Tijdregistratie
Als onderdeel van de projectbeheerfunctionaliteit is er een tijdregistratiefunctie toegankelijk via het tabblad Werktijd voor alle gebruikers. Medewerkers kunnen dagelijks hun tijd registreren voor meerdere projecten, waarbij de tijd wordt bijgehouden voor gedetailleerde monitoring en facturering. Managers hebben de mogelijkheid om de door andere medewerkers geregistreerde tijd direct te bekijken vanuit de kalenderweergave op de pagina Werktijd. Meer over de beheermogelijkheden voor tijdregistratie wordt beschreven in het artikel Tijdregistratiebeheer.
Als de module Verlofbeheer actief is voor uw organisatie, worden alle goedgekeurde verlofperioden naadloos geïntegreerd in de kalenderweergave. Bovendien verschijnen feestdagen automatisch in de kalender.
Medewerkers
Medewerkers zonder specifieke toegewezen rollen hebben beperkte toegang, waardoor ze alleen hun werktijden kunnen registreren voor toegewezen projecten en hun eerder geregistreerde tijd kunnen bekijken. Dit zorgt voor nauwkeurig tijdbeheer en verantwoording voor alle teamleden die bij het project betrokken zijn.
Bij het navigeren naar de pagina Werktijd zien medewerkers een kalenderweergave voor de huidige maand. Ze kunnen één of meerdere tijdinvoeren per dag toevoegen, wat zorgt voor nauwkeurige registratie van hun werktijden voor elk toegewezen project.
Een nieuwe tijdinvoer aanmaken:
1. Navigeer naar het onderdeel Werktijd in het hoofdmenu.
2. Klik op de knop Invoer toevoegen die zich in elke kalenderdag-cel bevindt.
3. Selecteer project: Kies een project/fase uit de lijst met projecten die aan de gebruiker zijn toegewezen.
Opmerking: Als een medewerker is toegewezen aan een bovenliggend project, zijn alle bijbehorende subprojecten ook beschikbaar voor selectie.
4. Voer bestede tijd in: Geef de hoeveelheid tijd op die aan het project is besteed.
5. Voeg een beschrijving toe: Schrijf een beschrijving van minimaal 32 tekens met details over het uitgevoerde werk, of voeg eenvoudig koppelingen toe naar de tickets waaraan u heeft gewerkt.
6. Sla de invoer op: Klik op Opslaan om de invoer aan de kalender toe te voegen.
Na het opslaan verschijnt de invoer in de geselecteerde kalendercel. Gebruikers kunnen meerdere invoeren per dag toevoegen (maximaal 24 uur in totaal). Bovendien hebben gebruikers de flexibiliteit om tijd te registreren met nauwkeurigheid op de minuut. Hoewel het vervolgkeuzemenu selectie mogelijk maakt in intervallen van 15 minuten, kunnen gebruikers indien nodig handmatig specifieke tijdsduren invoeren, zoals 22 of 57 minuten.
Als u de details van een geregistreerde periode wilt bekijken, beweegt u eenvoudig de cursor over de tijdinvoer. Alle details van de tijdinvoer verschijnen, evenals de mogelijkheid om de tijdinvoer te bewerken of te verwijderen.
Onder de kalender bevindt zich een balk met een samenvatting van actuele informatie: "Geplande uren" (totale geplande tijd voor de maand, exclusief feestdagen en weekenden), "Verlof" (totale goedgekeurde verloftijd voor de huidige maand), "Nog in te vullen" (verwachte te registreren tijd voor het einde van de maand), en "Geregistreerde uren" (tot nu toe al geregistreerde tijd). Zodra de som van "Geregistreerde uren" en "Verlof" de waarde "Geplande uren" overschrijdt, verandert "Nog in te vullen" in "Overuren" en wordt dit rood gemarkeerd.
Voorbeeldgebruiksscenario’s
- Medewerkers registreren nauwkeurig dagelijkse uren besteed aan verschillende projecten voor projectverantwoording en voortgangsregistratie.
- Managers bewaken de teamwerkbelasting en projectstatus door de geregistreerde tijdinvoeren van hun teamleden te bekijken.
- Nauwkeurige klantfacturen genereren op basis van geregistreerde projecturen, wat de nauwkeurigheid van de facturering waarborgt.
- Naleving van geplande projecturen bewaken en potentiële overuren of onderbenutting van resources identificeren.
