & Abwesenheit“ und klicken Sie darauf.
- Öffnen Sie „Urlaubstypen“: Im Bereich „Urlaub & Abwesenheit“ sehen Sie eine Option namens „Urlaubstypen“. Klicken Sie darauf, um eine Übersicht der bereits vorhandenen Urlaubstypen zu erhalten und neue zu erstellen.
Tipp: Machen Sie sich mit den bereits vorhandenen Urlaubstypen vertraut. Eventuell können Sie einen bestehenden Typ anpassen, anstatt einen komplett neuen zu erstellen, wenn die Anforderungen ähnlich sind.
2. Erstellen eines neuen Urlaubstyps
Nachdem Sie die Übersicht der Urlaubstypen erreicht haben, können Sie einen neuen Typ anlegen, der den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
- Klicken Sie auf „Neuen Urlaubstyp erstellen“: Auf der Seite „Urlaubstypen“ finden Sie einen Button, der typischerweise „Neuen Urlaubstyp erstellen“ oder „Urlaubstyp hinzufügen“ heißt. Klicken Sie darauf, um das Formular für die Definition eines neuen Urlaubstyps zu öffnen.
- Geben Sie die grundlegenden Informationen ein:
- Name: Geben Sie einen klaren und aussagekräftigen Namen für den Urlaubstyp ein, z.B. „Jahresurlaub“, „Sonderurlaub“, „Krankenstand“ oder „Unbezahlter Urlaub“. Dieser Name wird den Mitarbeitern bei der Antragstellung angezeigt.
- Beschreibung: Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, die den Zweck und die Bedingungen dieses Urlaubstyps erklärt. Dies hilft sowohl Mitarbeitern als auch Genehmigern, die Regeln zu verstehen.
- Typ der Abwesenheit: Wählen Sie aus den vorgegebenen Optionen, ob es sich um bezahlten Urlaub, unbezahlten Urlaub, Krankheitsfall oder eine andere Art von Abwesenheit handelt. Diese Klassifizierung ist wichtig für die Berichterstattung und eventuelle Integrationen mit der Buchhaltung.
- Standard-Kontingent (optional): Wenn dieser Urlaubstyp ein jährliches Standardkontingent hat (z.B. 25 Urlaubstage für Jahresurlaub), tragen Sie diesen Wert hier ein. Beachten Sie, dass dieses Standardkontingent später für einzelne Mitarbeiter überschrieben werden kann.
- Gültigkeitsdauer (optional): Legen Sie einen Zeitraum fest, falls dieser Urlaubstyp nur für eine bestimmte Zeit verfügbar ist (z.B. ein spezieller Feiertagsbonus, der nur dieses Jahr gewährt wird).
- Übertragbarkeit: Bestimmen Sie, ob nicht genutzte Urlaubstage dieses Typs in das nächste Jahr übertragen werden können. Wenn ja, können Sie oft auch die maximale Anzahl der übertragbaren Tage oder ein Enddatum für die Nutzung angeben.
- Farbe: Wählen Sie eine Farbe, die diesen Urlaubstyp im Kalender visuell hervorhebt, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.
- Konfigurieren Sie die Genehmigungseinstellungen:
- Erfordert Genehmigung: Aktivieren Sie diese Option, wenn Anträge für diesen Urlaubstyp von einem Vorgesetzten oder einer anderen Person genehmigt werden müssen. Für die meisten bezahlten Urlaubstypen ist dies empfehlenswert.
- Automatische Genehmigung: In seltenen Fällen (z.B. für bestimmte Arten von Krankheitstagen, die nur zur Information dienen) können Sie die automatische Genehmigung aktivieren. Seien Sie hier vorsichtig und stellen Sie sicher, dass dies den internen Richtlinien entspricht.
Tipp: Halten Sie die Namen Ihrer Urlaubstypen konsistent und selbsterklärend. Eine klare Benennung minimiert Rückfragen und Missverständnisse bei den Mitarbeitern.
3. Konfiguration der Genehmigungsworkflows
Die Festlegung, wer Urlaubsanträge genehmigen darf, ist ein Kernstück der effektiven Urlaubsverwaltung. Flowtly bietet flexible Möglichkeiten zur Definition von Genehmigungsworkflows. Dieser Schritt baut auf der Einstellung „Erfordert Genehmigung“ im vorherigen Schritt auf.
- Definieren Sie die Genehmiger: Sobald Sie „Erfordert Genehmigung“ aktiviert haben, werden Ihnen Optionen zur Auswahl des oder der Genehmiger angezeigt.
