Werkroosterconfiguratie

Als de module Overeenkomsten in uw organisatie actief is, kunt u gebruikmaken van de functie Werkrooster en werkroosters voor uw medewerkers beheren. Hiermee kunt u terugkerende diensten of onregelmatige roosters instellen om diverse werkpatronen te accommoderen, waaronder deeltijd, voltijd en flexibele werktijden.
Als de module Projecten ook actief is naast Overeenkomsten, kunnen medewerkers hun werktijd registreren via het item Werktijd. Als er geen actief werkrooster is voor een medewerker, kan de medewerker nog steeds werktijd registreren, maar zonder zichtbaar rooster (beschreven in Projecten → Tijdregistratie).
Als alleen de module Overeenkomsten actief is, kunnen medewerkers uitsluitend toegewezen roosters raadplegen, zonder de mogelijkheid om tijd te registreren. Let op: als een medewerker een werkrooster had maar hiervan is ontkoppeld, verdwijnt het item Werktijd uit het hoofdmenu.
Flowtly biedt de mogelijkheid om standaard werktijden en diensten te definiëren op basis van organisatiebeleid of individuele overeenkomsten in de Organisatie-instellingen.

Stappen voor het aanmaken van een werkrooster:

Ga naar het item Organisatie instellingen via het gebruikerscontextmenu
Selecteer de tegel Werkrooster
Klik op de knop "Werkrooster aanmaken" rechtsboven op de pagina
Vul het formulier in met:

- Naam (verplicht)
- Omschrijving (optioneel)
5. Klik op "Volgende"
Na het indienen van het formulier wordt u doorgestuurd naar de pagina waar u roostertijdvakken kunt aanmaken.
In de kalenderweergave kunt u kiezen of het te configureren rooster een 7-daagse werkweek of een Aangepast rooster (diensten) volgt. Standaard selecteert het systeem de 7-daagse werkweek.
Naast deze schakelaar vindt u de schakelaar Feestdagen negeren. Standaard is deze uitgeschakeld, wat betekent dat alle feestdagen worden meegenomen voor alle medewerkers die aan dit rooster zijn toegewezen. Als u de schakelaar inschakelt, worden feestdagen uitgesloten.

7-daagse werkweek (standaard)

De optie 7-daagse werkweek zorgt ervoor dat het rooster overeenkomt met de standaard kalenderweek (maandag tot en met zondag).
Deze optie is alleen actief als het aantal dagen dat aan het rooster is toegevoegd deelbaar is door 7 (bijv. 7 dagen, 14 dagen).
Wanneer geselecteerd, is het rooster "gekoppeld" aan de standaard weekdagen, wat betekent dat elke dag direct overeenkomt met een specifieke weekdag (bijv. maandag, dinsdag, enz.).

Aangepast rooster (diensten)

Om een rooster te configureren dat niet overeenkomt met de standaard kalenderweek, schakelt u over naar Aangepast rooster (diensten).
In deze modus kunt u een rooster definiëren met elk gewenst aantal dagen, ongeacht het standaard weekformaat.
Minimaal aantal toegestane dagen voor een aangepast rooster: 2 dagen.
Maximaal aantal toegestane dagen (voor zowel reguliere als aangepaste roosters): 14 dagen.
Als u een rooster configureert met een aantal dagen dat niet deelbaar is door 7, moet de optie Aangepast rooster (diensten) worden gebruikt.
Voorbeeldscenario's
7-daagse werkweek: U wilt een rooster dat de standaard week (maandag tot en met zondag) volgt. U kunt 7 of 14 dagen configureren en het systeem koppelt deze rechtstreeks aan de respectievelijke weekdagen.
Aangepast rooster: U heeft een werkrooster van 5 dagen nodig dat niet overeenkomt met de standaard weekstructuur. In dit geval schakelt u over naar het aangepaste rooster en configureert u de specifieke dagen handmatig.

Roostertijdvakken aanmaken

Gebruik de functie Slepen en neerzetten om werkroosters te configureren met verschillende tijdvakken.
Klik op het tijdstip in de kalender waarop het werk begint en sleep naar het tijdstip waarop het werk eindigt. U dient het roostertijdvak te bevestigen of te annuleren door op de vinkjesknop of de x-knop te klikken. Onderaan het tijdvakblok wordt het geselecteerde aantal uren weergegeven.
Om lunchpauzes of andere niet-werktijden te configureren, laat u deze periodes gewoon ongeselecteerd — ze worden niet meegeteld in de totale werkuren.
Om een roostertijdvak te bewerken, klikt u erop en past u in het pop-upvenster het tijdbereik aan tot op minutennauwkeurigheid.
Onderaan de aanmakpagina wordt het totale aantal werkuren weergegeven. Zo kunt u controleren of de aangemaakte roostertijdvakken overeenkomen met de wekelijkse uren die in Overeenkomsten zijn vastgesteld voor de medewerker aan wie u dit werkrooster wilt toewijzen.
Nadat u de roostertijdvakken hebt geconfigureerd, klikt u op de knop "Klaar" onderaan de pagina.
Als u een rooster wilt aanmaken voor een niet-standaard werkweek, bijv. een medewerker werkt 4 dagen en heeft daarna 4 dagen vrij, dient u een rooster van 8 dagen voor te bereiden waarbij de eerste 4 dagen een roostertijdvak hebben en de volgende 4 dagen geen roostertijdvak. Het systeem leest de 4 toegevoegde dagen zonder tijdvak als vrije dagen.
Om een extra dag aan de roosterkalender toe te voegen, klikt u op de knop "Toevoegen" na de laatste dag van de roosterpagina.

Opmerking: Als het rooster "regulier" is, kunt u alleen volledige weken toevoegen (maximaal 2 weken). Voor een aangepast rooster kunt u afzonderlijke dagen toevoegen (maximaal 14 dagen).

Voorbeeldscenario's

Standaard 5-daagse werkweek voor kantoorpersoneel: Stel eenvoudig een terugkerend maandag-tot-vrijdagrooster in voor medewerkers met vaste werktijden, waardoor tijdregistratie en naleving van overeenkomsten worden gestroomlijnd.
Flexibele of deeltijdregelingen: Configureer aangepaste roosters voor medewerkers die op specifieke dagen of een gedeelte van de week werken, zoals een 3-daagse werkweek of wisselende dagelijkse uren, afgestemd op individuele overeenkomsten.
Roterende shiftpatronen: Ontwerp complexe roosters zoals 4 dagen werken, 4 dagen vrij (via een aangepast rooster van 8 dagen) voor teams met doorlopende operationele vereisten.
Automatische feestdagenverwerking: Zorg ervoor dat officiële feestdagen automatisch worden opgenomen of uitgesloten uit het werkrooster van een medewerker, afhankelijk van het organisatiebeleid, via de daarvoor bestemde schakelaar.

Gerelateerde pagina's

App-routes

Open /agreements