Arbetsschemaplaneraren

Arbetsschemaplaneraren är en flik under Arbetsscheman som ger chefer möjlighet att enkelt granska alla anställda och deras tilldelade scheman. Den dynamiska kalendern ger en tydlig visuell översikt, som gör det möjligt för användare att navigera genom tidigare, nuvarande och framtida veckor, vilket gör planeringsprocessen intuitiv. Du kan visa scheman för valfri period och snabbt återgå till den aktuella veckan genom att klicka på knappen "Idag". Den aktuella perioden börjar alltid på måndagen i den innevarande veckan, med den aktuella dagen markerad för att underlätta navigeringen.

I planeringsvyn kommer du att se dagceller som visar schemainformationen för varje anställd. Schemats första dag markeras med en tjock vertikal linje, vilket är särskilt användbart för icke-standardiserade arbetsmönster som 2/2-skift. Lediga dagar markeras med en skuggad bakgrund för enkel identifiering. Tidigare dagar har en något mörkare bakgrund och kan inte redigeras.

I planeringsvyn kan du starta eller avsluta ett schema för en anställd. Varje dagcell (utom tidigare dagar) är klickbar. Om ett aktivt schema finns för den valda dagen, kommer ett klick på dagcellen att öppna en modalruta med schemainformationen och ger dig följande alternativ:

• Avsluta det tilldelade schemat;
• Tilldela ett nytt schema;
• Ändra den aktiva perioden för det befintliga schemat;
• Skapa ett undantag.

Om inget aktivt schema finns för den klickade dagcellen, har du endast möjlighet att tilldela ett nytt schema genom att välja ett från listan.

Obs: "Datum till" krävs inte, och om det inte anges kommer schemat att gälla tills vidare.

Obs: Schemaläggning kan inte planeras retroaktivt.

Alla ändringar som görs i planeringsvyn återspeglas automatiskt och blir synliga för den anställde under menypunkten Arbetstid i huvudmenyn.

Undantag

Om en anställd redan har ett aktivt schema kan du skapa undantag från schemat. Undantag är användbara för situationer där justeringar krävs på grund av särskilda omständigheter, som oväntad ledighet, skiftbyten eller ändrad tillgänglighet, för att säkerställa flexibilitet och korrekt uppföljning.

För att skapa ett undantag:

• Klicka på dagcellen med det aktiva schemat som kräver ändringar.
• Markera kryssrutan "Undantag".
• Ange datum till och med som undantaget ska gälla och välj önskat schema.

När undantag har tilldelats markeras de med en annan bakgrundsfärg, vilket gör dem lätta att skilja från den anställdes ordinarie schema. Du kan ta bort ett undantag i samma modalruta genom att klicka på knappen "Papperskorg".

Obs: Scheman och undantag retroaktivt kan inte raderas.

Exempel på användningsfall

• Onboarding av en ny anställd och tilldelning av deras initiala arbetsschema utan slutdatum.
• Justering av en befintlig anställds arbetsmönster på grund av en befordran, genom att flytta dem från en standardvecka på 5 dagar till en komprimerad 4-dagarsvecka.
• Skapa ett tillfälligt undantag för en anställd som behöver arbeta andra tider för ett specifikt projekt eller ta en kortare period av ledighet.
• Granskning av alla teamscheman för den kommande månaden för att säkerställa tillräcklig bemanning och identifiera potentiella resursbrister.