Tijdregistratiebeheer
Flowtly biedt managers twee interfaces om de tijdregistratie van medewerkers te bewaken en te beheren: de kalenderweergave en de tabelweergave. Beide weergaven zijn beschikbaar voor gebruikers met de rollen ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER of ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER, en kunnen worden omgeschakeld via de schakelaar rechtsboven in de module Werktijd.
De kalenderweergave biedt een maandelijks overzicht van geregistreerde uren, met projectnamen en tijdtoewijzingen direct op elke kalenderdag. Deze weergave is bijzonder nuttig voor het bekijken van werkpatronen op individueel of projectniveau en het opsporen van hiaten of inconsistenties over langere tijdsperioden.
De tabelweergave biedt een tweewekelijkse matrix van dagelijks geregistreerde tijd versus verwachte werktijden, weergegeven voor alle geselecteerde medewerkers. Deze indeling is ontworpen voor snelle vergelijkingen, tracking op teamniveau en het in één oogopslag identificeren van ontbrekende invoeren.
Terwijl medewerkers de kalenderweergave voornamelijk gebruiken om hun eigen tijd te registreren, profiteren managers van uitgebreide functionaliteit in beide weergaven - inclusief filters, details, bewerkingsrechten (indien van toepassing) en samenvattingsinzichten.
Rolgebaseerd toegangsgedrag van de kalenderweergave
Met de rol ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER is uw toegang tot de tijdinvoeren van andere medewerkers beperkt tot het bekijken van de geregistreerde tijd alleen voor de projecten waaraan u persoonlijk bent toegewezen. Medewerkers met de rol ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kunnen nauwkeurige werktijdregistraties bekijken voor elke medewerker en elk project in de organisatie. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER verleent gebruikers de mogelijkheid om tijdinvoeren voor elke medewerker te bekijken en te wijzigen. Gebruikers kunnen een specifieke medewerker zoeken met behulp van filters, naar de relevante dag navigeren en op de knop Bewerken klikken op de bijbehorende tijdinvoer om wijzigingen aan te brengen.
Wat u ziet in de kalenderweergave
De kalenderweergave biedt managers een overzicht van een maand aan tijdinvoeren die zijn geregistreerd door geselecteerde medewerkers - standaard voor de gehele organisatie. Deze weergave is ideaal voor het snel scannen van de werkverdeling, het opsporen van ontbrekende invoeren en het begrijpen van projectbetrokkenheid in de loop van de tijd.
Elke kalenderdag toont alle tijdinvoeren van alle geselecteerde medewerkers en/of projecten met het totaal aantal uren per project per dag.
Als drie medewerkers op 23 april tijd hebben geregistreerd voor verschillende projecten, geeft de kalender bijvoorbeeld een gestapelde lijst weer met elk project en de bijbehorende tijdinvoeren voor die dag - zodat onmiddellijk zichtbaar is hoeveel inspanning er is geleverd, door wie en waarvoor.
Managers kunnen de muis bewegen over of klikken op een dagcel om een gedetailleerd overzicht van de invoeren van die dag te openen.
Het venster bevat:
* De naam van de medewerker
* De projectnaam
* De geregistreerde tijd
* Eventuele beschrijvingen of notities
Een potloodpictogram (als de manager ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER heeft) om details te bewerken.
Rolgebaseerd toegangsgedrag van de tabelweergave
De zichtbaarheid en functionaliteit in deze weergave zijn afhankelijk van gebruikersrollen:
* Gebruikers met alleen ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER kunnen overschakelen naar de tabelweergave, maar zien alleen tijdinvoeren voor projecten waaraan ze zijn toegewezen. Ze kunnen geen gebruikersrijen uitvouwen of invoeren bewerken.
* Gebruikers met ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kunnen de tabel bekijken voor alle gebruikers en projecten en mogen tijdinvoeren bewerken, maar kunnen geen gebruikersrijen uitvouwen om het overzicht en de projecttarieven te zien.
* Gebruikers met ROLE_PROJECTS_MANAGER naast viewer- of managerrollen kunnen rijen uitvouwen om gedetailleerde overzichten per project te bekijken.
* Wanneer zowel ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER als ROLE_PROJECTS_MANAGER zijn toegewezen, krijgt de gebruiker volledige toegang: bekijken en bewerken voor alle tijdinvoeren, voor alle gebruikers en projecten, inclusief drilldownweergaven en tariefomleiding als dit ontbreekt voor een medewerker.
Wat u ziet in de tabelweergave
Deze weergave toont een rasterstijl overzicht van alle medewerkers (of gefilterde selecties) en hun dagelijkse werktijdinvoeren. Elke cel in het raster toont twee waarden:
* De geregistreerde tijd voor de dag (bijv. 8:00)
* De verwachte werktijd voor die dag (gewoonlijk 8:00, maar verminderd of leeg in het weekend, op feestdagen of op basis van verlof)
Gebruikers kunnen horizontaal door de weken scrollen en verticaal door alle medewerkers.
