Algemene verlofinstellingen

In Flowtly kunt u als manager algemene verlofinstellingen voor uw organisatie instellen om het verlofbeheerproces af te stemmen op het bedrijfsbeleid en de operationele behoeften. Met deze instellingen kunt u goedkeuringsprocessen aanpassen en verschillende typen verlof categoriseren. Om deze instellingen bij te werken, gaat u naar het onderdeel Instellingen in het hoofdmenu van uw organisatie en selecteert u de tegel Verloftypes.

Aantal goedkeuringen

Het aantal goedkeuringen bepaalt hoeveel goedkeuringen vereist zijn voordat een verlofaanvraag wordt afgerond en geaccepteerd. Deze instelling zorgt ervoor dat verlofaanvragen op de juiste wijze worden beoordeeld en geautoriseerd voordat ze worden bevestigd.

Zo stelt u het aantal goedkeuringen in voor uw organisatie:

1. Ga naar het onderdeel Instellingen in het hoofdmenu.
2. Selecteer de tegel Verloftypes.
3. Voer in de sectie Aantal goedkeuringen het gewenste aantal goedkeuringen in dat nodig is om een aanvraag te valideren.
4. Selecteer Wijzigingen opslaan.

Voorbeeld: Als u het aantal goedkeuringen instelt op 2, blijven verlofaanvragen van medewerkers in behandeling totdat twee personen met de aangewezen rol ze hebben goedgekeurd.

Verloftypes

Alle verloftypes zijn te vinden en aan te passen in de sectie Verloftypes, die zich bevindt onder de instellingen voor het aantal goedkeuringen binnen de tegel Verloftypes. Elk verloftype heeft een specifieke kleur en een pictogram voor eenvoudige identificatie.

Flowtly biedt een vooraf gedefinieerde lijst met verloftypes, waaronder:

• Militair verlof
• Bezoek aan klantlocatie
• Coaching
• Ziekte
• Familieaangelegenheden
• Huwelijksverlof
• Onbetaald verlof
• Verlof op aanvraag
• Inhaaldag
• Thuiswerken
• Vakantie

U kunt deze lijst aanpassen op basis van het beleid van uw bedrijf. Om te voorkomen dat medewerkers een specifiek verloftype aanvragen, kunt u de status ervan deactiveren.

Zo beheert u verloftypes:

1. Ga naar het onderdeel Instellingen in het hoofdmenu.
2. Selecteer de tegel Verloftypes.
3. Scroll naar de sectie Verloftypes.
4. Selecteer het potloodpictogram (bewerkingsmodus) naast het verloftype dat u wilt wijzigen.
5. Om het verloftype te deactiveren, zet u de schakelaar Actief uit.
6. Om het verloftype te activeren, zet u de schakelaar Actief aan.
7. Om een omschrijving verplicht te stellen bij het aanvragen van dit verloftype, zet u de schakelaar Omschrijving verplicht aan.
8. Selecteer Wijzigingen opslaan.

Als Omschrijving verplicht is uitgeschakeld, blijft het omschrijvingsveld optioneel voor dat verloftype.

Voorbeelden van gebruik

• Gecentraliseerde goedkeuring: Een grote organisatie configureert het aantal goedkeuringen op twee niveaus (bijv. directe manager en afdelingshoofd) voor alle verlofaanvragen, om een goede bezettingsgraad te waarborgen.
• Gestroomlijnde goedkeuring: Een klein team met een platte hiërarchie stelt het aantal goedkeuringen in op één, zodat een aangewezen goedkeurder verlofaanvragen snel kan verwerken.
• Aangepaste verlofcategorieën: Een bedrijf past zijn verloftypes aan met specifieke categorieën zoals "Vrijwilligersdag" of "Studieverlof" om unieke medewerkersvoordelen of branchespecifieke behoeften te weerspiegelen.
• Beleidsconformiteit: Een organisatie deactiveert verloftypes zoals "Huwelijksverlof" of "Militair verlof" als deze niet van toepassing zijn op het huidige personeelsbestand of interne beleid, waardoor de beschikbare opties voor medewerkers worden vereenvoudigd.