Nieuwe accommodatie aanmaken of bewerken
Om een nieuwe resource aan te maken, gaat u naar de instellingen onder het tandwielpictogram en zoekt u de tegel Accommodaties. In de eerste weergave ziet u een lijst met bestaande resources gecategoriseerd op type. Als u een enkele groep uitvouwt, wordt een lijst weergegeven van alle resources met hun basisparameters.
Bovenaan de pagina vindt u het veld “Reserveringsdagenlimiet”, waarmee u het maximale aantal dagen kunt instellen voor reserveringen.
Als beheerder of resourcebeheerder kunt u nieuwe resources aanmaken en bestaande beheren.
In het hoofdgedeelte van de weergave Accommodaties ziet u eerder aangemaakte resources en heeft u de optie om bestaande te bewerken of nieuwe te maken:
* Om een nieuwe resource toe te voegen, klikt u op de knop Accommodatie toevoegen.
* Om een bestaande resource te bewerken, klikt u op het potloodpictogram naast elke resource.
In beide gevallen wordt een formulier weergegeven met verplichte en optionele gegevensvelden voor de resource. Dit formulier bevat alle benodigde velden om elke combinatie van artikel/locatie te configureren. Naast basisvelden zoals naam of beschrijving kunt u het volgende opgeven:
* Status - Op voorraad/Verkocht/Beschadigd. Standaard kunnen resources niet worden verwijderd, maar ze kunnen worden “doorgehaald” door de status te wijzigen.
* Type - bijv. computer, monitor, vergaderruimte, overlegruimte, enz.
* Zichtbaarheid - geeft aan of de resource zichtbaar is op de reserveringslijst voor medewerkers. Als de resource niet zichtbaar is, kan deze alleen door een manager worden toegewezen.
* Veelvoud - definieert de minimale eenheid en veelvouden van tijd waarvoor de resource kan worden gereserveerd. Deze optie is alleen beschikbaar als het Reserveringstype is ingesteld op Minuten.
* De standaardwaarde is 15 minuten, maar dit kan per accommodatie worden geconfigureerd (bijvoorbeeld 5, 10, 15 of 30 minuten).
* Het veelvoud mag niet groter zijn dan 30 minuten.
* Zowel slepen-en-neerzetten als handmatige invoer via het klokvenster sluiten aan op het gedefinieerde interval.
* Het reserveringsraster is uitgelijnd op het gedefinieerde veelvoud om consistentie te waarborgen.
* Reserveringstype - Minuten, Uren, Permanent. Bijv. 1 dag, 15 minuten, enz. Een permanent reserveringstype betekent dat de resource permanent aan een medewerker is toegewezen, zonder een opgegeven eindtijd.
* Locatie - geeft aan waar de resource zich bevindt. Locaties kunnen worden toegevoegd of gewijzigd in de instellingen onder het tandwielpictogram, in de tegel Locaties.
* Serienummer - een nuttig veld voor artikelen zoals computerapparatuur om ze uniek te identificeren.
* Garantie tot - nuttig voor organisatorische doeleinden.
Na het invullen van alle verplichte velden moet u de resource opslaan. Zodra deze bewerking is voltooid, kunt u een afbeelding van de resource uploaden. De afbeelding wordt als pictogram weergegeven in de meeste lijsten. Een grotere afbeelding wordt bijvoorbeeld getoond wanneer een medewerker de resource reserveert.
Na het opslaan wordt het tabblad Componenten geactiveerd, waarmee u bestaande accommodaties kunt selecteren om te koppelen aan de nieuw aangemaakte accommodatie.
Bestaande accommodatie bewerken
Door een bestaande accommodatie te bewerken, kunnen managers de details bijwerken en ervoor zorgen dat alle relevante informatie correct en actueel is. Volg de onderstaande stappen om een accommodatie te bewerken:
1. Navigeer naar Organisatie-instellingen via het gebruikersmenu.
2. Selecteer de tegel Accommodaties.
3. Zoek de gewenste accommodatie in de lijst.
4. Klik op de knop Bewerken (potloodpictogram) tegenover de geselecteerde accommodatie.
5. Wijzig de beschikbare opties naar behoefte. U kunt ook een afbeelding instellen voor de accommodatie.
6. Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
Uw updates zijn onmiddellijk van kracht en de accommodatie weerspiegelt de nieuwe details in het hele systeem.
Voorbeeldgebruiksscenario’s
- Nieuwe apparatuur onboarden: Voeg nieuw aangeschafte laptops, monitoren of gespecialiseerde gereedschappen toe aan het systeem, zodat ze beschikbaar zijn voor reservering door medewerkers.
- Nieuwe vergaderruimtes instellen: Maak vermeldingen aan voor nieuwe vergaderzalen, overlegruimtes of projectruimtes, waarbij u de capaciteit, het reserveringstype en de zichtbaarheid definieert.
- Asstatus bijwerken: Markeer een defecte projector als ‘Beschadigd’ of een oude computer als ‘Verkocht’ om verdere reserveringen te voorkomen en een nauwkeurige inventaris bij te houden.
- Reserveringsregels aanpassen: Wijzig het reserveringsveelvoud voor een gedeelde resource, zoals het verlagen van de minimale reserveringstijd van bepaalde laboratoriumapparatuur van 15 naar 5 minuten om kortere gebruiksbehoeften mogelijk te maken.
Gerelateerde pagina’s
- Nieuwe locatie aanmaken
- Reserveringsproces voor accommodaties
- Accommodatiebeheer
- Reservering blokkeren
