Guider

Automatisera din introduktion: Från erbjudande till produktivitet första dagen

Välkomna en nyanställd med en smidig, strukturerad upplevelse! Denna handledning guidar dig genom att ställa in automatiserade arbetsflöden och checklistor i Flowtly för att hantera hela introduktionsresan för anställda. I slutet kommer du att ha ett robust system som säkerställer efterlevnad, snabbar upp produktiviteten och ger ett varmt välkomnande från det ögonblick ett erbjudande accepteras.

1. Skapa din introduktionsplan: Projektmallen

Det första steget för att automatisera din introduktion är att skapa en omfattande projektmall som omfattar alla nödvändiga uppgifter. Denna mall kommer att dupliceras för varje nyanställd, vilket säkerställer konsekvens och effektivitet.

  1. Navigera till Projekt: Från din Flowtly-instrumentpanel klickar du på Projects i huvudnavigationen.

  2. Skapa ett nytt projekt: Klicka på knappen + New Project.

  3. Namnge din mall: Ge ditt projekt ett tydligt, beskrivande namn som "Onboarding Template - General", "Onboarding Template - Sales Role" eller "Onboarding Template - Engineering." Detta gör att du kan skapa rollspecifika mallar vid behov.

  4. Lägg till introduktionsfaser som sektioner (valfritt men rekommenderas): Inom projektet kan du organisera uppgifter i sektioner som "Före Dag Ett", "Första Veckan", "Första Månaden", etc., för att ge en tydligare struktur.

  5. Fyll med uppgifter: Börja lägga till alla enskilda uppgifter som krävs för introduktionen. Tänk brett över avdelningar:

    • HR-uppgifter:
      • Skicka officiellt anställningserbjudande för e-signatur.
      • Påbörja bakgrundskontroll.
      • Samla in papper från nyanställda (t.ex. skatteformulär, nödkontakter).
      • Registrera i förmånsprogram.
      • Schemalägg HR-introduktionssession.
      • Lägg till anställd i lönesystemet.
    • IT-uppgifter:
      • Beställ och konfigurera laptop/utrustning.
      • Skapa e-postkonto och nätverksåtkomst.
      • Ge åtkomst till nödvändig programvara/verktyg (t.ex. CRM, projektledning).
      • Förbered skrivbordsuppsättning (skärm, tangentbord, mus).
    • Chefsuppgifter:
      • Schemalägg välkomstmöte med teamet.
      • Tilldela en fadder eller mentor.
      • Utveckla en 30/60/90-dagarsplan.
      • Granska initiala projekt/ansvarsområden.
      • Tillhandahåll teamkatalog och kommunikationsriktlinjer.
    • Admin-/Fastighetsuppgifter:
      • Utfärda passerkort till byggnaden.
      • Förbered välkomstpaket (profilprodukter, kontorsmaterial).
      • Schemalägg kontorsrundtur.

  6. Tilldela roller och sätt förfallodatum:

    • För varje uppgift, tilldela den ansvariga individen eller avdelningen (t.ex. "HR Team Lead", "IT Support", "Hiring Manager"). Detta säkerställer ansvarsskyldighet.
    • Sätt dynamiska förfallodatum. Istället för absoluta datum, tänk i termer av "X dagar före startdatum", "Dag 1", "Slutet av Vecka 1", etc. När du duplicerar detta projekt för en nyanställd kan du enkelt justera alla datum relativt deras faktiska startdatum.

  7. Definiera uppgiftsberoenden: Detta är avgörande för automatisering. Använd Flowtlys beroendefunktion för att säkerställa att uppgifter slutförs i rätt ordning. Till exempel:

    • "Skapa e-postkonto" beror på "Beställ laptop."
    • "Ge systemåtkomst" beror på "Skapa e-postkonto."
    • "Schemalägg HR-introduktion" beror på "Samla in papper från nyanställda." Detta förhindrar flaskhalsar och säkerställer ett logiskt flöde.

