Запитання бухгалтера щодо транзакцій
Замість того щоб з'ясовувати деталі електронною поштою, Flowtly дозволяє вашому бухгалтеру ставити запитання безпосередньо на конкретній банківській транзакції або вхідному документі витрат — а вам відповідати там само. Уся переписка залишається прив'язаною до відповідного запису, забезпечуючи чіткий аудиторський слід наприкінці місяця.
Як це працює
Кожен рядок у списку транзакцій, а також кожен рядок вхідного документа витрат (рахунок-фактура постачальника) має гілку обговорення. Ви або ваш бухгалтер можете відкрити гілку й поставити запитання. Інша сторона отримує сповіщення, відповідає у гілці, а після вирішення питання воно позначається як вирішене. Вся розмова залишається пов'язаною із записом для подальшого ознайомлення.
Як поставити запитання щодо транзакції або документа витрат
- Перейдіть до списку Транзакцій (для банківських транзакцій) або списку Вхідних документів (для рахунків-фактур постачальників / документів витрат).
- Знайдіть рядок, який хочете обговорити. Кожен рядок має іконку бульбашки чату праворуч; якщо є невирішені запитання, іконка показує лічильник.
- Натисніть іконку бульбашки чату, щоб відкрити панель обговорення з правого боку екрана.
- Введіть запитання та натисніть Надіслати. Інша сторона отримає сповіщення негайно.
Ваш бухгалтер може зробити те саме з бухгалтерського перегляду — знаходить рядок, натискає іконку бульбашки чату та публікує повідомлення безпосередньо в панелі обговорення.
Відповідь на запитання
Відкрийте сповіщення або перейдіть до запису самостійно. Натисніть іконку бульбашки чату в рядку, щоб відкрити панель обговорення. Ви побачите всі повідомлення у гілці. Введіть відповідь і натисніть Надіслати. Кількість повідомлень у гілці необмежена.
Папка вхідних запитань
Щоб побачити всі відкриті запитання по всіх транзакціях і документах витрат одразу, перейдіть до Бухгалтерія → Запитання (/accountancy/questions). Папка вхідних відображає всі гілки з невирішеними запитаннями, згруповані за записом. Це дозволяє ефективно опрацювати накопичені запити наприкінці місяця, не відкриваючи кожен рядок окремо.
Значок невирішених запитань
На позиції Бухгалтерія у бічній панелі навігації відображається значок із кількістю невирішених запитань. Він оновлюється в реальному часі в міру появи нових і вирішення наявних запитань — ви завжди бачите з першого погляду, чи є що розглянути.
Позначення запитання як вирішеного
Коли питання з'ясовано, відкрийте панель обговорення у відповідному рядку й натисніть Позначити як вирішене біля запитання. Вирішені запитання зникають із папки вхідних, але залишаються видимими в історії гілки запису — аудиторський слід ніколи не втрачається. Вирішену гілку також можна знову відкрити за потреби.
Сповіщення
Flowtly надсилає сповіщення через категорію Бухгалтерія у таких випадках:
- Нове запитання поставлено щодо транзакції або документа витрат, до якого ви причетні.
- Хтось відповів у гілці, у якій ви берете участь.
- Запитання щодо вашого запису позначено як вирішене.
Ви можете керувати каналами (у застосунку, електронна пошта, мобільні push-сповіщення) у Налаштування → Сповіщення.
Приклади використання
- Закриття місяця: Бухгалтер запитує про відсутній номер ПДВ у транзакції витрат. Ви відповідаєте даними постачальника, бухгалтер позначає питання як вирішене, а переписка залишається при транзакції для аудитора.
- Запит щодо документа витрат: Рахунок-фактура постачальника розподілено між двома бюджетними рядками, і бухгалтеру потрібне підтвердження. Гілка при документі витрат фіксує рішення без необхідності відновлювати листування.
- Пакетний перегляд: Скористайтеся папкою вхідних запитань у розділі Бухгалтерія, щоб опрацювати всі відкриті запити за один раз, не відкриваючи записи по одному.