U ziet een grijs gestreepte achtergrond voor weekenden en feestdagen. Als een gebruiker een officiële feestdag heeft, wordt de verwachte tijd niet weergegeven en is de cel zichtbaar gedimd. Tijdinvoeren zijn echter voor geen enkele dag geblokkeerd.
Medewerkersrijen uitvouwen voor projectoverzicht
Managers met de juiste rechten (zie Rolgebaseerd toegangsgedrag van de kalenderweergave) kunnen de rij van een gebruiker uitvouwen door op de pijl naast zijn naam te klikken. Wanneer uitgevouwen, onthult het systeem:
* Projecten waarvoor de gebruiker tijd heeft geregistreerd
* De geregistreerde hoeveelheid per project
* Uurtarieven (indien ingesteld)
* Waarschuwingen wanneer tarieven ontbreken
Elke projectrij toont de geregistreerde tijd en het bijbehorende tarief voor dat project, of een rode waarschuwing: "Ontbrekend uurtarief" als er geen tarief is geconfigureerd. Door op de rode waarschuwing te klikken, wordt de manager rechtstreeks doorgestuurd naar de tariefsettingspagina voor die project-medewerkercombinatie. Dit biedt een handige snelkoppeling voor PM's om tariefontbrekingen op te lossen tijdens tijdsoverzichten.
Geregistreerde tijdsdetails bekijken en bewerken
Door de muis te bewegen over en te klikken op een niet-lege tijdcel, opent u een gedetailleerd venster voor die tijdinvoer, met datum, projectnaam, geregistreerde tijdsduur en beschrijving. Een potloodpictogram (alleen zichtbaar voor gebruikers met ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) biedt de mogelijkheid om de tijd of beschrijving te bewerken.
Gebruikers zonder bewerkingsrecht kunnen dit venster nog steeds bekijken voor inzicht in wat is geregistreerd, maar kunnen de inhoud niet wijzigen.
Filteropties
Bovenaan beide weergaven kunt u dynamische filters toepassen om de gegevens te verfijnen:
* Medewerkersfilter - Filter de geregistreerde tijdinvoeren door specifieke medewerkers te selecteren. Hierdoor kunnen managers zich richten op het werk van individuele teamleden of een groep medewerkers. Standaard wordt alleen u weergegeven in dit veld. U kunt filteren op specifieke medewerker(s) of alles selecteren.
* Projectfilter - Filter de invoeren op specifieke projecten/fasen. Dit is nuttig voor het bijhouden van de voortgang en tijdtoewijzing voor verschillende projecten. Standaard worden alle projecten geselecteerd.
* Combinatie van filters: Voor een nauwkeuriger overzicht kunnen managers beide filters tegelijkertijd toepassen. Hierdoor kunnen ze de tijd zien die door geselecteerde medewerkers is geregistreerd voor geselecteerde projecten, wat een gedetailleerd overzicht biedt van de resource-allocatie en projecttijdlijnen.
Exportopties
Rechtsboven vindt u een enkele knop Urenstaat downloaden.
Door op deze knop te klikken, opent u een venster waar gebruikers exportparameters kunnen instellen:
* Datumbereik
* Groeperingsmethode (Geen, Medewerker, Project)
* Gewenst bestandsformaat (PDF of CSV)
Exports weerspiegelen de toegepaste filters en groeperingsopties, waardoor ze nuttig zijn voor interne audits of klantfactureringsrapporten.
Wanneer u filtert op medewerkers of projecten, worden de waarden in de samenvattingsbalk onder de kalender en tabel dienovereenkomstig bijgewerkt. De waarden "Geplande uren", "Verlof", "Nog in te vullen" en "Geregistreerde uren" tonen de totaalsom voor de geselecteerde medewerkers.
Gewerkte uren voor een specifiek project kunnen ook worden bekeken via de functionaliteit "Ga naar urenweergave" die wordt beschreven in het artikel Projectenlijst.
Voorbeeldgebruiksscenario's
- Teamwerkbelasting bewaken: Een projectmanager moet snel identificeren welke teamleden hun volledige verwachte uren voor de huidige week nog niet hebben geregistreerd om op te volgen en evenwichtige werklasten te waarborgen.
- Rapportage voor klantfacturering: Een beheerder moet een gedetailleerde urenstaat genereren voor de klantfacturering van een specifiek project voor de afgelopen maand, gegroepeerd per medewerker en geëxporteerd als PDF.
- Projectbudgetbeoordeling: Een financiële gebruiker wil controleren of alle uurtarieven zijn geconfigureerd voor medewerkers die aan een bepaald project werken en eenvoudig navigeren om ontbrekende tarieven in te stellen vóór facturering.
- Inzicht in resource-allocatie: Een teamleider wil bekijken hoe de tijd over verschillende projecten is verdeeld voor zijn directe medewerkers over een kwartaal, met behulp van de kalenderweergave om trends te ontdekken en gefundeerde personeelsbeslissingen te nemen.
