Tijdregistratie in werkroosters
Als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- De module Projecten is actief voor de organisatie.
- De module Overeenkomsten is actief voor de organisatie.
- De medewerker is een actieve gebruiker met een toegewezen werkrooster.
Dan zijn de functies Werkrooster en Tijdregistratie geïntegreerd.
Dit betekent dat de gebruiker werktijden direct kan registreren binnen het onderdeel "Werktijd", naast het bekijken van het werkrooster. Als de module Verlofbeheer actief is voor uw organisatie, worden alle goedgekeurde verlofperioden naadloos geïntegreerd in de kalenderweergave en weergegeven in een speciale dagcel. Wanneer u de muis over een verloflabel beweegt, worden aanvullende verlofinformatie, zoals datums en duur, weergegeven. Feestdagen verschijnen ook automatisch in de kalender (als ze niet zijn genegeerd voor uw rooster).
Tijd registreren met geïntegreerde functies Werkrooster en Tijdregistratie:
- Navigeer naar het onderdeel Werktijd in het hoofdmenu
- Beweeg de muis over het tijdslot dat u wilt invullen.
- Er verschijnt een optie "Taak registreren", waarmee u uw geregistreerde uren kunt invoeren.
- Klik op de optie Taak registreren (gebruik de slepen-en-neerzetten-functionaliteit om snel tijd te registreren door het geselecteerde tijdslot te slepen)
- Er verschijnt een formulier voor het aanmaken van een nieuwe tijdinvoer met de volgende velden om in te vullen:
- Project: Er wordt een vervolgkeuzelijst weergegeven met projecten die aan de medewerker zijn toegewezen.
- Begintijd: Selecteer of voer de begintijd in met een nauwkeurigheid van 1 minuut. In plaats van uit de lijst te kiezen, kan de medewerker een specifieke waarde rechtstreeks in het invoerveld typen.
- Eindtijd: Selecteer of voer de eindtijd in met een nauwkeurigheid van 1 minuut. In plaats van uit de lijst te kiezen, kan de medewerker een specifieke waarde rechtstreeks in het invoerveld typen.
Opmerking: De tijd die is geselecteerd via de slepen-en-neerzetten-functionaliteit wordt vooraf ingevuld in het formulier. U kunt deze tijden indien nodig aanpassen.
- Beschrijving: Geef een beschrijving van het uitgevoerde werk (minimaal 32 tekens).
6. Klik op de knop "Tijd registreren" om uw invoer op te slaan.
Na het opslaan verschijnt de geregistreerde tijd in de kalender. De projectnaam en de totaal geregistreerde tijd zijn zichtbaar in het geregistreerde tijdslot. Wanneer u de muis beweegt over een reeds geregistreerd tijdslot, ziet u de beschrijving die voor die tijdinvoer is opgegeven.
U kunt ook elke tijdinvoer bewerken door eenvoudig op de tijdinvoer te klikken die u wilt wijzigen, de nodige aanpassingen te maken en ze op te slaan.
Naast de knop "Opslaan" ziet u het prullenbakpictogram. Door op dit pictogram te klikken, kunt u de gehele tijdinvoer verwijderen na aanvullende bevestiging.
Onder de kalenderweergave bevindt zich een balk met de volgende informatie:
- Geplande uren: Het totale aantal geplande uren per week.
- Verlof: Het totale aantal goedgekeurde verlofuren.
- Nog in te vullen: Het resterende aantal uren dat verwacht wordt te worden geregistreerd tegen het einde van de week.
- Geregistreerde uren: Het totale aantal uren dat tot nu toe is geregistreerd.
Zodra de som van Geregistreerde uren en Verlof de waarde Nog in te vullen overschrijdt, verandert dit in Overuren en wordt het rood gemarkeerd.
Voorbeeldgebruiksscenario’s
- Een medewerker moet dagelijkse werktijden registreren voor specifieke projecten om nauwkeurige facturering en projectregistratie te waarborgen.
- Een medewerker wil het aankomende werkrooster, inclusief goedgekeurde verlofperioden, bekijken in één geïntegreerde kalenderweergave.
- Een gebruiker moet een onjuiste tijdinvoer snel aanpassen of verwijderen direct vanuit het werkrooster.
- Een medewerker bewaakt zijn wekelijkse voortgang door geregistreerde uren te vergelijken met geplande uren en goedgekeurde verlofperioden, om de werkinzet bij te houden en onverwachte overuren te voorkomen.
