Projektvisning
For at gennemgå og administrere et specifikt projekt eller en fase skal du navigere til dets profil. I projektlisten kan du bruge knappen "Gå til projektvisning" for at tilgå projektsiden, som inkluderer fanerne Oversigt, Medarbejdere, Faser og Rentabilitet. Alternativt kan du gå direkte til en projekt- eller faseside ved at klikke på dens navn i projektlisten.
Fanen Oversigt
Fanen Oversigt giver en centraliseret oversigt over et projekts nøgleoplysninger, struktur og administrative kontroller. Den er designet til både synlighed og hurtig administration af brugere med de relevante roller.
Budgetsektionen
Hvis Budgetmodulet er aktivt for din organisation, kan du administrere projektets relation til budgetter under fanen Oversigt.
Denne sektion viser alle budgetter, der er tilknyttet projektet.
Et projekt kan tilknyttes flere budgetter.
Budgetter kan ikke redigeres direkte her, men:
- Klik på en budgettile omdirigerer til budgettets detaljeside.
- Klik på "Gå til budget" fører til siden med budgetlisten.
Du kan fjerne en budgettilknytning ved at klikke på ❌ på tilen.
For at tilknytte et projekt/en fase til et budget skal du klikke på knappen "Tilføj ny" øverst til højre i budgetsektionen og vælge fra listen over eksisterende budgetter. Når det er gemt, vises budgettet i sektionen.
Bemærk: Projekter og faser kan tilknyttes forskellige budgetter. Desuden, hvis du ønsker, at hver projektfase er tilknyttet det samme budget som det overordnede projekt, skal du gøre det manuelt for hver projektfase.
Notesektionen
Der kan tilføjes én fælles note pr. projekt.
Klik på "Tilføj note" for at angive noten første gang.
For at redigere en eksisterende note skal du blot klikke i feltet, foretage dine ændringer og trykke på Enter for at gemme.
Når der endnu ikke er nogen note, vises en tom tilstand med meddelelsen "Ingen noter til projektet."
Fanen Medarbejdere
Under fanen Medarbejdere kan du administrere alle medarbejdere, der er tildelt projektet.
For at tilføje en medarbejder:
1. Klik på knappen "Tilføj medarbejder": Åbner en formular til at vælge og tildele en medarbejder.
2. Vælg medarbejderen: Vælg medarbejderen fra listen.
3. Tildel en rolle: Angiv medarbejderens rolle i projektet.
4. Gem: Medarbejderen vises i listen.
Bemærk: Du kan kun tildele en rolle til en medarbejder én gang. En medarbejder kan dog have flere roller i samme projekt (f.eks. kan 1 medarbejder være Regnskabschef og Teknisk leder på samme tid). Hvis en rolle allerede er tildelt en medarbejder, vil den ikke længere vises i listen over tilgængelige roller.
Når den er gemt, vises medarbejderen i medarbejderlisten. Du kan også ændre den tidligere valgte rolle ved at klikke på knappen "Rediger medarbejder" og fjerne medarbejderen fra projektet ved at klikke på skraldespandsknappen og bekræfte valget.
Fanen Faser
En Fase i Flowtly er en separat enhed inden for et overordnet projekt. Den fungerer med samme funktionalitet som et projekt, men opretholder sine egne indstillinger, såsom:
- Uafhængige budgetter – Hver fase kan have sin egen budgetallokering.
- Adskilte start- og slutdatoer – En fase kan køre på en anden tidslinje end det overordnede projekt.
- Separate medarbejdertildelinger – Medarbejdere kan tildeles enten til en specifik fase eller det overordnede projekt.
Faser muliggør bedre organisering af komplekse projekter ved at opdele dem i håndterbare sektioner, mens alt relateret arbejde holdes under én samlet projektstruktur.
### Sådan opretter du en fase
Der er to måder at oprette en fase inden for et projekt på:
1. Oprettelse af en fase fra projektsiden
1. Naviger til den dedikerede projekt-side.
2. Gå til fanen Faser.
3. Klik på "Tilføj projektfase".
4. Udfyld følgende formularfelter:
- Navn (påkrævet)
- Type (Fast pris, Internt, Ikke-fakturerbart, Tid og materialer)
- Startdato (valgfri)
- Slutdato (valgfri)
5. Klik på Gem.
Når den er gemt, vises fasen under det overordnede projekt i projektlisten.