  8. Lägg till detaljerade beskrivningar och resurser: För varje uppgift, inkludera tydliga instruktioner, länkar till relevanta formulär, policyer eller interna resurser. Detta minimerar förvirring för den som tilldelats uppgiften.

    Tips: Överväg att skapa olika mallprojekt för olika roller eller avdelningar om deras introduktionsprocesser skiljer sig avsevärt. Detta möjliggör skräddarsydda upplevelser.

2. Introducera din nyanställda: Duplicera mallen

När din mall är redo är det snabbt och enkelt att lägga till en ny anställd och initiera deras introduktionsprocess.

  1. Skapa den nyanställdes profil:

    • Gå till Employees i huvudnavigationen.
    • Klicka på + New Employee.
    • Fyll i den nyanställdes grundläggande information (namn, e-post, roll, startdatum). Denna profil kommer att vara den centrala knutpunkten för all deras anställningsdata.

  2. Duplicera din introduktionsprojektmall:

    • Gå tillbaka till Projects.
    • Hitta din "Onboarding Template."
    • Klicka på alternativmenyn (vanligtvis tre punkter) bredvid mallen och välj Duplicate eller Copy Project.

  3. Anpassa det duplicerade projektet:

    • Byt namn på det nya projektet: "Introduktion - [Nyanställdas namn] - [Startdatum]".
    • Viktigt, justera förfallodatum för alla uppgifter relativt den nyanställdes faktiska startdatum. Flowtly bör tillåta dig att massjustera datum baserat på ett nytt projektstartdatum.
    • Tilldela den nyanställda som projektdeltagare (om tillämpligt) eller se till att uppgifter är korrekt tilldelade till deras specifika chef, IT-kontakt eller HR-representant.

    Tips: I projektbeskrivningen för det duplicerade projektet, länka direkt till den nyanställdes profil i Flowtly. Detta ger snabb åtkomst till deras detaljer för alla som arbetar med deras introduktionsuppgifter.

3. Effektivisera dokumenthantering och e-signaturer

Flowtlys funktioner för dokumenthantering är avgörande för att effektivt hantera anställningserbjudanden, kontrakt och policybekräftelser.

  1. Ladda upp viktiga dokument:

    • Navigera till den nyanställdes profil (från steg 2).
    • Gå till fliken Documents.
    • Ladda upp anställningserbjudande, anställningsavtal, företagspolicyer, sekretessavtal och andra nödvändiga papper.

  2. Skicka för e-signatur:

    • För dokument som kräver en signatur låter Flowtly dig initiera en e-signaturbegäran direkt från plattformen. Välj dokumentet, ange undertecknaren (den nyanställda) och skicka.

  3. Spåra signaturstatus:

    • Övervaka statusen för alla skickade dokument från fliken Documents eller en dedikerad Signatures-sektion inom Flowtly. Du kommer att se om dokument är väntande, signerade eller avvisade.

    Tips: Använd Flowtlys påminnelseaviseringar för dokument. Konfigurera automatiska påminnelser som skickas till den nyanställda om dokument förblir osignerade efter en viss tidsfrist, vilket minskar manuella uppföljningar.

4. Tilldela resurser, förmåner och avtal

Säkerställ att din nyanställda har alla nödvändiga fysiska och digitala resurser och är korrekt uppsatt med förmåner och avtal.

  1. Tillgångshantering:

    • Om du använder Flowtlys Asset Management-modul, tilldela utrustning som laptops, bildskärmar, mobiltelefoner eller programvarulicenser direkt till den nyanställda.
    • Spåra inventarier, tilldelningsdatum och returdatum.

  2. Förmånsregistrering:

    • Från den anställdas profil, gå till fliken Benefits.
    • Registrera dem i lämpliga företagsförmåner (sjukförsäkring, pensionsplaner, friskvårdsprogram) och ge åtkomst till relevant information.

  3. Anställningsavtal:

    • I Agreements-sektionen i den anställdas profil, länka dem till deras anställningsavtal, arbetsschema eller andra relevanta företagsövergripande eller rollspecifika avtal.