- Direkter Vorgesetzter: Dies ist die gängigste Option. Anträge werden automatisch an den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters zur Genehmigung weitergeleitet. Stellen Sie sicher, dass die Vorgesetztenbeziehungen in Flowtly korrekt hinterlegt sind (siehe auch Wissensdatenbank-Artikel „Personen“).
- Personalabteilung (HR): Sie können festlegen, dass Anträge an eine spezifische Person oder eine Gruppe innerhalb der Personalabteilung gesendet werden. Dies ist nützlich für spezielle Urlaubstypen oder wenn HR die endgültige Freigabe erteilt.
- Spezifische Person/Rolle: Wenn bestimmte Urlaubstypen von einer Person außerhalb der direkten Vorgesetztenkette oder einer bestimmten Rolle (z.B. dem Geschäftsführer oder einem Teamleiter für ein bestimmtes Projekt) genehmigt werden müssen, können Sie diese hier auswählen. Hierfür könnten auch die „Verantwortlichkeiten“ in Flowtly eine Rolle spielen, um Rollen mit Genehmigungsrechten zu verknüpfen.
- Einrichtung mehrstufiger Genehmigungen (falls erforderlich): Für komplexere Anforderungen können Sie einen mehrstufigen Genehmigungsprozess einrichten.
- Fügen Sie zusätzliche Genehmigungsstufen hinzu. Zum Beispiel: Zuerst genehmigt der direkte Vorgesetzte, dann eine Person aus der Personalabteilung und schließlich der Abteilungsleiter.
- Legen Sie die Reihenfolge der Genehmiger fest. Ein Antrag geht erst zur nächsten Stufe, wenn die vorherige Stufe die Genehmigung erteilt hat.
- Benachrichtigungen: Prüfen Sie die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen. Stellen Sie sicher, dass sowohl der Mitarbeiter als auch die Genehmiger über den Status von Anträgen informiert werden. Dies geschieht in der Regel automatisch über das „Action Center“ und E-Mails.
Tipp: Testen Sie Ihre Genehmigungsworkflows, bevor Sie sie für alle Mitarbeiter freischalten. Erstellen Sie einen Testurlaubstyp und reichen Sie als Testperson einen Antrag ein, um sicherzustellen, dass die Genehmigungswege wie erwartet funktionieren.
4. Zuweisung von Urlaubskontingenten zu Mitarbeitern
Während Urlaubstypen unternehmensweit definiert werden, werden die tatsächlichen Urlaubskontingente (z.B. die Anzahl der Urlaubstage) in der Regel jedem Mitarbeiter individuell zugewiesen und verwaltet.
- Navigieren Sie zum Mitarbeiterprofil: Gehen Sie in der Hauptnavigation zu „Personen“ und wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie das Urlaubskontingent anpassen möchten.
- Öffnen Sie den Reiter „Urlaub & Abwesenheit“: Im Profil des Mitarbeiters finden Sie verschiedene Reiter. Suchen Sie den Reiter „Urlaub & Abwesenheit“ und klicken Sie darauf.
- Passen Sie die Kontingente an:
- Hier sehen Sie eine Übersicht aller Urlaubstypen, die für diesen Mitarbeiter relevant sind, und die zugewiesenen Kontingente (basierend auf dem Standard, den Sie im Urlaubstyp definiert haben).
- Sie können das Kontingent für spezifische Urlaubstypen anpassen, falls ein Mitarbeiter aufgrund von Betriebszugehörigkeit, Vertrag oder anderen Vereinbarungen ein abweichendes Kontingent hat.
- Fügen Sie gegebenenfalls weitere Urlaubstypen hinzu, die nur für diesen einen Mitarbeiter gelten.
- Achten Sie darauf, dass Start- und Enddaten für die Gültigkeit des Kontingents korrekt sind (z.B. für das aktuelle oder nächste Urlaubsjahr).
- Übertragungen und Anpassungen: Hier können Sie auch manuelle Anpassungen vornehmen, wie die Übertragung von Resturlaub aus dem Vorjahr oder die Korrektur von Konten bei Fehlern.
Tipp: Für Änderungen, die viele Mitarbeiter betreffen (z.B. jährliche Neuzuweisung von Urlaubstagen), prüfen Sie, ob Flowtly eine Massenbearbeitungsfunktion anbietet, um Zeit zu sparen.
5. Verwaltung von Urlaubsanträgen durch Mitarbeiter
Sobald die Urlaubstypen und Kontingente eingerichtet sind, können Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge einfach und intuitiv über Flowtly einreichen.