2. Oprettelse af en fase fra projektlistesiden
1. Klik på "Tilføj projekt" øverst til højre på projektlistesiden.
2. Udfyld projektoprettelsesformularen som normalt.
3. Naviger til redigeringstilstanden for det nyoprettede projekt.
4. Vælg et overordnet projekt til det.
5. Gem ændringerne.
Nu vil projektet blive en fase af det valgte overordnede projekt.
Medarbejderadgang og tidsregistrering
Medarbejdertildelinger og tidsregistrering afhænger af, om fasen er oprettet fra bunden eller konverteret fra et eksisterende projekt.
1. Når en ny fase oprettes under et overordnet projekt
- Alle medarbejdere, der er tildelt det overordnede projekt, vil automatisk blive knyttet til fasen.
- Medarbejdere kan registrere tid under både det overordnede projekt og fasen.
2. Når et separat projekt bliver en fase af et andet projekt
- Medarbejdere tildelt det overordnede projekt vil få adgang til fasen.
- Medarbejdere, der kun var tildelt fasen inden tilknytningen, vil ikke få adgang til det overordnede projekt.
3. Når en medarbejder kun er tilføjet til en fase
- Medarbejderen vil kun kunne registrere tid under den pågældende fase.
- Medarbejderen vil ikke fremgå som tilknyttet det overordnede projekt.
4. Når en medarbejder er tilføjet til det overordnede projekt
- Medarbejderen vil automatisk få adgang til det overordnede projekt og alle dets faser.
- De vil kunne registrere tid under både det overordnede projekt og alle dets faser.
Vigtige pointer
✅ Faser fungerer som uafhængige enheder, men arver medarbejderadgang fra det overordnede projekt.
✅ Hvis en medarbejder skal arbejde på tværs af alle faser, tildel dem på det overordnede projektniveau.
✅ Hvis en medarbejder kun skal arbejde på en specifik fase, tilføj dem direkte til den pågældende fase.
Ved at bruge faser korrekt kan du bedre strukturere komplekse projekter og sikre gnidningsfrit samarbejde mellem teams, mens fakturering og ressourcestyring holdes effektiv.
Fanen Rentabilitet
Fanen Rentabilitet giver et visuelt og tabulært overblik over ressourceudnyttelse og omkostningsfordeling for hver medarbejder, der er involveret i et projekt. Denne sektion hjælper administratorer med at spore, hvor meget tid teammedlemmerne brugte på projektet, og hvad de tilhørende lønomkostninger var over en given tidsramme.
Nøglefunktioner
1. Målingsvisningsvælger
Øverst til venstre er der en dropdown mærket "Vis på diagram", der giver brugerne mulighed for at skifte mellem to visningstilstande:
- Medarbejderomkostninger: Viser den pengemæssige værdi af den tid, medarbejderne har registreret (beregnet ud fra interne satser).
- Arbejdede timer: Viser de samlede timer og minutter registreret af hver medarbejder i den valgte periode.
2. Datofilter
Ved siden af visningsvælgeren er filteret "Dato fra/til". Det tillader valg af:
- Foruddefinerede intervaller som Seneste 6 måneder
- Et brugerdefineret datointerval ved hjælp af kalendervælgeren.
De viste data justeres dynamisk til den valgte tidsramme.
Diagramvisualisering
Et stablet søjlediagram opsummerer data måned for måned, opdelt pr. medarbejder.
Når du holder musen over hvert søjlesegment, vises et tooltip med:
- Medarbejdernavn
- Omkostning eller registreret tid, afhængigt af den aktuelle visning.
Tabelopdeling
Under diagrammet er en detaljeret tabel, der viser alle projektteammedlemmer med deres individuelle månedlige værdier:
- I visningen "Medarbejderomkostninger": Omkostninger vises i klientvaluta (f.eks. zł 788,38).
- I visningen "Arbejdede timer": Registreret tid vises i timer og minutter (f.eks. 132t 30m).
Hvis der ikke er tilgængelige data for en bestemt medarbejder i en given måned, vises en streg "–".
Eksempler på anvendelsesscenarier
- En projektleder har brug for hurtigt at forstå budgetstatus og vigtige noter for et projekt inden et kundemøde.
- En driftschef har brug for at tildele et nyt teammedlem til et komplekst projekt og sikre, at de har adgang til alle relevante faser til tidsregistrering.
- En finanscontroller ønsker at gennemgå de samlede lønomkostninger og arbejdede timer for medarbejdere på et specifikt projekt over det seneste kvartal for at vurdere rentabiliteten.
- En forretningsanalytiker skal opdele et stort, langsigtet projekt i særskilte faser, hver med sit eget budget og tidslinje, for bedre administration og rapportering.
