Tutorial

Automatizza il tuo Onboarding: dall'Offerta alla Produttività del Primo Giorno

Accogli un nuovo assunto con un'esperienza fluida e strutturata! Questo tutorial ti guiderà nella configurazione di flussi di lavoro e checklist automatizzati in Flowtly per gestire l'intero percorso di onboarding dei dipendenti. Alla fine, avrai un sistema robusto che garantisce conformità, accelera la produttività e offre un caloroso benvenuto dal momento in cui un'offerta viene accettata.

1. Progetta il tuo Piano di Onboarding: il Modello di Progetto

Il primo passo per automatizzare il tuo onboarding è creare un modello di progetto completo che includa tutte le attività necessarie. Questo modello verrà duplicato per ogni nuovo assunto, garantendo coerenza ed efficienza.

  1. Naviga ai Progetti: Dalla tua dashboard Flowtly, clicca su Projects nella navigazione principale.

  2. Crea un Nuovo Progetto: Clicca il pulsante + New Project.

  3. Dai un Nome al Tuo Modello: Dai al tuo progetto un nome chiaro e descrittivo come "Modello di Onboarding - Generale," "Modello di Onboarding - Ruolo Vendite," o "Modello di Onboarding - Ingegneria." Questo ti permette di creare modelli specifici per ruolo, se necessario.

  4. Aggiungi Fasi di Onboarding come Sezioni (Opzionale ma Raccomandato): All'interno del progetto, puoi organizzare le attività in sezioni come "Pre-Primo Giorno," "Prima Settimana," "Primo Mese," ecc., per fornire una struttura più chiara.

  5. Popola con le Attività: Inizia ad aggiungere tutte le singole attività richieste per l'onboarding. Pensa in modo ampio attraverso i dipartimenti:

    • Attività HR:
      • Inviare lettera di offerta ufficiale per firma elettronica.
      • Avviare controllo dei precedenti.
      • Raccogliere documentazione del nuovo assunto (es. moduli fiscali, contatti di emergenza).
      • Iscrivere al programma benefit.
      • Pianificare sessione di orientamento HR.
      • Aggiungere dipendente al sistema di gestione stipendi.
    • Attività IT:
      • Ordinare e configurare laptop/attrezzatura.
      • Impostare account email e accesso alla rete.
      • Garantire l'accesso a software/strumenti necessari (es. CRM, gestione progetti).
      • Preparare la postazione (monitor, tastiera, mouse).
    • Attività Manageriali:
      • Pianificare riunione di benvenuto con il team.
      • Assegnare un "buddy" o mentore.
      • Sviluppare un piano a 30/60/90 giorni.
      • Rivedere progetti/responsabilità iniziali.
      • Fornire directory del team e linee guida di comunicazione.
    • Attività Amministrazione/Facilities:
      • Emettere tessere di accesso all'edificio.
      • Preparare kit di benvenuto (gadget, cancelleria).
      • Pianificare tour dell'ufficio.

  6. Assegna Ruoli e Imposta Scadenze:

    • Per ogni attività, assegna l'individuo o il dipartimento responsabile (es. "Responsabile Team HR," "Supporto IT," "Hiring Manager"). Questo garantisce la responsabilità.
    • Imposta scadenze dinamiche. Invece di date assolute, pensa in termini di "X giorni prima della data di inizio," "Giorno 1," "Fine Settimana 1," ecc. Quando duplichi questo progetto per un nuovo assunto, potrai facilmente regolare tutte le date in relazione alla sua data di inizio effettiva.

  7. Definisci le Dipendenze delle Attività: Questo è cruciale per l'automazione. Usa la funzione di dipendenza di Flowtly per assicurarti che le attività siano completate nell'ordine corretto. Ad esempio:

    • "Impostare account email" dipende da "Ordinare laptop."
    • "Concedere accesso al sistema" dipende da "Impostare account email."
    • "Pianificare orientamento HR" dipende da "Raccogliere documentazione del nuovo assunto." Questo previene colli di bottiglia e assicura un flusso logico.

  8. Aggiungi Descrizioni Dettagliate e Risorse: Per ogni attività, includi istruzioni chiare, link a moduli pertinenti, politiche o risorse interne. Questo minimizza la confusione per l'assegnatario dell'attività.