- Zugriff auf die Urlaubsantragsfunktion: Mitarbeiter können ihren Urlaub in der Regel über ihr persönliches Dashboard, den Kalender oder einen spezifischen Bereich für „Urlaub & Abwesenheit“ beantragen.
- Antragstellung:
- Mitarbeiter wählen den gewünschten Urlaubstyp aus (z.B. „Jahresurlaub“).
- Sie geben das Start- und Enddatum für den gewünschten Urlaub an. Flowtly berechnet automatisch die Anzahl der Urlaubstage, unter Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen.
- Ein Kommentarfeld ermöglicht es, zusätzliche Informationen oder Begründungen für den Antrag hinzuzufügen.
- Vor dem Absenden sehen Mitarbeiter oft eine Übersicht ihres aktuellen Urlaubsguthabens, sodass sie sofort sehen können, wie viele Tage ihnen nach dem Antrag noch bleiben.
- Status des Antrags: Nach dem Absenden erhält der Antrag den Status „Ausstehend“ oder „Zur Genehmigung“. Der Mitarbeiter wird über Änderungen des Status benachrichtigt.
Tipp: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, frühzeitig Urlaubsanträge einzureichen, insbesondere für längere Abwesenheiten oder zu Stoßzeiten, um Konflikte zu vermeiden und eine reibungslose Planung zu gewährleisten.
6. Genehmigung und Ablehnung von Urlaubsanträgen
Als Vorgesetzter oder Administrator spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung und Genehmigung von Urlaubsanträgen. Flowtly zentralisiert diesen Prozess, um Effizienz zu gewährleisten.
- Zugriff auf ausstehende Anträge:
- Action Center: Der zentrale Ort für alle zu erledigenden Aufgaben in Flowtly. Hier sehen Vorgesetzte und Genehmiger alle ausstehenden Urlaubsanträge, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.
- E-Mail-Benachrichtigungen: Genehmiger erhalten in der Regel eine E-Mail, sobald ein neuer Urlaubsantrag eingereicht wurde, mit einem direkten Link zum Antrag.
- Sektion „Holidays“: Im Hauptmenü können Sie unter „Holidays“ eine Übersicht aller Urlaube und ausstehenden Anträge einsehen.
- Überprüfung des Antrags:
- Klicken Sie auf den Antrag, um die Details einzusehen: Antragsteller, Zeitraum, Urlaubstyp, verbleibendes Kontingent.
- Prüfen Sie den Teamkalender, um sicherzustellen, dass die beantragte Abwesenheit keine kritischen Geschäftsabläufe beeinträchtigt oder zu Personalengpässen führt.
- Entscheidung treffen:
- Genehmigen: Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf „Genehmigen“. Der Urlaubsplan des Mitarbeiters und das Restkontingent werden automatisch aktualisiert. Der Mitarbeiter erhält eine Bestätigung.
- Ablehnen: Wenn der Antrag nicht genehmigt werden kann (z.B. wegen Ressourcenengpässen oder Konflikten), klicken Sie auf „Ablehnen“. Es ist wichtig, einen klaren und konstruktiven Ablehnungsgrund anzugeben, der dem Mitarbeiter angezeigt wird.
- Weitere Informationen anfordern: Bei Unklarheiten können Sie den Antrag zurücksenden und weitere Informationen anfordern.
Tipp: Reagieren Sie zeitnah auf Urlaubsanträge. Eine schnelle Bearbeitung trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und ermöglicht eine bessere Planung auf allen Ebenen. Bei Ablehnungen ist eine persönliche Kommunikation oft hilfreich, um Missverständnisse zu vermeiden.
Zusammenfassung und nächste Schritte
Sie haben nun gelernt, wie Sie die Urlaubsverwaltung in Flowtly umfassend einrichten und optimieren. Von der Definition spezifischer Urlaubstypen über die Konfiguration flexibler Genehmigungsworkflows bis hin zur effizienten Bearbeitung von Urlaubsanträgen – Flowtly unterstützt Sie dabei, Abwesenheiten transparent und reibungslos zu handhaben.
Mit diesen fundierten Kenntnissen können Sie eine effektive und mitarbeiterfreundliche Urlaubsverwaltung in Ihrem Unternehmen etablieren. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung Ihrer Urlaubstypen und Workflows an neue Unternehmensrichtlinien oder gesetzliche Änderungen sorgen dafür, dass Ihr System stets aktuell bleibt.
