Projectenlijst
In het onderdeel Projecten in het hoofdmenu vindt u een lijst van alle projecten die ooit binnen uw organisatie zijn aangemaakt. Deze lijst is georganiseerd op basis van de huidige status van elk project, of het nu actief, gedeeltelijk actief of inactief is, voor een eenvoudige navigatie en beheer.
Voor elk project ziet u de volgende details:
- Naam
Opmerking: Projectfasen (subprojecten) worden weergegeven onder het bijbehorende bovenliggende project. Meerlaagse projecthiërarchie wordt ondersteund.
- Status: Huidige status van het project.
Opmerking: Vereist als u een tarief voor medewerkers wilt toevoegen.
- Medewerkers: Toegewezen medewerkers, indien aanwezig.
- Actieknoppen:
- Ga naar urenweergave: Directe toegang tot de urenregistratie van het project.
- Ga naar projectweergave: Directe toegang tot de gedetailleerde projectweergave.
Bovenaan de pagina kunnen gebruikers filteren op projectnaam, projecttype en klant via de beschikbare filters.
Als een project fasen (subprojecten) heeft, kunt u deze bekijken door op de uitvouwknop links van de projectnaam te klikken.
Hoe de projectstatus in de projectenlijstweergave wordt bepaald
Projecten worden gecategoriseerd als Actief of Inactief op basis van de configuratie van de begin- en einddatums en de datumconfiguratie van de bijbehorende fasen.
1. Weergave van actieve en inactieve projecten
- Wanneer een project Actief of Gedeeltelijk actief is, verschijnt het in het tabblad Actief.
- Wanneer een project Inactief is, wordt het weergegeven in het tabblad Inactief.
2. Impact van inactieve fasen op het bovenliggende project
- Als een fase van een project Inactief wordt, verandert de status van het bovenliggende project automatisch in Gedeeltelijk actief. Zelfs als alle fasen van het project Inactief zijn, maar de einddatum van het bovenliggende project nog niet bereikt is, blijft het Gedeeltelijk actief.
3. Wanneer een bovenliggend project Gedeeltelijk actief wordt
- Als projectfasen actief zijn, maar de einddatum van het bovenliggende project is bereikt, dan verandert de status van het bovenliggende project in Gedeeltelijk actief.
4. Wanneer een project volledig Inactief wordt
- Een project wordt alleen Inactief wanneer alle fasen en het bovenliggende project zelf als Inactief zijn gemarkeerd (einddatum bereikt).
Ga naar urenweergave
Door op de knop Ga naar urenweergave te klikken, wordt u doorgestuurd naar de pagina Rapport werktijden. Deze pagina is ontworpen om managers te helpen de geregistreerde tijd voor specifieke projecten over een geselecteerde periode te bewaken. Het biedt waardevolle inzichten in tijdbeheer en projectvoortgang, en zorgt voor effectieve tracking en resource-allocatie.
Om te bekijken wie aan een project heeft gewerkt, wanneer en hoe lang, volgt u deze stappen:
1. Selecteer de gewenste periode: Kies het bereik waarvoor u de werktijden wilt bekijken.
2. Selecteer het project: Kies het project of de projecten die u wilt bekijken.
3. Klik op "Werktijden project weergeven": Hiermee worden de gedetailleerde werktijden voor het geselecteerde project en de geselecteerde periode weergegeven.
Facturen genereren in Flowtly
Als uw organisatie de module Facturen actief heeft, kunt u facturen genereren op basis van geregistreerde uren.
Als het geselecteerde project een gekoppelde klant heeft, kunt u rechtstreeks een factuur voor een specifieke periode genereren door op de knop "Factuur genereren" te klikken.
Elke medewerker die tijd heeft geregistreerd voor het geselecteerde project of de geselecteerde projecten binnen de opgegeven periode, verschijnt als een afzonderlijke regel op de factuur.
Flowtly vult bekende gegevens automatisch in, waardoor handmatige invoer wordt verminderd en nauwkeurigheid wordt gegarandeerd.
Flowtly kent automatisch het juiste btw-tarief toe op basis van het registratieland van de klant:
- Poolse klanten (Poolse btw-betalers) → Het btw-tarief is standaard ingesteld op 23%.
- Klanten uit andere EU-landen → Het btw-veld wordt automatisch ingesteld op "nd." (niet gedefinieerd), wat betekent dat er geen btw wordt toegepast, tenzij handmatig aangepast.
Als er een label Ontbrekend projecttarief wordt weergegeven naast de naam van de gebruiker, betekent dit dat voor die gebruiker een projecttarief moet worden toegevoegd om de berekening correct te voltooien. Klik op het label om dit toe te voegen. Daarna wordt u doorgestuurd naar het tabblad Tarief van de medewerkerspagina. Nadat het projecttarief voor de medewerker is geconfigureerd, kunt u doorgaan met het aanmaken van de factuur voor deze medewerker. Let erop dat het voor het toevoegen van een medewerkertarief belangrijk is om eerst een klant aan het project toe te wijzen, zodat de tarieven correct aansluiten op de specifieke afspraken met de klant.
Voorbeeldgebruiksscenario's
- Projectstatussen bewaken: Bekijk in één oogopslag welke projecten actief, gedeeltelijk actief of inactief zijn om uw portfolio effectief te beheren.
- Specifieke projecten zoeken: Gebruik filters om bepaalde projecten te vinden op naam, type of klant, zodat u snel door een groot aantal projecten kunt zoeken.
- Projectdetails en uren bekijken: Navigeer rechtstreeks naar de gedetailleerde weergave van een project of het bijbehorende werktijdenrapport voor een grondige analyse van de voortgang en tijdregistratie.
- Facturering starten: Genereer klantfacturen op basis van geregistreerde projecturen rechtstreeks vanuit de "Ga naar urenweergave" voor projecten met actieve factureringsmodules, wat het factureringsproces vereenvoudigt.