    Suggerimento: Considera la creazione di diversi modelli di progetto per ruoli o dipartimenti diversi se i loro processi di onboarding variano in modo significativo. Questo consente esperienze personalizzate.

2. Onboarding del Nuovo Assunto: Duplicare il Modello

Una volta che il tuo modello è pronto, aggiungere un nuovo dipendente e avviare il suo processo di onboarding è rapido e semplice.

  1. Crea il Profilo del Nuovo Dipendente:

    • Vai su Employees nella navigazione principale.
    • Clicca su + New Employee.
    • Inserisci le informazioni di base del nuovo assunto (nome, email, ruolo, data di inizio). Questo profilo sarà il centro nevralgico per tutti i dati del dipendente.

  2. Duplica il tuo Modello di Progetto di Onboarding:

    • Torna su Projects.
    • Trova il tuo "Modello di Onboarding."
    • Clicca sul menu delle opzioni (solitamente tre punti) accanto al modello e seleziona Duplicate o Copy Project.

  3. Personalizza il Progetto Duplicato:

    • Rinomina il nuovo progetto: "Onboarding - [Nome Nuovo Dipendente] - [Data di Inizio]".
    • Fondamentale, regola le scadenze per tutte le attività in relazione alla data di inizio effettiva del nuovo dipendente. Flowtly dovrebbe permetterti di spostare in blocco le date in base a una nuova data di inizio progetto.
    • Assegna il nuovo dipendente come partecipante al progetto (se applicabile) o assicurati che le attività siano correttamente assegnate al suo manager specifico, al contatto IT o al rappresentante HR.

    Suggerimento: Nella descrizione del progetto duplicato, collega direttamente al profilo del nuovo dipendente in Flowtly. Questo fornisce un accesso rapido ai loro dettagli per chiunque stia lavorando sulle loro attività di onboarding.

3. Ottimizza la Gestione Documentale e le Firme Elettroniche

Le capacità di gestione documentale di Flowtly sono essenziali per gestire in modo efficiente lettere di offerta, contratti e accettazioni di politiche.

  1. Carica i Documenti Chiave:

    • Naviga al profilo del nuovo dipendente (dal Passaggio 2).
    • Vai alla scheda Documents.
    • Carica la lettera di offerta, il contratto di lavoro, le politiche aziendali, gli accordi di non divulgazione e qualsiasi altra documentazione richiesta.

  2. Invia per Firma Elettronica:

    • Per i documenti che richiedono una firma, Flowtly ti consente di avviare una richiesta di firma elettronica direttamente dalla piattaforma. Seleziona il documento, specifica il firmatario (il nuovo dipendente) e invia.

  3. Traccia lo Stato della Firma:

    • Monitora lo stato di tutti i documenti inviati dalla scheda Documents o da una sezione dedicata Signatures all'interno di Flowtly. Vedrai se i documenti sono in attesa, firmati o rifiutati.

    Suggerimento: Sfrutta gli avvisi di promemoria documentale di Flowtly. Configura promemoria automatici da inviare al nuovo assunto se i documenti rimangono non firmati oltre una certa scadenza, riducendo i follow-up manuali.

4. Assegna Risorse, Benefit e Accordi

Assicurati che il tuo nuovo assunto disponga di tutte le risorse fisiche e digitali necessarie e sia correttamente configurato con benefit e accordi.

  1. Gestione Asset:

    • Se utilizzi il modulo Asset Management di Flowtly, assegna attrezzature come laptop, monitor, telefoni cellulari o licenze software direttamente al nuovo dipendente.
    • Tieni traccia dell'inventario, delle date di assegnazione e delle date di restituzione.

  2. Iscrizione ai Benefit:

    • Dal profilo del dipendente, vai alla scheda Benefits.
    • Iscrivili ai benefit aziendali appropriati (assicurazione sanitaria, piani pensionistici, programmi benessere) e fornisci accesso alle informazioni pertinenti.

  3. Accordi del Dipendente:

    • Nella sezione Agreements del profilo del dipendente, collegali al loro contratto di lavoro, orario di lavoro o qualsiasi altro accordo rilevante a livello aziendale o specifico per il ruolo.

