Gerir Pedidos de Férias
Enquanto gestor, pode analisar os pedidos de férias recebidos, aprovando ou rejeitando pedidos com um único clique. O item dedicado no menu principal chama-se Gestão de Férias. Existem 2 vistas que o ajudarão a gerir as férias. A primeira é o separador Pedidos de Ausência.
Todos os pedidos de férias estão listados no separador Pedidos de Ausência.
Esta secção fornece informações essenciais sobre cada pedido, incluindo:
- Nome: O nome do colaborador que solicita as férias.
- Tipo de ausência: O tipo do pedido de férias.
- Descrição: Uma breve explicação ou detalhes adicionais fornecidos pelo colaborador relativamente ao pedido de férias (pode estar vazio se configurado como opcional).
- De/Até: As datas de início e fim das férias solicitadas.
- Duração: A duração total do pedido de férias, especificada em horas.
- Estado: O estado atual do pedido (por exemplo, Pendente (se ainda não houver aprovações), ou Aprovado 1/2, Aprovado 2/3 se forem necessárias múltiplas aprovações).
- Botão de seta: Quando um utilizador clica no botão de seta, aparece um painel lateral com informações detalhadas sobre a ausência selecionada. Esta vista serve tanto como painel informativo como centro de ação para os aprovadores.
O painel inclui:
* Nome e avatar do colaborador
* Período de ausência: mostra claramente as datas de início e fim com o total de horas ou dias solicitados
* Saldo atual de férias e o saldo após a dedução da ausência
* Tipo de ausência e descrição, se fornecida
* Percurso de aprovação: apresenta a lista de aprovadores se for necessário mais de 1.
Mecanismo de Aprovação
Se apenas uma aprovação for necessária (ou seja, Contagem de Aprovações = 1), o primeiro aprovador a aceitar o pedido irá finalizá-lo:
- O estado muda de Pendente para Aceite
- O pedido é automaticamente movido para o separador "Histórico de férias"
- O aprovador vê os botões Aceitar e Rejeitar
Se forem necessárias múltiplas aprovações:
- Após a aprovação do utilizador atual, este deixa de ver os botões de ação
- A ausência permanece no separador Pedidos de Ausência até que todas as aprovações sejam concluídas
- O pedido só é movido para o Histórico de férias quando todas as aprovações necessárias forem cumpridas
Isto garante total transparência em fluxos de trabalho de aprovação a vários níveis, simplificando ao mesmo tempo os casos de aprovação a um único nível.
Todas as férias totalmente aceites são apresentadas no separador Histórico de Férias. As férias em curso terão um fundo azul, facilitando a sua identificação.
Os separadores Pedidos de Ausência e Histórico de Férias podem ser filtrados por Colaborador e tipo de férias.
Os gestores têm a capacidade de gerir pedidos de férias já aprovados diretamente a partir do separador Histórico de Férias. Ao visualizar a ausência aprovada de um colaborador específico:
Funcionalidade de Edição
Ao clicar na opção "Editar ausência" no painel lateral, aparece um modal de edição padrão.
O modal permite ao gestor:
- Modificar o tipo de ausência.
- Ajustar a descrição.
- Alterar a duração da ausência (intervalo de datas e horas).
Nota: Não é possível alterar o colaborador ao editar uma ausência já criada.
O saldo de férias apresentado no modal atualiza-se dinamicamente com base na duração editada.
Após guardar as alterações, os detalhes da ausência e o saldo de férias são atualizados em conformidade.
Funcionalidade de Remoção
Os gestores podem também clicar no botão "Remover ausência" para eliminar o registo de ausência.
Será apresentado um diálogo de confirmação a perguntar: "Tem a certeza de que pretende eliminar?"
Após confirmar com "Sim, continuar", a ausência é removida do sistema.
Se a ausência eliminada tiver anteriormente reduzido o saldo de férias do colaborador, o saldo será automaticamente recalculado e atualizado para refletir a eliminação.
Isto garante total flexibilidade e precisão na gestão de registos de ausências, mantendo ao mesmo tempo um acompanhamento atualizado dos dias de ausência disponíveis para os colaboradores.
Criar Férias em Nome de um Colaborador
Enquanto gestor, tem também a possibilidade de criar férias em nome de qualquer colaborador ativo, clicando no botão Adicionar férias no canto superior direito. Estes pedidos serão automaticamente aprovados independentemente da definição de contagem de aprovações.
