Konfiguration af arbejdsskema

Flowtly Redaktionsteam 5 min

Hvis din organisation har modulet Aftaler aktivt, har du adgang til funktionen Arbejdsskema og kan administrere arbejdsskemaer for dine medarbejdere. Det giver dig mulighed for at opsætte tilbagevendende vagter eller uregelmæssige skemaer, der imødekommer forskellige arbejdsmønstre, herunder deltid, fuldtid og fleksible timer. Hvis modulet Projekt også er aktivt sammen med Aftaler, har medarbejderne mulighed for at registrere deres arbejdstid under menupunktet Arbejdstid. Hvis der ikke er et aktivt arbejdsskema for en medarbejder, vil medarbejderen stadig kunne registrere arbejdstid, blot uden et synligt skema (beskrevet under Projekter → Tidsregistrering). Med kun modulet Aftaler aktivt kan medarbejdere kun gennemse det/de skema(er), de er tildelt, uden mulighed for at registrere tid. Bemærk, at hvis en medarbejder havde et arbejdsskema, men det blev fratildelt, vil menupunktet Arbejdstid forsvinde fra hovedmenuen.

Flowtly giver mulighed for at definere standardarbejdstider og vagter baseret på organisatoriske politikker eller individuelle aftaler under Organisationsindstillinger.

Trin til oprettelse af et arbejdsskema:

  1. Gå til menupunktet Organisations-indstillinger i brugerkontekstmenuen
  2. Vælg flisen Arbejdsskema
  3. Klik på knappen ”Opret arbejdsskema” øverst til højre på siden
  4. I den viste formular skal du angive:
  • Navn (påkrævet)
  • Beskrivelse (valgfrit)
  1. Klik på “Næste”

Efter indsendelse af formularen vil du blive omdirigeret til den side, hvor du kan oprette skemaperioder.

I kalendervisningen har du mulighed for at definere, om det skema, du konfigurerer, følger en 7-dages arbejdsuge eller et Tilpasset skema (vagter). Som standard vælger systemet 7-dages arbejdsugen. Ved siden af denne knap finder du knappen Ignorer helligdage. Som standard er den deaktiveret, hvilket betyder, at alle helligdage inkluderes for alle medarbejdere, der er tildelt dette skema. Hvis du aktiverer knappen, vil helligdage blive udelukket.

7-dages arbejdsuge (standard)

  • Muligheden for 7-dages arbejdsuge sikrer, at skemaet stemmer overens med den standardkalenderuge (mandag til søndag).
  • Denne mulighed er kun aktiv, hvis antallet af dage, der er tilføjet til skemaet, er deleligt med 7 (f.eks. 7 dage, 14 dage).
  • Når den er valgt, vil skemaet være “fast” til standardugedagene, hvilket betyder, at hver dag direkte svarer til en bestemt ugedag (f.eks. mandag, tirsdag osv.).

Tilpasset skema (vagter)

  • For at konfigurere et skema, der ikke stemmer overens med den standardkalenderuge, skal du skifte til Tilpasset skema (vagter). I denne tilstand kan du definere et skema med et vilkårligt antal dage, uanset det typiske ugeformat.
  • Minimum antal dage tilladt for et tilpasset skema: 2 dage.
  • Maksimum antal dage tilladt (for både regulære og tilpassede skemaer): 14 dage.
  • Hvis du konfigurerer et skema med dage, der ikke er delelige med 7, skal muligheden Tilpasset skema (vagter) bruges.

Eksempelscenarier

  • 7-dages arbejdsuge: Du ønsker et skema, der følger den typiske uge (mandag til søndag). Du kan konfigurere 7 eller 14 dage, og systemet vil kortlægge disse direkte til de respektive ugedage.
  • Tilpasset skema: Du har brug for et 5-dages arbejdsskema, der ikke svarer til standardugestrukturen. I dette tilfælde skifter du til det tilpassede skema og konfigurerer de specifikke dage manuelt.

Opret skemaperioder

Brug træk-og-slip-funktionen til at konfigurere arbejdsskemaer med forskellige perioder. Klik på det tidspunkt i kalenderen, hvor arbejdet starter, og træk til det tidspunkt, hvor arbejdet slutter. Du skal også bekræfte eller annullere skemaperioden ved at klikke på check-knappen eller x-knappen. Nederst i tidsperiodens felt vises antallet af valgte timer.

For at konfigurere frokostpauser eller andre ikke-arbejdsperioder skal du blot lade disse perioder være ikke-valgte – de vil ikke blive inkluderet i det samlede antal arbejdstimer.

For at redigere en skemaperiode skal du klikke på den og i pop-up-vinduet justere tidsintervallet med minutpræcision.

Nederst på oprettelsessiden vises det samlede antal arbejdstimer. Dette giver dig mulighed for at sikre, at de oprettede skemaperioder stemmer overens med de ugentlige timer, der er angivet i aftalerne for den medarbejder, du har tænkt dig at tildele dette arbejdsskema til. Når du er færdig med konfigurationen af skemaperioder, skal du klikke på knappen ”Færdig” vist nederst på siden.

Hvis du vil oprette et skema for en ikke-standard arbejdsuge, f.eks. en medarbejder, der arbejder 4 dage og derefter har 4 dage fri, skal du forberede et 8-dages skema med de første 4 dage inden for det planlagte interval og derefter 4 dage uden noget skemainterval. Systemet vil læse de 4 tilføjede dage uden interval som fridage. For at tilføje endnu en dag til skemakalenderen skal du klikke på knappen ”Tilføj” vist efter den sidste dag på skemaet.

Bemærk: Hvis skemaet er “regulært”, kan du kun tilføje hele uger (op til maks. 2 uger). For et tilpasset skema kan du tilføje individuelle dage (op til 14 dage).

Eksempler på anvendelse

  • Standard 5-dages arbejdsuge for kontorpersonale: Opsæt nemt et tilbagevendende mandag-fredag-skema for medarbejdere med ensartede arbejdstimer og sikr, at tidsregistrering og aftaleoverholdelse er strømlinet.
  • Fleksible eller deltidsordninger: Konfigurér tilpassede skemaer for medarbejdere, der arbejder bestemte dage eller deltidsuger, f.eks. en 3-dages arbejdsuge eller varierende daglige timer, tilpasset individuelle aftaler.
  • Roterende vagtmønstre: Design komplekse skemaer som 4 dage til, 4 dage fri (ved hjælp af et 8-dages tilpasset skema) til at styre teams med løbende driftskrav.
  • Automatisk hensyntagen til helligdage: Sikr, at offentlige helligdage enten inkluderes eller automatisk ekskluderes fra en medarbejders arbejdsskema, afhængigt af organisationens politik, ved hjælp af den dedikerede knap.

Relaterede sider

App-ruter