Administration af ferianmodninger
Som leder kan du gennemgå indgående ferianmodninger og godkende eller afvise anmodninger med et enkelt klik. Det dedikerede menupunkt kaldes Ferieadministration. Der er 2 visninger, der hjælper dig med at administrere fridage. Den første er fanen Ferianmodninger.
Alle anmodede fridage er angivet i fanen Ferianmodninger.
Dette afsnit indeholder vigtige oplysninger om hver anmodning, herunder:
- Navn: Navnet på den medarbejder, der anmoder om ferien.
- Ferietype: Typen af ferianmodningen.
- Beskrivelse: En kort forklaring eller yderligere detaljer fra medarbejderen vedrørende ferianmodningen (kan være tom, hvis konfigureret som valgfri).
- Fra/Til: Start- og slutdatoer for den anmodede ferie.
- Varighed: Den samlede varighed af ferianmodningen, angivet i timer.
- Status: Den aktuelle status for anmodningen (f.eks. Afventende (hvis ingen godkendelser endnu), eller Godkendt 1/2, Godkendt 2/3, hvis der kræves flere godkendelser).
- Pilknap: Når en bruger klikker på pilknappen, vises et sidepanel med detaljerede oplysninger om den valgte ferie. Denne visning fungerer både som et informationspanel og et handlingscenter for godkendere.
Panelet indeholder:
* Medarbejdernavn og avatar
* Ferieperiode: viser tydeligt start- og slutdatoer med samlet anmodet timer eller dage
* Nuværende feriesaldo og saldoen efter ferien fratrækkes
* Ferietype og beskrivelse, hvis angivet
* Godkendelsessti: viser listen over godkendere, hvis der kræves mere end 1.
Godkendelsesmekanisme
Hvis der kun kræves én godkendelse (dvs. Godkendelsesantal = 1), vil den første godkender til at acceptere anmodningen færdiggøre den:
- Statussen ændres fra Afventende til Accepteret
- Anmodningen flyttes automatisk til fanen "Feriehistorik"
- Godkenderen ser både knapperne Accepter og Afvis
Hvis der kræves flere godkendelser:
- Når den nuværende bruger godkender, ser de ikke længere handlingsknapper
- Ferien forbliver i fanen Ferianmodninger, indtil alle godkendelser er gennemført
- Anmodningen flyttes kun til Feriehistorik, når alle nødvendige godkendelser er opfyldt
Dette sikrer fuld gennemsigtighed i godkendelsesworkflows på flere niveauer, mens enkelt-niveau godkendelse forenkles.
Alle fridage, der er fuldt godkendt, vises i fanen Feriehistorik. Igangværende fridage vil have en blå baggrund, hvilket gør dem nemmere at identificere.
Fanerne Ferianmodninger og Feriehistorik kan filtreres efter medarbejder og ferietype.
Ledere har mulighed for at administrere allerede godkendte ferianmodninger direkte fra fanen Feriehistorik. Når du ser en bestemt medarbejders godkendte ferie:
Redigeringsfunktion
Ved at klikke på muligheden "Rediger feriefridag" i sidepanelet vises en standard redigeringsmodal.
Modalen giver lederen mulighed for at:
- Ændre ferietypen.
- Justere beskrivelsen.
- Ændre feriens varighed (datointerval og timer).
Bemærk: Det er ikke muligt at ændre medarbejderen, når man redigerer en allerede oprettet ferie.
Feriesaldoen vist i modalen opdateres dynamisk baseret på den redigerede varighed.
Når ændringerne er gemt, opdateres feriedetaljerne og feriesaldoen tilsvarende.
Fjernelsesfunktion
Ledere kan også klikke på knappen "Fjern feriefridag" for at slette ferieregistreringen.
En bekræftelsesdialog vises med spørgsmålet: "Er du sikker på, at du vil slette?"
Efter bekræftelse via "Ja, fortsæt" fjernes ferien fra systemet.
Hvis den slettede ferie tidligere havde reduceret medarbejderens feriesaldo, vil saldoen automatisk genberegnes og opdateres for at afspejle sletningen.
Dette sikrer fuld fleksibilitet og nøjagtighed i administration af ferieregistreringer, mens man opretholder opdateret sporing af tilgængelige fridage for medarbejdere.
Oprettelse af ferie på vegne af medarbejder
Som leder har du også mulighed for at oprette fridage på vegne af enhver aktiv medarbejder ved at klikke på knappen Tilføj fridage i øverste højre hjørne. Disse anmodninger godkendes automatisk uanset indstillingen for godkendelsesantal.
