Documenten
Om medewerkerdocumenten te beheren, dient u eerst het juiste documenttype aan te maken.
Het tabblad Documenten is zichtbaar als de module Documenten actief is en als de juiste rol is geconfigureerd.
Een documenttype aanmaken
Er zijn twee manieren om een documenttype aan te maken:
- Via Organisatie-instellingen (in de tegel Documenttypen):
Stappen:
1. Navigeer naar de Organisatie-instellingen
2. Ga naar de sectie Documenttypen
3. Maak een nieuw type aan en wijs het toe aan de relevante module (bijv. Medewerkers).
- Rechtstreeks vanuit het modaal Document toevoegen
Als de gebruiker de rol Documentbeheerder heeft, kunnen zij een nieuw documenttype rechtstreeks aanmaken vanuit het modaal "Document toevoegen" door op de knop "Nieuw documenttype +" naast het keuzemenu Documenttype te klikken.
Eenmaal op deze manier aangemaakt, is het documenttype automatisch beschikbaar in de module waar het is aangemaakt — bijvoorbeeld in de module Medewerkers.
Een bestand uploaden
Wanneer u naar het tabblad Documenten in een medewerkersprofiel gaat, ziet u een lijst met reeds toegevoegde documenten met hun bestanden. Om een nieuw document toe te voegen, klikt u op de knop "Document toevoegen" in de rechterbovenhoek. Er verschijnt een modaal venster waarin u het volgende dient op te geven:
- Documenttype – selecteer uit de lijst of maak een nieuw type aan (als u de rol Documentbeheerder heeft) [vereist]
- Bijgevoegd bestand – upload een bestand in PDF-, PNG-, JPG- of GIF-formaat (max. 3 MB) [vereist]
- Omschrijving – een korte notitie met een beschrijving van de bestandsinhoud [optioneel]
Na het opslaan verschijnt het document in de lijst op het tabblad Documenten van de medewerker.
Voorbeeldgebruiksscenario's
- Veilig opslaan van medewerkerscontracten, overeenkomsten en aanbiedingsbrieven.
- Certificaten uploaden voor professionele trainingen of ontwikkelingscursussen.
- Essentiële HR-formulieren beheren, zoals onboardingsdocumenten, belastingaangiften of noodcontactgegevens.
- Ondersteunende documenten bijvoegen, zoals medische verklaringen voor ziekteverlof of goedkeuringsformulieren voor speciale aanvragen.
