Tutorials

Automatiseer je Onboarding: Van Aanbod tot Eerste Werkdag Productiviteit

Verwelkom een nieuwe medewerker met een naadloze, gestructureerde ervaring! Deze tutorial begeleidt je bij het opzetten van geautomatiseerde workflows en checklists in Flowtly om het gehele onboardingtraject van medewerkers te beheren. Uiteindelijk beschik je over een robuust systeem dat compliance waarborgt, de productiviteit versnelt en een warm welkom biedt vanaf het moment dat een aanbod wordt geaccepteerd.

1. Ontwerp je Onboarding Blauwdruk: De Project Sjabloon

De eerste stap om je onboarding te automatiseren is het creëren van een uitgebreide projectsjabloon die alle noodzakelijke taken omvat. Deze sjabloon wordt gedupliceerd voor elke nieuwe medewerker, wat consistentie en efficiëntie garandeert.

  1. Navigeer naar Projecten: Klik vanuit je Flowtly-dashboard op Projects in de hoofdnavigatie.

  2. Maak een Nieuw Project aan: Klik op de knop + New Project.

  3. Geef je Sjabloon een Naam: Geef je project een duidelijke, beschrijvende naam zoals "Onboarding Sjabloon - Algemeen," "Onboarding Sjabloon - Salesrol," of "Onboarding Sjabloon - Engineering." Dit stelt je in staat om indien nodig rolspecifieke sjablonen te creëren.

  4. Voeg Onboarding Fasen toe als Secties (Optioneel maar Aanbevolen): Binnen het project kun je taken organiseren in secties zoals "Voor Dag Eén," "Eerste Week," "Eerste Maand," enz., om een duidelijkere structuur te bieden.

  5. Vul aan met Taken: Begin met het toevoegen van alle individuele taken die nodig zijn voor onboarding. Denk breed over afdelingen heen:

    • HR Taken:
      • Verstuur officiële aanbiedingsbrief voor e-handtekening.
      • Start een antecedentenonderzoek.
      • Verzamel papierwerk nieuwe medewerker (bijv. belastingformulieren, contactpersonen voor noodgevallen).
      • Meld aan voor secundaire arbeidsvoorwaarden.
      • Plan HR-introductiesessie in.
      • Voeg medewerker toe aan salarissysteem.
    • IT Taken:
      • Bestel en configureer laptop/apparatuur.
      • Stel e-mailaccount en netwerktoegang in.
      • Verleen toegang tot benodigde software/tools (bijv. CRM, projectmanagement).
      • Bereid de bureauopstelling voor (monitor, toetsenbord, muis).
    • Manager Taken:
      • Plan welkomstvergadering met team.
      • Wijs een buddy of mentor toe.
      • Ontwikkel een 30/60/90-dagenplan.
      • Bekijk initiële projecten/verantwoordelijkheden.
      • Verstrek teamdirectory en communicatierichtlijnen.
    • Admin/Facilitair Taken:
      • Geef gebouwtoegangskaarten uit.
      • Bereid welkomstpakket voor (goodies, briefpapier).
      • Plan kantoorrondleiding in.

  6. Wijs Rollen toe en Stel Einddatums in:

    • Wijs voor elke taak de verantwoordelijke persoon of afdeling toe (bijv. "HR Teamleider," "IT Support," "Aannemend Manager"). Dit zorgt voor verantwoordelijkheid.
    • Stel dynamische einddatums in. Denk in plaats van absolute datums in termen van "X dagen voor startdatum," "Dag 1," "Einde van Week 1," enz. Wanneer je dit project dupliceert voor een nieuwe medewerker, kun je alle datums eenvoudig aanpassen ten opzichte van hun daadwerkelijke startdatum.

  7. Definieer Taakafhankelijkheden: Dit is cruciaal voor automatisering. Gebruik Flowtly's afhankelijkheidsfunctie om ervoor te zorgen dat taken in de juiste volgorde worden voltooid. Bijvoorbeeld:

    • "E-mailaccount instellen" is afhankelijk van "Laptop bestellen."
    • "Systeemtoegang verlenen" is afhankelijk van "E-mailaccount instellen."
    • "HR-introductie plannen" is afhankelijk van "Papierwerk nieuwe medewerker verzamelen." Dit voorkomt knelpunten en zorgt voor een logische stroom.

