Pedir e aprovar a alocação de pessoal

Equipa Editorial Flowtly4 min

O separador Pedidos é onde a alocação de pessoal deixa de ser decidida no chat e passa a ser decidida com registo. Um gestor de projeto pede uma pessoa para uma função; alguém com direitos de aprovação confirma ou recusa. O problema que teria feito disto apenas um chat mais lento – perceber se a pessoa já está demasiado ocupada – é resolvido para o aprovador antes de abrir o pedido.

Enquanto Projetos é onde as reservas são feitas e confirmadas diretamente, Pedidos é o caminho mais leve para quem pode propor alocação mas não a comprometer.

O que é um pedido

Um pedido não é um tipo de registo à parte. É uma reserva normal que foi pedida mas ainda não acordada – a mesma pessoa, função, percentagem e datas que confirmaria, mantidas num estado pendente até alguém as aprovar. Aprová-lo transforma-o numa reserva confirmada; nada é reintroduzido.

Como um pedido é apenas uma proposta, nunca conta para a capacidade planeada de ninguém. Não preencherá uma lacuna na grelha Projetos nem fará uma pessoa exceder a sua semana na grelha Pessoas até ser aprovado.

Quem pode fazer o quê

  • Pedir – qualquer pessoa que possa propor reservas. Escolhe a pessoa, a função, a percentagem e o período, e pode acrescentar uma breve nota a explicar o motivo. O campo do projeto oferece apenas projetos principais, porque as pessoas são alocadas no projeto principal e não nos seus subprojetos.
  • Aprovar ou recusar – apenas quem tem direitos de aprovação de alocação. É a mesma permissão que permite confirmar uma reserva em qualquer outro ponto do Resourcing, pelo que as pessoas que já validam a alocação são as que atuam sobre os pedidos.
  • Só leitura – quem tem a função Leitor de Resourcing vê todos os pedidos, o respetivo histórico e, num recusado, o motivo indicado, mas não pode pedir, aprovar nem recusar. Consulte Planeamento de recursos para tudo o que a função abrange.

Ler um pedido

Cada pedido pendente é um cartão que mostra quem foi pedido, por quem e há quanto tempo, juntamente com o projeto, a função, o período, a percentagem semanal e qualquer nota que o requerente tenha anexado. Por baixo, uma barra para cada semana abrangida e uma linha a indicar o que a aprovação significaria:

  • Sem conflito – uma linha verde confirma que a pessoa tem capacidade livre em todo o período.
  • Conflitos – uma linha vermelha indica a consequência em termos simples – por exemplo, «Aprovar isto deixa a Anna acima da capacidade – até 118 % em 3 das semanas pedidas.» – e, quando uma percentagem menor resolveria o problema, uma segunda linha oferece-a: «Aprovar antes a 25 % para manter cada semana a 100 % ou menos.»

Ausência no período pedido. Quando a pessoa tem ausências aprovadas durante o período pedido, um aviso por cima das ações do cartão di-lo, indicando o período inteiro ou o número de dias úteis afetados. Avisa e não bloqueia: Aprovar e a aprovação com percentagem menor continuam disponíveis, pelo que o aprovador decide se a reserva ainda faz sentido. Quem tem acesso só de leitura também vê o aviso.

A ideia é que o aprovador decida, em vez de voltar a deduzir os números por si próprio. Um conflito que o Flowtly consegue ver, o Flowtly mostra.

Agir sobre um pedido

Existem até três ações em cada cartão:

  • Aprovar transforma o pedido pendente numa reserva confirmada com a percentagem pedida. Quando a aprovação deixaria mesmo assim alguém acima da capacidade, este botão diz antes Aprovar como pedido, para que escolhê-lo seja uma exceção deliberada e não um clique por defeito.
  • Aprovar com percentagem menor (mostrado apenas quando há um conflito com uma solução limpa) confirma-o com a percentagem sugerida, para que ninguém fique sobrerreservado.
  • Recusar remove o pedido por completo. Use-o quando a resposta é não; o requerente pode propor algo diferente.

A aprovação obedece à mesma proteção contra sobrerreserva que qualquer outra reserva confirmada, pelo que uma aprovação que levasse alguém acima do limite permitido é recusada tal como o seria uma reserva direta.

Se a reserva mudou depois de abrir a lista, a aprovação não substitui essa alteração. O cartão indica que outra pessoa alterou a alocação depois de a abrir e que a sua alteração não foi guardada, e a lista é recarregada com os valores atuais. Veja o pedido de novo e aprove-o quando estes aparecerem.

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