For at oprette en ferie på vegne af en medarbejder skal du følge disse trin:
1. Naviger til menupunktet Ferieadministration i hovedmenuen.
2. Klik på knappen Tilføj fridage.
3. Vælg medarbejderen fra rullelisten.
4. Vælg ferietypen.
5. Giv en kort beskrivelse eller årsag til ferien (valgfrit, hvis ikke påkrævet i indstillingerne).
6. Vælg dagen eller perioden for ferien i kalenderen ved hjælp af træk og slip-funktionalitet.
7. Gem ferien ved at klikke på knappen "Opret ferie".
Bemærk: Når en ferietype er valgt, vil beskrivelsefeltet blive markeret som påkrævet eller forblive valgfrit baseret på de fælles ferieindstillinger.
Bemærk: Du har også mulighed for at vælge et antal timer (fra 1 til 7) i feltet Timer, hvis fridagen er kortere end en hel dag.
Bemærk: Under formularen er der et resuméafsnit, der inkluderer den aktuelle feriesaldo, ferieperioden (f.eks. 4 timer) og den opdaterede saldo efter ferien er gemt. Dette giver et klart overblik over, hvordan oprettelsen vil påvirke den resterende saldo.
Ferien vises automatisk under fanen Feriehistorik med mulighed for at redigere eller fjerne den.
Ferieplanlægger
Fanen Ferieplanlægger i Ferieadministration giver en visuel kalendervisning af alle godkendte fraværsregistreringer på tværs af organisationen og hjælper ledere og teams med at planlægge arbejde omkring medarbejdernes tilgængelighed.
På en standard desktopskærm viser planlæggeren et rullende 30-dages vindue fra den aktuelle dag. Dette hjælper ledere med at spore både kommende og aktuelle fraværsperioder på et øjeblik.
Ferieplanlæggeren inkluderer:
- Interaktiv kalendervisning – Se planlagte fridage for medarbejdere.
- Hurtig feriereoprettelse – Klik på en tom dagsfelt eller brug træk og slip for at tilføje en ferie.
- Godkendelsesworkflow – Godkend eller afvis afventende ferianmodninger.
- Redigering og fjernelse – Rediger eller slet godkendte fridage om nødvendigt.
- Synlighed af afventende godkendelse – Hvis der kræves yderligere godkendelser, markeres anmodningen som afventende med relevante detaljer.
Tilføjelse af en ferie i Ferieplanlæggeren
- Klik på et tomt dagsfelt i planlæggeren.
- Alternativt kan du bruge træk og slip til at definere feriens varighed.
- Udfyld de nødvendige feriedetaljer (f.eks. ferietype, varighed, beskrivelse).
- Klik på knappen "Opret ferie".
Ferien vil vises i planlæggeren og alle andre relevante visninger som allerede godkendt.
Redigering eller fjernelse af en godkendt ferie
- Klik på en allerede godkendt ferie.
- Rediger detaljerne ved at klikke på den relevante knap i det viste sidepanel.
- Brug muligheden Fjern feriefridag for at fjerne ferien om nødvendigt.
Godkendelse eller afvisning af en ferianmodning
- Hvis en anmodning afventer godkendelse, adskiller den sig visuelt fra godkendte fridage i kalenderen.
- Som feriansvarlig leder kan du:
- Klikke på anmodningen for at se detaljer.
- Godkende eller afvise anmodningen ved at klikke på den relevante knap.
- Hvis der kræves yderligere godkendelser, forbliver anmodningen afventende, indtil alle nødvendige godkendelser er gennemført.
Brug filtre til at se specifikke medarbejdere.
Ferieplanlæggeren forenkler ferieadministration ved at tilbyde et brugervenligt og gennemsigtigt sporingssystem. Med mulighed for at bruge filtre til at se specifikke medarbejdere kan ledere sikre en smidig ferieplanlægning og opretholde balance i arbejdsstyrken.
Eksempler på anvendelse
- Godkendelse af afventende anmodninger: Gennemgå og godkend eller afvis hurtigt flere ferianmodninger indsendt af dine teammedlemmer.
- Oprettelse af ferie for en medarbejder: Tilføj en sygedag eller særlig ferie på vegne af en medarbejder, der ikke kan indsende den selv.
- Justering af godkendt ferie: Rediger datoer eller varighed for en allerede godkendt ferie, hvis planerne ændres, for at sikre nøjagtighed i ferieregistreringerne.
- Visualisering af teamets tilgængelighed: Brug Ferieplanlæggeren til at få et samlet overblik over, hvem der er på ferie på et givet tidspunkt, og understøt dermed arbejdsstyrkeplanlægning.