  8. Voeg Gedetailleerde Beschrijvingen en Bronnen toe: Neem voor elke taak duidelijke instructies, links naar relevante formulieren, beleid of interne bronnen op. Dit minimaliseert verwarring voor de taaktoegewezen persoon.

    Tip: Overweeg om verschillende sjabloonprojecten te creëren voor verschillende rollen of afdelingen als hun onboardingprocessen aanzienlijk verschillen. Dit zorgt voor op maat gemaakte ervaringen.

2. Onboard je Nieuwe Medewerker: De Sjabloon Dupliceren

Zodra je sjabloon klaar is, is het toevoegen van een nieuwe medewerker en het starten van hun onboardingproces snel en eenvoudig.

  1. Maak het Profiel van de Nieuwe Medewerker aan:

    • Ga naar Employees in de hoofdnavigatie.
    • Klik op + New Employee.
    • Vul de basisinformatie van de nieuwe medewerker in (naam, e-mail, rol, startdatum). Dit profiel zal de centrale hub zijn voor al hun medewerkersgegevens.

  2. Dupliceer je Onboarding Project Sjabloon:

    • Ga terug naar Projects.
    • Zoek je "Onboarding Template."
    • Klik op het optiemenu (meestal drie puntjes) naast de sjabloon en selecteer Duplicate of Copy Project.

  3. Pas het Gedupliceerde Project aan:

    • Hernoem het nieuwe project: "Onboarding - [Naam Nieuwe Medewerker] - [Startdatum]".
    • Cruciaal is het aanpassen van de einddatums voor alle taken relatief aan de daadwerkelijke startdatum van de nieuwe medewerker. Flowtly zou je in staat moeten stellen om datums in bulk te verschuiven op basis van een nieuwe projectstartdatum.
    • Wijs de nieuwe medewerker toe als projectdeelnemer (indien van toepassing) of zorg ervoor dat taken correct zijn toegewezen aan hun specifieke manager, IT-contactpersoon of HR-vertegenwoordiger.

    Tip: Koppel in de projectbeschrijving van het gedupliceerde project direct naar het profiel van de nieuwe medewerker in Flowtly. Dit biedt snelle toegang tot hun gegevens voor iedereen die aan hun onboardingtaken werkt.

3. Stroomlijn Documentbeheer en E-handtekeningen

De documentbeheermogelijkheden van Flowtly zijn essentieel voor het efficiënt verwerken van aanbiedingsbrieven, contracten en beleidsbevestigingen.

  1. Upload Belangrijke Documenten:

    • Navigeer naar het profiel van de nieuwe medewerker (vanaf Stap 2).
    • Ga naar het tabblad Documents.
    • Upload de aanbiedingsbrief, arbeidsovereenkomst, bedrijfsbeleid, geheimhoudingsovereenkomsten en al het andere benodigde papierwerk.

  2. Verstuur voor E-handtekening:

    • Voor documenten die een handtekening vereisen, stelt Flowtly je in staat om een e-handtekeningverzoek direct vanuit het platform te initiëren. Selecteer het document, specificeer de ondertekenaar (de nieuwe medewerker) en verstuur.

  3. Volg Handtekening Status:

    • Monitor de status van alle verzonden documenten vanaf het tabblad Documents of een speciale Signatures-sectie binnen Flowtly. Je ziet of documenten in behandeling zijn, ondertekend of afgewezen.

    Tip: Maak gebruik van Flowtly's documentherinneringswaarschuwingen. Configureer automatische herinneringen die naar de nieuwe medewerker worden gestuurd als documenten na een bepaalde deadline ongetekend blijven, wat handmatige opvolgingen vermindert.

4. Wijs Bronnen, Voordelen en Overeenkomsten toe

Zorg ervoor dat je nieuwe medewerker alle benodigde fysieke en digitale middelen heeft en correct is ingesteld met secundaire arbeidsvoorwaarden en overeenkomsten.

  1. Middelenbeheer:

    • Indien je Flowtly's Asset Management-module gebruikt, wijs dan apparatuur zoals laptops, monitoren, mobiele telefoons of softwarelicenties direct toe aan de nieuwe medewerker.
    • Volg inventaris, toewijzingsdatums en retourdatums.

  2. Aanmelden voor Voordelen:

    • Ga vanuit het profiel van de medewerker naar het tabblad Benefits.
    • Meld ze aan voor de passende bedrijfsvoordelen (ziektekostenverzekering, pensioenplannen, welzijnsprogramma's) en bied toegang tot relevante informatie.

