Documenti
Per gestire i documenti dei dipendenti, devi prima creare il tipo di documento appropriato.
La scheda Documenti è visibile se il modulo Documenti è attivo e se è configurato il ruolo appropriato.
Creazione di un tipo di documento
Esistono due modi per creare un tipo di documento:
- Tramite le Impostazioni organizzazione (nel riquadro Tipi di documento):
Passaggi:
1. Vai alle impostazioni dell'organizzazione
2. Vai alla sezione dei tipi di documento
3. Crea un nuovo tipo e assegnalo al modulo pertinente (es. Dipendenti).
- Direttamente dalla finestra modale Aggiungi documento
Se l'utente ha il ruolo Document Manager, può creare un nuovo tipo di documento direttamente dalla finestra modale "Aggiungi documento" facendo clic sul pulsante "Nuovo tipo di documento +" accanto al menu a discesa Tipo di documento.
Una volta creato in questo modo, il tipo di documento sarà automaticamente disponibile nel modulo in cui è stato creato — ad esempio, nel modulo Dipendenti.
Caricamento di un file
Quando vai alla scheda Documenti nel profilo di un dipendente, vedrai un elenco di documenti già aggiunti con i relativi file. Per aggiungere un nuovo documento, fai clic sul pulsante "Aggiungi documento" nell'angolo in alto a destra. Apparirà una finestra modale in cui dovrai fornire:
- Tipo di documento – seleziona dall'elenco o creane uno nuovo (se hai il ruolo Document Manager) [obbligatorio]
- File allegato – carica un file in formato PDF, PNG, JPG o GIF (max. 3MB) [obbligatorio]
- Descrizione – una breve nota che descrive il contenuto del file [facoltativo]
Dopo il salvataggio, il documento apparirà nell'elenco all'interno della scheda Documenti del dipendente.
Esempi di casi d'uso
- Archivia in modo sicuro contratti, accordi e lettere di offerta dei dipendenti.
- Carica certificati per corsi di formazione professionale o di sviluppo.
- Gestisci i moduli HR essenziali, come la documentazione di onboarding, le dichiarazioni fiscali o le informazioni sui contatti di emergenza.
- Allega documenti di supporto, come certificati medici per malattia o moduli di approvazione per richieste speciali.
