Projectweergave
Om een specifiek project of een specifieke fase te bekijken en te beheren, navigeert u naar het profiel ervan. In de projectenlijst kunt u de knop “Ga naar projectweergave” gebruiken om de projectpagina te openen, die de tabbladen Overzicht, Medewerkers, Fasen en Winstgevendheid bevat. U kunt ook rechtstreeks naar een project- of fasepagina gaan door op de naam ervan in de projectenlijst te klikken.
Tabblad Overzicht
Het tabblad Overzicht biedt een gecentraliseerde samenvatting van de belangrijkste informatie, structuur en beheerfuncties van een project. Het is ontworpen voor zowel zichtbaarheid als snel beheer door gebruikers met de juiste rollen.
Sectie Budgetten
Als de module Budget actief is voor uw organisatie, kunt u de relatie van het project met budgetten beheren via het tabblad Overzicht.
In deze sectie worden alle budgetten weergegeven die aan het project zijn gekoppeld.
Een project kan aan meerdere budgetten worden gekoppeld.
Budgetten kunnen hier niet rechtstreeks worden bewerkt, maar:
- Als u op een budgettegel klikt, wordt u doorgestuurd naar de pagina Budgetdetails.
- Als u op “Ga naar budget” klikt, gaat u naar de pagina met de budgettenlijst.
U kunt een budgettoewijzing verwijderen door op het ❌-pictogram op de tegel te klikken.
Om een project/fase aan een budget te koppelen, klikt u op de knop “Nieuw toevoegen” rechtsboven in de sectie Budget en selecteert u een budget uit de lijst met bestaande budgetten. Na het opslaan verschijnt het budget in de sectie.
Opmerking: Projecten en fasen kunnen aan verschillende budgetten worden gekoppeld. Als u elke projectfase wilt koppelen aan hetzelfde budget als het bovenliggende project, dient u dit handmatig voor elke projectfase te doen.
Sectie Notities
Per project kan één gemeenschappelijke notitie worden toegevoegd.
Klik op “Notitie toevoegen” om de eerste notitie in te voeren.
Om een bestaande notitie te bewerken, klikt u eenvoudig in het veld, brengt u de gewenste wijzigingen aan en drukt u op Enter om op te slaan.
Als er nog geen notitie bestaat, verschijnt er een lege toestand met de melding “Geen notities voor het project.”
Tabblad Medewerkers
Op het tabblad Medewerkers kunt u alle medewerkers die aan het project zijn toegewezen beheren.
Om een medewerker toe te voegen:
1. Klik op de knop “Medewerker toevoegen”: Hiermee opent u een formulier om een medewerker te selecteren en toe te wijzen.
2. Selecteer de medewerker: Kies de medewerker uit de lijst.
3. Wijs een rol toe: Geef de rol van de medewerker in het project op.
4. Opslaan: De medewerker verschijnt in de lijst.
Opmerking: U kunt een medewerker slechts één rol toewijzen per keer. Eén medewerker kan echter meerdere rollen hebben in hetzelfde project (bijv. 1 medewerker kan tegelijkertijd Accountantmanager en Tech lead zijn). Als een rol al aan een medewerker is toegewezen, verschijnt deze niet meer in de lijst met beschikbare rollen.
Na het opslaan verschijnt de medewerker in de medewerkerslijst. U kunt de eerder geselecteerde rol ook wijzigen door op de knop “Medewerker bewerken” te klikken, en de medewerker uit het project verwijderen door op de prullenbakknop te klikken en de keuze te bevestigen.
Tabblad Fasen
Een Fase in Flowtly is een afzonderlijke entiteit binnen een bovenliggend project. Het functioneert met dezelfde functionaliteit als een project, maar behoudt eigen instellingen, zoals:
- Onafhankelijke budgetten – Elke fase kan een eigen budgettoewijzing hebben.
- Afzonderlijke begin- en einddatums – Een fase kan op een andere tijdlijn lopen dan het bovenliggende project.
- Afzonderlijke medewerkerstoewijzingen – Medewerkers kunnen worden toegewezen aan een specifieke fase of aan het bovenliggende project.
Fasen zorgen voor een betere organisatie van complexe projecten door ze op te splitsen in beheersbare secties, terwijl al het gerelateerde werk onder één hoofdprojectstructuur blijft.
### Een fase aanmaken
Er zijn twee manieren om een fase binnen een project aan te maken:
1. Een fase aanmaken vanuit de projectpagina
1. Navigeer naar de betreffende projectpagina.
2. Ga naar het tabblad Fasen.
3. Klik op ”Projectfase toevoegen”.
4. Vul de volgende formuliergegevens in:
- Naam (verplicht)
- Type (Vaste prijs, Intern, Niet-factureerbaar, Tijd en materiaal)
- Datum van (optioneel)
- Datum tot (optioneel)
5. Klik op Opslaan.
Na het opslaan verschijnt de fase onder het bovenliggende project in de projectenlijst.
