Een nieuw project toevoegen
Als manager kunt u nieuwe projecten aan uw organisatie toevoegen.
Volg de onderstaande stappen om uw project correct toe te voegen en klaar te maken voor beheer:
1. Navigeer naar het onderdeel Projecten in het hoofdmenu
Hiermee komt u op de projectenlijstpagina, waar u bestaande projecten kunt beheren of nieuwe kunt toevoegen.
2. Klik op “Project toevoegen”
Klik op de projectenpagina op de knop ”Project toevoegen” rechtsboven op de pagina. Hierdoor wordt een formulier geopend waarin u de gegevens van uw nieuwe project kunt invoeren.
3. Vul het formulier in
In het verschijnende formulier dient u de volgende informatie in te vullen:
- Naam: Voer de naam van het project in. Dit moet een beschrijvende titel zijn die het project duidelijk identificeert.
- Type: Geef het projecttype op uit de beschikbare opties. De typen zijn: Vaste prijs (projecten met vaste kosten), Intern (projecten die binnen de organisatie worden uitgevoerd), Niet factureerbaar (projecten die geen omzet genereren), Tijd en materiaal (projecten waarbij de kosten gebaseerd zijn op bestede tijd en gebruikte materialen).
- Datum van (optioneel): Geeft de startdatum van het project aan.
- Datum tot (optioneel): Geeft de einddatum van het project aan.
Opmerking: Als er geen datums zijn ingesteld, blijft de projectstatus actief totdat deze handmatig wordt gewijzigd. Als een einddatum is opgegeven, blijft het project actief tot die datum, waarna het automatisch inactief wordt. Als een project zijn einddatum bereikt, wordt het weergegeven onder het tabblad Inactief op de projectenlijstpagina. Een andere mogelijke status is Gedeeltelijk actief, die verschijnt op basis van de statussen van de projectfasen.
4. Sla het project op
Nadat u alle benodigde velden heeft ingevuld, klikt u op Opslaan om het project aan het systeem toe te voegen.
Door deze stappen te volgen, zorgt u ervoor dat uw nieuwe project succesvol wordt toegevoegd en klaar is voor beheer binnen ons systeem. U kunt nu de projectgegevens bekijken en bewerken, medewerkers die aan het project zijn toegewezen beheren en de voortgang via verschillende fasen volgen.
Project bewerken
Op het tabblad Overzicht van de projectpagina zijn projectgegevens gegroepeerd in afzonderlijke secties, elk met een eigen bewerkoptie. Met deze modulaire aanpak kunnen gebruikers specifieke segmenten onafhankelijk beheren zonder het hele project te bewerken.
1. Basisinformatie
Klik op de knop Bewerken in de rechterbovenhoek van de sectie Basisinformatie om de volgende velden te wijzigen:
- Naam: Bewerk de naam van het project.
- Bovenliggend project: Geef een bovenliggend project op, indien van toepassing.
Opmerking: Zodra de koppeling is gemaakt, wordt het project genest weergegeven onder het aangewezen bovenliggende project in de projectenlijst.
- Type (verplicht): Kies uit Vaste prijs, Intern, Niet-factureerbaar of Tijd en materiaal.
- Datum van: Selecteer de startdatum van het project.
- Datum tot: Selecteer de einddatum van het project.
- Klant: Selecteer de gekoppelde klant, indien van toepassing.
Alle wijzigingen worden opgeslagen door op Wijzigingen opslaan te klikken in het modale formulier.
Notities
In de sectie Notities kunnen gebruikers interne opmerkingen en informatie met betrekking tot het project toevoegen.
Als er nog geen notities zijn toegevoegd, geeft de sectie een plaatsaanduidingsbericht weer:
“Geen notities voor het project”.
Om de eerste notitie toe te voegen, klikt u op Notitie toevoegen + in de rechterbovenhoek van het notitievak.
Zodra een notitie is aangemaakt, is deze zichtbaar in de sectie en kan deze later worden bewerkt.
Dit is nuttig voor het bijhouden van ad-hocupdates, beslissingen of herinneringen direct binnen de projectcontext.
Gebruikers met de rol Admin kunnen alle notities verwijderen.
U kunt de avatar van een project bijwerken vanuit elk tabblad in de projectweergave. Beweeg de muis over de avatar (naast de projectnaam) en klik op het bewerkpictogram dat verschijnt. Hiermee opent u het dialoogvenster Avatar wijzigen, waar u een nieuwe projectkleur uit het kleurenpalet kunt selecteren of een aangepast logo/afbeelding van uw apparaat kunt uploaden. Nadat u een keuze heeft gemaakt, wordt de bijgewerkte kleur of afbeelding toegepast op de avatar en consistent weergegeven in het hele platform.
Voorbeeldgebruiksscenario’s
- Een nieuw klantproject onboarden: Maak een nieuw project aan, selecteer het type ‘Vaste prijs’ of ‘Tijd en materiaal’, wijs de relevante klant toe en stel de begin- en einddata in.
- Een intern initiatief starten: Stel een ‘Intern’ project in om de voortgang bij te houden van nieuwe productontwikkeling, procesverbeteringen of teamtrainingsprogramma’s.
- Projectplanningen aanpassen: Bewerk een bestaand project om het veld ‘Datum tot’ bij te werken wanneer het project is verlengd of eerder dan gepland is afgerond.
- Projectbeslissingen of updates documenteren: Voeg een nieuwe notitie toe aan de sectie Notities van een project om sleutelbeslissingen vast te leggen die zijn genomen tijdens een klantgesprek of een belangrijke interne update.
