Prenotazione di una risorsa da parte di un dipendente
In qualità di dipendente, per prenotare una sala, devi navigare alla voce Prenotazione delle proprietà nel menu principale sul lato sinistro. Vedrai 2 schede: la prima è Prenotazioni, dove vedrai un elenco delle risorse assegnate a te. La seconda si chiama Prenota, dove sono visualizzate tutte le risorse. In qualità di dipendente, puoi prenotare qualsiasi di esse purché non siano già prenotate per lo stesso periodo. Puoi verificarlo utilizzando il campo “Disponibile da” situato nell’angolo in alto a destra della scheda Prenota. Ti consente di definire la data e l’ora di inizio da cui le risorse disponibili verranno visualizzate nell’elenco sottostante. Una risorsa configurata per prenotazioni giornaliere sarà occupata per l’intera giornata, mentre una risorsa configurata per minuti verrà mostrata come disponibile al di fuori delle sue ore prenotate.
Prenotazione
Espandi il gruppo e seleziona la risorsa che ti interessa. Fai clic sul pulsante “Prenota”.
Tipo Giornaliero
Si aprirà una finestra con una visualizzazione calendario che mostra l’intero mese, indicando i giorni passati e quello corrente. Per prenotare una risorsa, seleziona un periodo disponibile nel calendario e usa il trascinamento per contrassegnare i giorni di interesse. Ad esempio, per selezionare i giorni dal 5 al 9, fai clic sul 5° giorno del mese e trascina fino al 9° tenendo premuto il pulsante del mouse. Dopo questa operazione, conferma la prenotazione facendo clic sull’icona di salvataggio o annullala facendo clic sulla croce. Inoltre, sotto il calendario, troverai i campi Prenotazione da/a. Questi campi vengono precompilati in base al periodo selezionato nel calendario. Puoi usarli per regolare manualmente la prenotazione, ad esempio per estenderla al mese successivo. Questo tipo di modifica non è possibile tramite trascinamento, ma può essere effettuata tramite input manuale in questi campi.
Tipo Minuti
Si aprirà una finestra con una visualizzazione calendario che mostra i giorni della settimana corrente. Per prenotare una risorsa, ad esempio una sala dalle 10:00 alle 10:45, trova uno slot disponibile e usa il trascinamento per selezionare il periodo di tempo desiderato facendo clic e trascinando. Dopo questa operazione, conferma facendo clic sull’icona di salvataggio, oppure annulla la prenotazione facendo clic sulla croce. Se hai bisogno di un controllo più preciso sull’orario di prenotazione rispetto a quello possibile con il trascinamento, fai clic sull’icona dell’orologio sulla prenotazione. Si aprirà un modale di selezione dell’orario, in cui puoi inserire manualmente l’ora di inizio e di fine della prenotazione.
Tipo Permanente
Alcune risorse, come le scrivanie, possono essere assegnate in modo permanente a utenti specifici. Non si tratta di prenotazioni a tempo limitato come quelle orarie o giornaliere. Invece, la risorsa rimane assegnata indefinitamente a partire da una data di inizio definita.
Come effettuare una prenotazione permanente:
1. Trova una risorsa contrassegnata come disponibile in modo permanente (vedrai un punto verde e un pulsante “Prenota”).
2. Fai clic sul pulsante Prenota.
3. Nella finestra modale che appare, inserisci una data di inizio dell’affitto permanente utilizzando il selettore del calendario.
4. Fai clic su Prenota per finalizzare.
Una volta prenotata, la risorsa verrà mostrata come riservata “Permanentemente” e non potrà essere selezionata da altri utenti.
Dopo la conferma della prenotazione, verrà creata una prenotazione e al dipendente verrà inviata una notifica via e-mail a titolo informativo. La prenotazione sarà visibile nella scheda “Prenotazioni” e nel widget sul dashboard.
Annullamento di una prenotazione
L’annullamento è possibile in qualsiasi momento, a condizione che il periodo di prenotazione non sia terminato. In tal caso, la prenotazione rimane nel sistema a fini statistici. Per annullare la prenotazione, nella visualizzazione principale nella scheda “Prenotazioni”, seleziona la prenotazione, fai clic sul pulsante x, fornisci un motivo e conferma l’annullamento. L’annullamento verrà confermato da una notifica via e-mail.
Casi d’uso
- Prenotazione di una sala riunioni: prenota rapidamente una sala conferenze per un’ora specifica o per alcune ore utilizzando il tipo di prenotazione “Minuti”.
- Prenotazione di uno spazio per il progetto: garantisci un’area di lavoro dedicata o una sala progetto per diversi giorni o settimane consecutivi utilizzando il tipo di prenotazione “Giornaliero”.
- Assegnazione di una scrivania permanente: fornisci a un nuovo dipendente un’assegnazione permanente di scrivania, assicurandoti che sia sua indefinitamente a partire da una data di inizio specifica utilizzando il tipo di prenotazione “Permanente”.
- Modifica o annullamento di una prenotazione: modifica o annulla facilmente una prenotazione esistente se i piani cambiano, liberando la risorsa per gli altri.
Pagine correlate
- Prenotazione delle proprietà
- Bloccare la possibilità di prenotazione
- Creare una nuova o modificare una proprietà