  3. Medewerker Overeenkomsten:

    • In de sectie Agreements van het profiel van de medewerker, koppel ze aan hun arbeidsovereenkomst, werkrooster, of andere relevante bedrijfsbrede of rolspecifieke overeenkomsten.

    Tip: Integreer deze toewijzingen van middelen in je onboardingprojecttaken. Neem bijvoorbeeld een taak op als "Laptop toewijzen (IT)" of "Aanmelden voor Zorgverzekering (HR)" om ervoor te zorgen dat alles is gedekt.

5. Geautomatiseerde Communicatie en Meldingen

Geautomatiseerde meldingen houden iedereen op schema en zorgen voor tijdige communicatie met de nieuwe medewerker.

  1. Taakmeldingen:

    • Zodra taken worden toegewezen in het onboardingproject, stuurt Flowtly automatisch meldingen naar de verantwoordelijke personen.
    • Zorg ervoor dat je persoonlijke Notification Preferences zijn ingesteld om waarschuwingen te ontvangen voor taken die aan jou zijn toegewezen of projecten die je volgt.

  2. Geautomatiseerde Welkomstberichten (Optioneel): Hoewel Flowtly geen directe "welkomst-e-mailautomatisering"-module heeft, kun je taken plannen voor HR of de manager om welkomst-e-mails of interne aankondigingen op specifieke tijden te versturen (bijv. "Stuur 'Welkom bij het team!' e-mail op startdatum").

  3. Agenda-uitnodigingen:

    • Voor geplande vergaderingen (HR-introductie, teamintroducties, 1:1's), creëer agenda-evenementen binnen Flowtly of koppel aan je externe agendasyteem. Voeg alle relevante deelnemers en agenda's toe.

    Tip: Gebruik Flowtly's interne berichtenfunctie of Action Center voor snelle communicatie over onboardingtaken. Dit centraliseert alle gerelateerde discussies.

6. Monitor Voortgang en Zorg voor Eerste-Dag Gereedheid

Met je geautomatiseerde systeem is het monitoren van de voortgang van elk onboardingtraject moeiteloos.

  1. Projectoverzicht:

    • Ga naar de sectie Projects en filter op je "Onboarding" projecten. Je krijgt direct een overzicht van alle actieve onboardingprocessen.
    • Volg visueel de voltooiing van taken, achterstallige items en afhankelijkheden.

  2. Overzicht Werknemersprofiel:

    • Het Employee Profile biedt een holistisch beeld van de nieuwe medewerker, inclusief hun toegewezen documenten, voordelen en mogelijk gekoppelde projecten, zodat je snel hun status kunt controleren.

  3. Dashboards en Rapporten:

    • Maak gebruik van Flowtly's dashboards of aangepaste rapporten om inzicht te krijgen in je onboarding-efficiëntie. Volg metrics zoals de gemiddelde tijd om onboardingtaken te voltooien, ondertekenpercentages van documenten of achterstallige items.

    Tip: Controleer regelmatig je onboardingproject sjabloon. Verzamel feedback van nieuwe medewerkers en managers om verbeterpunten te identificeren en werk de sjabloon dienovereenkomstig bij. Deze continue optimalisatie zorgt ervoor dat je proces efficiënt en effectief blijft.

Samenvatting en Volgende Stappen

Door een geautomatiseerde onboardingworkflow in Flowtly te implementeren, heb je een traditioneel complex en tijdrovend proces omgezet in een gestroomlijnde, consistente en compliant ervaring. Je hebt ervoor gezorgd dat vanaf het moment dat een aanbod wordt geaccepteerd, elke noodzakelijke stap, elk document en elke bron systematisch wordt beheerd, wat leidt tot een productieve en positieve start voor je nieuwe medewerkers.

Volgende Stappen:

  • Verfijn je Sjablonen: Verbeter continu je onboardingprojectsjablonen op basis van feedback en veranderende bedrijfsbehoeften.
  • Verken Verdere Integraties: Onderzoek hoe Flowtly integreert met andere tools die je gebruikt (bijv. HRIS, salarisadministratie) om de gegevensoverdracht verder te automatiseren en handmatige invoer te verminderen.
  • Ontwikkel Offboarding Workflows: Pas dezelfde principes toe om geautomatiseerde offboardingprojecten te creëren om een soepele overgang te garanderen wanneer medewerkers je organisatie verlaten.

Meer informatie