    Tips: Integrera dessa resursuppgifter i dina introduktionsprojektuppgifter. Till exempel, ha en uppgift "Tilldela laptop (IT)" eller "Registrera i hälsoförmåner (HR)" för att säkerställa att allt täcks.

5. Automatiserad kommunikation och aviseringar

Automatiserade aviseringar håller alla på rätt spår och säkerställer snabb kommunikation med den nyanställda.

  1. Uppgiftsaviseringar:

    • När uppgifter tilldelas i introduktionsprojektet, kommer Flowtly automatiskt att skicka aviseringar till de ansvariga personerna.
    • Se till att dina personliga Notification Preferences är inställda för att ta emot varningar för uppgifter som tilldelats dig eller projekt du följer.

  2. Automatiserade välkomstmeddelanden (valfritt): Även om Flowtly inte har en direkt "välkomstmeddelandeautomatiseringsmodul", kan du schemalägga uppgifter för HR eller chefen att skicka välkomstmeddelanden eller interna meddelanden vid specifika tidpunkter (t.ex. "Skicka 'Välkommen till teamet!' e-post på startdatum").

  3. Kalenderinbjudningar:

    • För schemalagda möten (HR-introduktion, teamintroduktioner, 1:1s), skapa kalenderhändelser inom Flowtly eller länka till ditt externa kalendersystem. Inkludera alla relevanta deltagare och agendor.

    Tips: Använd Flowtlys interna meddelanden eller Action Center för snabb kommunikation angående introduktionsuppgifter. Detta håller alla relaterade diskussioner centraliserade.

6. Övervaka framsteg och säkerställ att allt är redo inför första dagen

Med ditt automatiserade system på plats blir det enkelt att övervaka framstegen för varje introduktionsresa.

  1. Projektvy:

    • Gå till Projects-sektionen och filtrera för dina "Introduktionsprojekt". Du får en omedelbar överblick över alla aktiva introduktionsprocesser.
    • Spåra visuellt uppgiftsutförande, försenade objekt och beroenden.

  2. Översikt över anställdas profil:

    • Employee Profile ger en helhetsbild av den nyanställda, inklusive deras tilldelade dokument, förmåner och potentiellt länkade projekt, vilket gör att du snabbt kan kontrollera deras status.

  3. Instrumentpaneler och rapporter:

    • Använd Flowtlys instrumentpaneler eller anpassade rapporter för att få insikter i din introduktionseffektivitet. Spåra mätvärden som genomsnittlig tid att slutföra introduktionsuppgifter, signaturfrekvens för dokument eller försenade objekt.

    Tips: Granska regelbundet din introduktionsprojektmall. Samla in feedback från nyanställda och chefer för att identifiera förbättringsområden och uppdatera mallen därefter. Denna kontinuerliga optimering säkerställer att din process förblir effektiv och ändamålsenlig.

Sammanfattning och nästa steg

Genom att implementera ett automatiserat introduktionsarbetsflöde i Flowtly har du förvandlat en traditionellt komplex och tidskrävande process till en strömlinjeformad, konsekvent och compliant upplevelse. Du har säkerställt att från det ögonblick ett erbjudande accepteras, hanteras varje nödvändigt steg, dokument och resurs systematiskt, vilket leder till en produktiv och positiv start för dina nya anställda.

Nästa steg:

  • Förfina dina mallar: Förbättra kontinuerligt dina introduktionsprojektmallar baserat på feedback och företagets föränderliga behov.
  • Utforska ytterligare integrationer: Undersök hur Flowtly integreras med andra verktyg du använder (t.ex. HRIS, lönesystem) för att ytterligare automatisera dataöverföring och minska manuell inmatning.
  • Utveckla avvecklingsarbetsflöden: Använd samma principer för att skapa automatiserade avvecklingsprojekt för att säkerställa en smidig övergång när anställda lämnar din organisation.

Läs mer