Oprettelse af en ferianmodning
Flowtly giver mulighed for at anmode om forskellige typer fridage. Kun de ferietyper, der er oprettet af din organisation, vil være tilgængelige for dig at vælge, når du opretter en ferianmodning. Hvis en bestemt type ferie ikke er på listen, betyder det, at den ikke er konfigureret eller gjort tilgængelig af din organisation (Gå til feltet Ferietyper under Indstillinger for at finde detaljerne).
Ikke alle ferietyper påvirker medarbejderens feriesaldo. Som standard fratrækkes kun anmodninger med ferietyperne "ferie" og "orlov efter behov" fra din resterende feriesaldo, når de er godkendt af ledere.
Feriesaldoen beregnes baseret på felterne Jobstørrelse og Timer pr. uge, der er angivet i medarbejdernes aftaler.
Bemærk: Resterende fridage vises i bjælken nederst på siden Mine fridage. Dette afsnit viser den samlede tilgængelige feriesaldo og, hvis relevant, antallet af afventende fraværsanmodninger, der endnu ikke er godkendt.
Trin til oprettelse af en ferianmodning
For at oprette en ferianmodning skal du følge disse trin:
1. Naviger til punktet Mine fridage i hovedmenuen.
2. Klik på knappen "Ny fraværsanmodning" i øverste højre hjørne af siden.
3. Angiv anmodningsdetaljer:
- Type: Angiv den type ferie, du anmoder om (f.eks. ferie, sygdom osv.)
- Beskrivelse: Giv en kort beskrivelse eller årsag til ferien (kan være valgfri, hvis det er konfigureret i indstillingerne).
- Ferieperiode: Vælg dag eller periode for ferien i kalenderen ved hjælp af træk og slip-funktionalitet.
Bemærk: Når en ferietype er valgt, vil beskrivelsefeltet blive markeret som påkrævet eller forblive valgfrit baseret på de fælles ferieindstillinger.
Bemærk: Du har også mulighed for at vælge et antal timer (fra 1 til 7) i feltet Timer, hvis den ønskede fridag er kortere end en hel dag.
Bemærk: Under formularen er der et resuméafsnit, der inkluderer den aktuelle feriesaldo, den anmodede periode (f.eks. 1 dag) og den opdaterede saldo efter ferien er godkendt. Dette giver brugerne et klart overblik over, hvordan den anmodede ferie vil påvirke den resterende saldo.
4. Klik på Opret anmodning for at gemme din ferianmodning.
Når du har gemt din ferianmodning, vil den vises under fanen Ferianmodninger på siden "Mine fridage" med sin aktuelle status. Den vil også vises under fanen Ferianmodninger i menupunktet Ferieadministration for at blive godkendt eller afvist af ledere.
Feriehistorik
Fanen Feriehistorik viser en komplet liste over alle fuldt godkendte ferianmodninger. Når en fraværsanmodning har modtaget alle nødvendige godkendelser, vises den automatisk i denne visning.
Hver række i tabellen indeholder følgende detaljer:
- Ferietype – Kategorien for den tagne ferie (f.eks. Ferie, Bryllup, Sygdom).
- Beskrivelse – Beskrivelse angivet under oprettelse af anmodningen (kan være valgfri).
- Fra / Til – Feriens start- og slutdatoer.
- Varighed – Feriens samlede længde (i timer eller dage).
- Status – Den endelige godkendelsesstatus for ferien ("Accepteret").
Denne fane giver medarbejderne mulighed for nemt at gennemgå deres historiske ferieregistreringer. Brug filtrene øverst til at indsnævre resultaterne efter ferietype eller datointerval.
Administration af egne ferianmodninger
Du kan annullere din anmodning ved at klikke på knappen Slet ud for anmodningen og bekræfte dit valg. Denne mulighed er tilgængelig, så længe din anmodning endnu ikke er godkendt eller afvist af en leder.
Meddelelse om godkendelse eller afvisning
- Godkendelse: Hvis din anmodning godkendes, modtager du en e-mailmeddelelse, og statussen for anmodningen ændres til Accepteret; den godkendte ferie flyttes til fanen Feriehistorik. Hvis der er konfigureret mere end 1 godkendelse for din organisation, forbliver anmodningen i afventende status efter én godkendelse, indtil alle nødvendige godkendelser er givet.
- Afvisning: Hvis din anmodning afvises, modtager du også en e-mailmeddelelse, og anmodningen fjernes fra listen Ferianmodninger.
Eksempler på anvendelse
- Anmodning om en uges ferie til en planlagt rejse.
- Indsendelse af en enkeltdagsanmodning til en lægeaftale.
- Booking af et par timers fridag til et personligt ærinde.
- Ansøgning om en længere periode med forældreorlov, hvis det er konfigureret af din organisation.