    Suggerimento: Integra queste assegnazioni di risorse nelle tue attività di progetto di onboarding. Ad esempio, includi un'attività "Assegna Laptop (IT)" o "Iscrivi ai Benefit Sanitari (HR)" per assicurarti che tutto sia coperto.

5. Comunicazioni e Notifiche Automatizzate

Le notifiche automatizzate mantengono tutti aggiornati e garantiscono una comunicazione tempestiva con il nuovo assunto.

  1. Notifiche Attività:

    • Man mano che le attività vengono assegnate nel progetto di onboarding, Flowtly invierà automaticamente notifiche agli individui responsabili.
    • Assicurati che le tue Notification Preferences personali siano impostate per ricevere avvisi per le attività a te assegnate o per i progetti che stai seguendo.

  2. Messaggi di Benvenuto Automatizzati (Opzionale): Anche se Flowtly non dispone di un modulo diretto di "automazione email di benvenuto," puoi programmare attività per l'HR o il manager per inviare email di benvenuto o annunci interni in momenti specifici (es. "Invia email 'Benvenuto nel Team!' il giorno di inizio").

  3. Inviti al Calendario:

    • Per le riunioni programmate (orientamento HR, presentazioni del team, 1:1), crea eventi di calendario all'interno di Flowtly o collegali al tuo sistema di calendario esterno. Includi tutti i partecipanti e gli ordini del giorno pertinenti.

    Suggerimento: Utilizza la messaggistica interna di Flowtly o l'Action Center per comunicazioni rapide relative alle attività di onboarding. Questo mantiene tutte le discussioni correlate centralizzate.

6. Monitora i Progressi e Assicurati la Preparazione per il Primo Giorno

Con il tuo sistema automatizzato in atto, monitorare i progressi di ogni percorso di onboarding diventa semplice.

  1. Vista Progetto:

    • Vai alla sezione Projects e filtra per i tuoi progetti di "Onboarding." Otterrai una panoramica immediata di tutti i processi di onboarding attivi.
    • Traccia visivamente il completamento delle attività, gli elementi in scadenza e le dipendenze.

  2. Panoramica del Profilo Dipendente:

    • Il Employee Profile fornisce una visione olistica del nuovo assunto, inclusi i documenti assegnati, i benefit e i progetti potenzialmente collegati, permettendoti di verificare rapidamente il loro stato.

  3. Dashboard e Report:

    • Sfrutta le dashboard o i report personalizzati di Flowtly per ottenere informazioni sull'efficienza del tuo onboarding. Traccia metriche come il tempo medio per completare le attività di onboarding, i tassi di firma dei documenti o gli elementi in scadenza.

    Suggerimento: Rivedi regolarmente il tuo modello di progetto di onboarding. Raccogli feedback dai nuovi assunti e dai manager per identificare aree di miglioramento e aggiorna il modello di conseguenza. Questa ottimizzazione continua assicura che il tuo processo rimanga efficiente ed efficace.

Riepilogo e Passi Successivi

Implementando un flusso di lavoro di onboarding automatizzato in Flowtly, hai trasformato un processo tradizionalmente complesso e dispendioso in termini di tempo in un'esperienza snella, coerente e conforme. Hai assicurato che dal momento in cui un'offerta viene accettata, ogni passaggio necessario, documento e risorsa sia gestito sistematicamente, portando a un inizio produttivo e positivo per i tuoi nuovi dipendenti.

Passi Successivi:

  • Affina i Tuoi Modelli: Migliora continuamente i tuoi modelli di progetto di onboarding basati sul feedback e sulle esigenze aziendali in evoluzione.
  • Esplora Ulteriori Integrazioni: Indaga come Flowtly si integra con altri strumenti che utilizzi (es. HRIS, gestione paghe) per automatizzare ulteriormente il trasferimento dei dati e ridurre l'inserimento manuale.
  • Sviluppa Flussi di Lavoro di Offboarding: Applica gli stessi principi per creare progetti di offboarding automatizzati per garantire una transizione fluida quando i dipendenti lasciano la tua organizzazione.

Scopri di più