Opret ny eller rediger ejendom
For at oprette en ny ressource skal du gå til indstillingerne under tandhjulsikonet og derefter finde flisen Ejendomme. I den første visning vil du se en liste over eksisterende ressourcer kategoriseret efter type. Udvidelse af en enkelt gruppe viser en liste over alle ressourcer med deres grundlæggende parametre.
Øverst på siden finder du feltet "Grænse for bookingdage", som giver dig mulighed for at angive det maksimale antal dage for bookinger.
Som administrator eller ressourceforvalter har du mulighed for at oprette nye ressourcer og administrere eksisterende.
I hoveddelen af Ejendomme-visningen vil du se tidligere oprettede ressourcer og have mulighed for at redigere eller oprette nye:
* For at tilføje en ny ressource skal du klikke på knappen Tilføj ejendom.
* For at redigere en eksisterende ressource skal du klikke på blyantknappen ved siden af hver ressource.
I begge tilfælde vises en formular med obligatoriske og valgfrie datafelter for ressourcen. Denne formular indeholder alle de nødvendige felter til at konfigurere enhver kombination af genstand/sted. Ud over grundlæggende felter som navn eller beskrivelse kan du angive:
* Status – På lager / Solgt / Beskadiget. Som standard kan ressourcer ikke slettes, men de kan "overstreges" ved at ændre deres status.
* Type – f.eks. computer, skærm, konferencelokale, mødelokale osv.
* Synlighed – angiver, om ressourcen vil være synlig på reservationslisten for medarbejdere. Hvis usynlig, kan den kun tildeles af en leder.
* Multiplicitet – definerer minimumsenheden og multiplerne af tid, som ressourcen kan reserveres for. Denne mulighed er kun tilgængelig, når Bookingtype er sat til Minutter.
* Standardværdien er 15 minutter, men den kan konfigureres pr. ejendom (f.eks. 5, 10, 15 eller 30 minutter).
* Multiplicitet må ikke overstige 30 minutter.
* Både træk-og-slip-tilpasning og manuel input via urmodalvinduet tilpasser sig det definerede interval.
* Bookinggitteret er tilpasset den definerede multiplicitet for at sikre konsistens.
* Bookingtype – Minutter, Timer, Permanent. F.eks. 1 dag, 15 minutter osv. En permanent reservationstype betyder, at ressourcen er tildelt en medarbejder permanent uden et angivet sluttidspunkt.
* Lokation – angiver, hvor ressourcen befinder sig. Lokationer kan tilføjes eller ændres i indstillingerne under tandhjulsikonet i flisen Lokationer.
* Serienummer – et nyttigt felt til genstande som computerudstyr til entydigt at identificere dem.
* Garanti til – nyttigt til organisatoriske formål.
Efter udfyldning af alle de obligatoriske felter skal du gemme ressourcen. Når denne handling er fuldført, kan du uploade et billede af ressourcen. Billedet vil som ikon blive vist på de fleste lister. Et større billede vises f.eks. under medarbejderens reservation af ressourcen.
Efter gemning aktiveres fanen Komponenter, som giver dig mulighed for at vælge eksisterende ejendomme til at knytte til den nyoprettede ejendom.
Rediger eksisterende ejendom
Redigering af en eksisterende ejendom giver ledere mulighed for at opdatere dens detaljer og sikre, at alle relevante oplysninger er nøjagtige og opdaterede. For at redigere en ejendom skal du følge disse trin:
1. Naviger til Organisationsindstillinger fra brugerkontekstmenuen.
2. Vælg flisen Ejendomme.
3. Find den ønskede ejendom på listen.
4. Klik på knappen Rediger (blyantikon) over for den valgte ejendom.
5. Rediger de tilgængelige muligheder efter behov. Du kan også angive et billede for ejendommen.
6. Klik på Gem for at anvende ændringerne.
Dine opdateringer træder i kraft øjeblikkeligt, og ejendommen vil afspejle de nye detaljer på tværs af systemet.
Eksempler på anvendelsesscenarier
- Onboarding af nyt udstyr: Tilføj nyindkøbte bærbare computere, skærme eller specialiserede værktøjer til systemet, og gør dem tilgængelige for medarbejderbooking.
- Opsætning af nye møderum: Opret poster for nye konferencelokaler, small-møderum eller projektrum og definer deres kapacitet, bookingtype og synlighed.
- Opdatering af aktivstatus: Markér en ødelagt projektor som 'Beskadiget' eller 'Solgt' en gammel computer for at forhindre yderligere bookinger og opretholde et præcist inventar.
- Justering af bookingregler: Rediger bookingmultipliciteten for en delt ressource, f.eks. ændring af et specifikt laboratorieudstyr minimum booking fra 15 minutter til 5 minutter for at imødekomme kortere brugsbehov.
