Google Kalender-integration

Fraværsrapporter i Flowtly kan automatisk synkroniseres til Google Kalender. Alle fraværsregistreringer tilføjes automatisk, så snart de er godkendt eller oprettet af lederen. Hele integrationen fungerer på samme måde for ændringer og sletninger. Integrationen kræver ændringer i Google Workspace-organisationsindstillingerne og konfiguration af selve Flowtly-kalenderen. Det kræver blot et par enkle trin at gennemføre denne proces.

Google Workspace-organisationsindstillinger

Først skal du konfigurere din organisations globale indstillinger for at give eksterne brugere tilladelse til at administrere begivenheder i sekundære kalendere. Dette trin er nødvendigt, fordi din kalender skal deles med en ekstern tjeneste, der skal have mulighed for at administrere begivenheder i kalenderen. For at gøre dette skal du gå til indstillinger: Google Workspace 🔗
1. Gå til afsnittet "Apps" i hovedmenuen til venstre
2. Gå derefter til afsnittet "Google Workspace"
3. Vælg "Kalender"
4. Åbn feltet "Generelle indstillinger" ved at klikke på pilen til højre
5. Rediger parameteren "Muligheder for deling af sekundære kalendere uden for organisationen" og vælg "Alle oplysninger kan deles, og eksterne personer kan foretage ændringer i kalenderen"
6. Gem dine ændringer. Bemærk, at det kan tage adskillige minutter, inden de træder i kraft.
1.00

Oprettelse af en sekundær kalender

Integrationen fungerer baseret på en såkaldt "sekundær kalender", der deles med en ekstern tjeneste — i dette tilfælde Flowtly. Du skal derfor oprette en ny, sekundær kalender og dele den med Flowtly-brugeren. For at gøre dette skal du gå til indstillinger: Google Kalender 🔗
1. Åbn indstillingsmenuen øverst på siden (tandhjulsikon), og vælg derefter "Indstillinger"
2. I menuen til venstre skal du åbne afsnittet "Tilføj kalender"
3. Vælg derefter "Opret en ny kalender"
4. I feltet "Navn og efternavn" skal du angive navnet på din kalender, f.eks. "Flowtly Fridage"
5. Klik på knappen "Opret kalender"
6. Efter et øjeblik vises den nye kalender i afsnittet "Mine kalenderindstillinger" til venstre

Deling af din kalender med Flowtly

Appen skal have adgang til den kalender, den arbejder på. For at gøre dette skal du gå til Google Kalender 🔗-indstillinger og derefter:
1. Vælg den kalender, du vil dele, fra afsnittet "Mine kalenderindstillinger" til venstre
2. Vælg derefter "Delt med"
3. I dette afsnit skal du klikke på knappen "+ Tilføj personer og grupper"
4. Et vindue åbnes, hvor du skal angive din e-mailadresse: flowtlycalendar@flowtlycalendar.iam.gserviceaccount.com Flowtly-appen
5. Vælg samtidigt i det andet felt muligheden "Kan ændre begivenheder"
6. Klik på knappen "Send", som vil gøre kalenderen tilgængelig for Flowtly
1.00

I dette afsnit af Google Kalender-indstillingerne skal vi hente det unikke kalender-ID, som vi har brug for i næste trin. Det er placeret i afsnittet "Kalenderintegration".

Tilføjelse af et kalender-ID i Flowtly

For at appen ved, hvilken kalender der skal bruges til at oprette og ændre poster, skal vi fortælle den, hvilken kalender den skal bruge. Dette gøres baseret på det unikke kalenderidentifikator, som kan findes i Google Kalender-indstillingerne (fra forrige trin). Gå til Flowtly 🔗-appen og derefter:
1. Fra brugerkontekstmenuen går vi til indstillinger
2. Derefter i afsnittet "Organisationsindstillinger" vælger du "Google Kalender"
3. I feltet CalendarID indsætter du det tidligere kopierede ID
4. Gem ændringerne
5. Aktivér muligheden "Kæd fridage til Google Kalender"
Fra nu af vil nyoprettede fraværsregistreringer i Flowtly blive synkroniseret med din Google Kalender. Du kan indstille din kalender til skrivebeskyttet, så du kan dele disse oplysninger på tværs af hele din organisation.

Eksempler på anvendelse

Automatisk fraværssynlighed: Opdater automatisk Google Kalender med godkendte medarbejderfravær og giv ledere og kolleger et klart overblik over teamets tilgængelighed.
Strømlinet ferieplanlægning: Medarbejdere kan se deres godkendte fridagsanmodninger direkte i deres personlige Google Kalender, hvilket hjælper med personlig og teamplanlægning.
Virksomhedsomfattende feriebevidsthed: Del en skrivebeskyttet integreret kalender på tværs af organisationen for at holde alle informeret om kommende helligdage eller virksomhedsomfattende lukkedage administreret i Flowtly.
Reduktion af manuelle opdateringer: Eliminer behovet for manuel dataindtastning i Google Kalender for fridage og fravær, hvilket reducerer den administrative byrde og fejl.

Relaterede sider

App-ruter

Fridage