Dokumenter
For at administrere medarbejderdokumenter skal du først oprette den relevante dokumenttype.
Fanen Dokumenter er synlig, hvis Dokumentmodulet er aktivt, og hvis den relevante rolle er konfigureret.
Oprettelse af en dokumenttype
Der er to måder at oprette en dokumenttype på:
- Via Organisationsindstillinger (i flisen Dokumenttyper):
Trin:
1. Gå til organisationsindstillingerne
2. Gå til sektionen Dokumenttyper
3. Opret en ny type og tilknyt den til det relevante modul (f.eks. Medarbejdere).
- Direkte fra modalen Tilføj dokument
Har brugeren rollen Dokumentmanager, kan de oprette en ny dokumenttype direkte fra modalen "Tilføj dokument" ved at klikke på knappen "Ny dokumenttype +" ud for rullemenuen Dokumenttype.
Når dokumenttypen oprettes på denne måde, vil den automatisk være tilgængelig i det modul, hvor den blev oprettet — f.eks. i modulet Medarbejdere.
Upload af en fil
Når du går til fanen Dokumenter i en medarbejderprofil, vil du se en liste over allerede tilføjede dokumenter med tilhørende filer. For at tilføje et nyt dokument skal du klikke på knappen "Tilføj dokument" i øverste højre hjørne. Et modalt vindue åbnes, hvor du skal angive:
- Dokumenttype – vælg fra listen eller opret en ny (hvis du har rollen Dokumentmanager) [påkrævet]
- Vedhæftet fil – upload en fil i PDF-, PNG-, JPG- eller GIF-format (maks. 3 MB) [påkrævet]
- Beskrivelse – en kort note, der beskriver filens indhold [valgfrit]
Efter at have gemt vises dokumentet på listen under fanen Dokumenter i medarbejderens profil.
Eksempler på anvendelsesscenarier
- Opbevar medarbejderkontrakter, aftaler og tilbudsskrivelser sikkert.
- Upload certifikater for faglig træning eller udviklingskurser.
- Administrer vigtige HR-formularer, f.eks. onboarding-papirarbejde, skatteindberetninger eller nødkontaktoplysninger.
- Vedhæft støttedokumenter, f.eks. lægecertifikater for sygeorlov eller godkendelsesformularer til særlige anmodninger.
