Dokument- och påminnelseaviseringar
Flowtly skickar automatiska aviseringar och påminnelser gällande dokument som närmar sig sitt förfallodatum, oregistrerad arbetstid och anställningsavtal som löper ut.
Aviseringar om dokument som närmar sig förfallodatum
Anställda med rollerna Dokumenthanterare, Dokumentvisare eller Dokumentadministratör mottar e-postaviseringar när dokument närmar sig sitt förfallodatum. Aviseringar skickas vid följande intervall:
- 14 dagar före förfallodatum
- 7 dagar före förfallodatum
- 1 dag före förfallodatum
Detta ger ansvariga teammedlemmar tillräckligt med tid att förnya eller ersätta dokumenten innan de förfaller.
Påminnelse om registrering av arbetstid
Om en anställd har registrerat mindre än 90 % av sin schemalagda arbetstid för en given period, mottar denne en e-postpåminnelse som uppmanar till att komplettera tidsregistreringen. Detta säkerställer korrekt tidrapportering och underlättar lönehanteringen.
Påminnelsen visas även som en realtidsnotis i appen.
Påminnelse om avtal som löper ut
Anställda med avtal som närmar sig sitt utgångsdatum mottar en automatisk e-postpåminnelse. Detta ger både den anställde och organisationen möjlighet att i god tid diskutera en eventuell förlängning eller avslut.
Aviseringar om bokningar av tillgångar
När en bokning av en tillgång skapas, mottar den berörda anställda en bekräftelse via e-post. Vid en avbokning skickas en avbokningsavisering till samma anställd.
Feedbackaviseringar
- Förfrågan om feedback — När någon begär feedback från dig, får du ett e-postmeddelande med en länk för att lämna din feedback.
- Publicerad feedback — När feedback du har lämnat blir synlig, får du en e-postbekräftelse.
Avtal upprättat
När ett nytt anställningsavtal upprättas för en anställd, mottar denne en e-postavisering.
Sammanfattning
| Typ av avisering | Mottagare | Tidpunkt |
|---|---|---|
| Dokument som närmar sig förfallodatum | Dokumenthanterare/visare/administratörer | 14, 7 och 1 dag före förfallodatum |
| Ej registrerad arbetstid | Anställd | När < 90 % av schemalagd tid registrerats |
| Avtal som löper ut | Anställd | Före avtalets utgångsdatum |
| Bokning bekräftad | Anställd | Vid skapande |
| Bokning avbokad | Anställd | Vid avbokning |
| Förfrågan om feedback | Feedbackmottagare | Vid förfrågan |
| Avtal upprättat | Anställd | Vid avtalets upprättande |