Para criar férias em nome de um colaborador, siga estes passos:
1. Navegue até ao item Gestão de férias no menu principal.
2. Clique no botão Adicionar férias.
3. Selecione o colaborador na lista pendente.
4. Selecione o tipo de férias.
5. Forneça uma breve descrição ou motivo para as férias (opcional, se configurado como não obrigatório nas definições).
6. Selecione o dia ou período para as férias no calendário, utilizando a funcionalidade de arrastar e soltar.
7. Guarde as férias clicando no botão "Criar férias".
Nota: Após selecionar um tipo de férias, o campo de descrição será marcado como obrigatório ou permanecerá opcional com base nas definições comuns de férias.
Nota: Tem também a opção de selecionar algumas horas (de 1 a 7) no campo Horas se o tempo de ausência for inferior a um dia completo.
Nota: Abaixo do formulário existe uma secção de resumo que inclui o saldo atual de férias, o período de férias (por exemplo, 4 horas) e o saldo atualizado após guardar as férias. Isto fornece uma visão clara de como a criação irá impactar o saldo restante.
As férias serão automaticamente apresentadas no separador Histórico de Férias com possibilidade de serem editadas ou removidas.
Planeador de Férias
O separador Planeador de Férias em Gestão de Férias fornece uma vista de calendário visual de todas as ausências aprovadas em toda a organização, ajudando gestores e equipas a planear o trabalho em função da disponibilidade dos colaboradores.
Num ecrã de computador padrão, o planeador apresenta uma janela contínua de 30 dias, a partir do dia atual. Isto ajuda os gestores a acompanhar as ausências previstas e atuais de relance.
O Planeador de Férias inclui:
- Vista de Calendário Interativo – Visualize as férias agendadas dos colaboradores.
- Criação Rápida de Férias – Clique num bloco de dia vazio ou utilize arrastar e soltar para adicionar férias.
- Fluxo de Trabalho de Aprovação – Aprove ou rejeite pedidos de férias pendentes.
- Edição e Remoção – Modifique ou elimine férias aprovadas se necessário.
- Visibilidade de Aprovação Pendente – Se forem necessárias aprovações adicionais, o pedido será marcado como pendente com detalhes relevantes.
Adicionar Férias no Planeador de Férias
- Clique num bloco de dia vazio no planeador.
- Em alternativa, utilize arrastar e soltar para definir a duração das férias.
- Preencha os detalhes de férias necessários (por exemplo, tipo de ausência, duração, descrição).
- Clique no botão "Criar férias".
As férias aparecerão no planeador e em todas as outras vistas relevantes como já aprovadas.
Editar ou Remover Férias Aprovadas
- Clique numa ausência já aprovada.
- Modifique os detalhes clicando no botão relevante no painel lateral que aparece.
- Utilize a opção Remover ausência para remover as férias se necessário.
Aprovar ou Rejeitar um Pedido de Férias
- Se um pedido estiver pendente de aprovação, será visualmente diferente das férias aprovadas no calendário.
- Como gestor de férias, pode:
- Clicar no pedido para ver os detalhes.
- Aprovar ou rejeitar o pedido clicando no botão relevante.
- Se forem necessárias mais aprovações, o pedido permanecerá como pendente até que todas as aprovações necessárias sejam concluídas.
Utilize os filtros para visualizar colaboradores específicos.
O Planeador de Férias simplifica a gestão de ausências ao disponibilizar um sistema de acompanhamento fácil de utilizar e transparente. Com a possibilidade de utilizar filtros para visualizar colaboradores específicos, os gestores podem garantir um planeamento de férias eficiente, mantendo o equilíbrio da força de trabalho.
Exemplos de utilização
- Aprovar pedidos pendentes: Analisar e aprovar ou rejeitar rapidamente múltiplos pedidos de férias submetidos pelos membros da sua equipa.
- Criar ausência para um colaborador: Adicionar um dia de baixa ou ausência especial em nome de um colaborador que não possa submetê-la por conta própria.
- Ajustar ausência aprovada: Modificar as datas ou a duração de umas férias já aprovadas em caso de mudança de planos, garantindo a precisão dos registos de ausências.
- Visualizar a disponibilidade da equipa: Utilizar o Planeador de Férias para obter uma visão abrangente de quem está de ausência em qualquer momento, auxiliando no planeamento da força de trabalho.