2. Een fase aanmaken vanuit de projectenlijstpagina
1. Klik op ”Project toevoegen” in de rechterbovenhoek van de projectenlijstpagina.
2. Vul het formulier voor het aanmaken van een project zoals gebruikelijk in.
3. Navigeer naar de bewerkingsmodus van het nieuw aangemaakte project.
4. Selecteer een Bovenliggend project voor het nieuwe project.
5. Sla de wijzigingen op.
Het project wordt nu een fase van het geselecteerde bovenliggende project.
Medewerkerstoegang en tijdregistratie
Medewerkerstoewijzingen en tijdregistratie zijn afhankelijk van of de fase geheel nieuw is aangemaakt of is omgezet vanuit een bestaand project.
1. Wanneer een nieuwe fase wordt aangemaakt onder een bovenliggend project
- Alle medewerkers die aan het bovenliggende project zijn toegewezen, worden automatisch aan de fase gekoppeld.
- Medewerkers kunnen tijd registreren voor zowel het bovenliggende project als de fase.
2. Wanneer een afzonderlijk project een fase wordt van een ander project
- Medewerkers die aan het bovenliggende project zijn toegewezen, krijgen toegang tot de fase.
- Medewerkers die alleen aan de fase waren toegewezen vóór de koppeling krijgen geen toegang tot het bovenliggende project.
3. Wanneer een medewerker alleen aan een fase wordt toegevoegd
- De medewerker kan alleen tijd registreren voor die fase.
- De medewerker wordt niet weergegeven als gekoppeld aan het bovenliggende project.
4. Wanneer een medewerker aan het bovenliggende project wordt toegevoegd
- De medewerker krijgt automatisch toegang tot het bovenliggende project en alle bijbehorende fasen.
- Ze kunnen tijd registreren voor zowel het bovenliggende project als een van de fasen.
Belangrijkste punten
✅ Fasen functioneren als onafhankelijke eenheden, maar erven medewerkerstoegang van het bovenliggende project.
✅ Als een medewerker aan alle fasen moet werken, wijs hem dan toe op het niveau van het bovenliggende project.
✅ Als een medewerker alleen aan een specifieke fase moet werken, voeg hem dan rechtstreeks aan die fase toe.
Door fasen correct te gebruiken, kunt u complexe projecten beter structureren en soepele samenwerking tussen teams waarborgen, terwijl facturering en resourcebeheer efficiënt blijven.
Tabblad Winstgevendheid
Het tabblad Winstgevendheid biedt een visueel en tabellair overzicht van de resourcebenutting en kostenverdelingen per medewerker die bij een project betrokken is. Deze sectie helpt beheerders bij te houden hoeveel tijd teamleden aan het project hebben besteed en wat de bijbehorende loonkosten waren gedurende een bepaalde periode.
Belangrijkste functies
1. Metriekweergaveselectie
Linksboven is er een vervolgkeuzelijst met het label “Weergeven op grafiek” waarmee gebruikers kunnen schakelen tussen twee weergavemodi:
- Medewerkerskosten: Toont de geldwaarde van de tijd die door medewerkers is geregistreerd (berekend op basis van interne tarieven).
- Gewerkte uren: Geeft het totaal aantal uren en minuten weer dat door elke medewerker is geregistreerd binnen de geselecteerde periode.
2. Datumfilter
Naast de weergaveselectie is het filter “Datum van/tot”. Hiermee kunt u het volgende selecteren:
- Voorgedefinieerde bereiken zoals Laatste 6 maanden
- Een aangepast datumbereik via de agendakiezer.
De weergegeven gegevens worden dynamisch aangepast aan het geselecteerde tijdsbestek.
Grafiekvisualisatie
Een gestapeld staafdiagram geeft gegevens per maand weer, uitgesplitst per medewerker.
Wanneer u de muis over een stafsegment beweegt, wordt een knopinfo weergegeven met:
- Naam van de medewerker
- Geregistreerde kosten of tijd, afhankelijk van de huidige weergave.
Tabeloverzicht
Onder de grafiek bevindt zich een gedetailleerde tabel met alle projectteamleden en hun individuele maandelijkse waarden:
- In de weergave “Medewerkerskosten”: Kosten worden weergegeven in de klantvaluta (bijv. zł 788,38).
- In de weergave “Gewerkte uren”: Geregistreerde tijd wordt weergegeven in uren en minuten (bijv. 132u 30m).
Als er voor een bepaalde medewerker in een maand geen gegevens beschikbaar zijn, wordt een streepje “–“ getoond.
Voorbeeldgebruiksscenario’s
- Een projectmanager moet snel inzicht krijgen in de budgetstatus en belangrijke notities voor een project vóór een klantgesprek.
- Een operationeel manager moet een nieuw teamlid toewijzen aan een complex project en ervoor zorgen dat ze toegang hebben tot alle relevante fasen voor tijdregistratie.
- Een financieel controller wil de totale loonkosten en gewerkte uren van medewerkers op een specifiek project over het afgelopen kwartaal bekijken om de winstgevendheid te beoordelen.
- Een bedrijfsanalist moet een groot, langlopend project opsplitsen in afzonderlijke fasen, elk met een eigen budget en tijdlijn, voor beter beheer en rapportage.
