Gestione delle richieste di ferie
Come manager, è possibile esaminare le richieste di ferie in arrivo, approvarle o rifiutarle con un semplice clic. La voce dedicata nel menu principale è denominata Gestione ferie. Sono disponibili 2 viste per aiutare a gestire le ferie. La prima è la scheda Richieste di assenza.
Tutte le ferie richieste sono elencate nella scheda Richieste di assenza.
Questa sezione fornisce informazioni essenziali su ogni richiesta, tra cui:
- Nome: Il nome del dipendente che richiede le ferie.
- Tipo di assenza: Il tipo di richiesta di ferie.
- Descrizione: Una breve spiegazione o dettagli aggiuntivi forniti dal dipendente riguardo alla richiesta di ferie (può essere vuota se configurata come facoltativa).
- Da/A: Le date di inizio e fine delle ferie richieste.
- Durata: La durata totale della richiesta di ferie, specificata in ore.
- Stato: Lo stato attuale della richiesta (ad es., In sospeso (se non ci sono ancora approvazioni), o Approvata 1/2, Approvata 2/3 se sono richieste più approvazioni).
- Pulsante freccia: Quando l'utente fa clic sul pulsante freccia, appare un pannello laterale con informazioni dettagliate sull'assenza selezionata. Questa vista funge sia da pannello informativo che da centro azioni per gli approvatori.
Il pannello include:
* Nome e avatar del dipendente
* Periodo di assenza: mostra chiaramente le date di inizio e fine con le ore o i giorni totali richiesti
* Saldo ferie corrente e saldo dopo la detrazione dell'assenza
* Tipo di assenza e descrizione, se fornita
* Percorso di approvazione: visualizza l'elenco degli approvatori se ne è richiesto più di 1.
Meccanismo di approvazione
Se è richiesta una sola approvazione (cioè Conteggio approvazioni = 1), il primo approvatore che accetta la richiesta la finalizza:
- Lo stato cambia da In sospeso ad Accettata
- La richiesta viene automaticamente spostata nella scheda "Storico ferie"
- L'approvatore vede i pulsanti Accetta e Rifiuta
Se sono richieste più approvazioni:
- Una volta che l'utente corrente approva, non vede più i pulsanti di azione
- L'assenza rimane nella scheda Richieste di assenza fino al completamento di tutte le approvazioni
- La richiesta viene spostata nello Storico ferie solo quando tutte le approvazioni richieste sono completate
Ciò garantisce la piena trasparenza nei flussi di lavoro di approvazione multilivello, semplificando al contempo i casi di approvazione a livello singolo.
Tutte le ferie completamente accettate sono visualizzate nella scheda Storico ferie. Le ferie in corso avranno uno sfondo blu, per renderle più facili da identificare.
Le schede Richieste di assenza e Storico ferie possono essere filtrate per Dipendente e tipo di ferie.
I manager hanno la possibilità di gestire le richieste di ferie già approvate direttamente dalla scheda Storico ferie. Quando si visualizza un'assenza approvata di un dipendente specifico:
Funzionalità di modifica
Facendo clic sull'opzione "Modifica assenza" nel pannello laterale, appare una finestra di modifica standard.
La finestra consente al manager di:
- Modificare il tipo di assenza.
- Adeguare la descrizione.
- Cambiare la durata dell'assenza (intervallo di date e ore).
Nota: Non è possibile cambiare il dipendente quando si modifica una ferie già creata.
Il saldo ferie visualizzato nella finestra si aggiorna dinamicamente in base alla durata modificata.
Una volta salvate le modifiche, i dettagli dell'assenza e il saldo ferie vengono aggiornati di conseguenza.
Funzionalità di rimozione
I manager possono anche fare clic sul pulsante "Rimuovi assenza" per eliminare la voce dell'assenza.
Apparirà una finestra di conferma con la domanda: "Sei sicuro di voler eliminare?"
Dopo aver confermato tramite "Sì, continua", l'assenza viene rimossa dal sistema.
Se l'assenza eliminata aveva precedentemente ridotto il saldo ferie del dipendente, il saldo verrà automaticamente ricalcolato e aggiornato per riflettere l'eliminazione.
Ciò garantisce la massima flessibilità e precisione nella gestione dei registri delle ferie, mantenendo al contempo un monitoraggio aggiornato dei giorni di assenza disponibili per i dipendenti.
Creazione di ferie per conto di un dipendente
Come manager, è anche possibile creare ferie per conto di qualsiasi dipendente attivo facendo clic sul pulsante Aggiungi ferie nell'angolo in alto a destra. Queste richieste verranno approvate automaticamente indipendentemente dall'impostazione del conteggio approvazioni.
Per creare ferie per conto di un dipendente, seguire questi passaggi:
1. Accedere alla voce Gestione ferie dal menu principale.
2. Fare clic sul pulsante Aggiungi ferie.
3. Selezionare il dipendente dall'elenco a discesa.
4. Selezionare il tipo di ferie.
5. Fornire una breve descrizione o il motivo delle ferie (facoltativo, se impostato come non obbligatorio nelle impostazioni).
6. Selezionare il giorno o il periodo per le ferie nel calendario utilizzando la funzionalità di trascinamento.
7. Salvare le ferie facendo clic sul pulsante "Crea ferie".
Nota: Una volta selezionato un tipo di ferie, il campo descrizione sarà contrassegnato come obbligatorio o rimarrà facoltativo in base alle impostazioni comuni per le ferie.
Nota: È anche possibile selezionare alcune ore (da 1 a 7) nel campo Ore se il periodo di assenza è inferiore a una giornata intera.
Nota: Sotto il modulo è presente una sezione di riepilogo che include il saldo ferie corrente, il periodo di assenza (ad es., 4 ore) e il saldo aggiornato dopo il salvataggio delle ferie. Questo fornisce una panoramica chiara dell'impatto della creazione sul saldo residuo.
Le ferie verranno automaticamente visualizzate nella scheda Storico ferie con la possibilità di essere modificate o rimosse.
Pianificatore ferie
La scheda Pianificatore ferie in Gestione ferie fornisce una vista calendario visiva di tutte le assenze approvate nell'organizzazione, aiutando manager e team a pianificare il lavoro in base alla disponibilità dei dipendenti.
Su un monitor desktop standard, il pianificatore visualizza una finestra mobile di 30 giorni, a partire dal giorno corrente. Questo aiuta i manager a monitorare sia le assenze imminenti che quelle in corso.
Il pianificatore ferie include:
- Vista calendario interattiva – Visualizza le ferie pianificate per i dipendenti.
- Creazione rapida delle ferie – Fare clic su un riquadro di giorno vuoto o utilizzare il trascinamento per aggiungere una ferie.
- Flusso di lavoro di approvazione – Approvare o rifiutare le richieste di ferie in sospeso.
- Modifica e rimozione – Modificare o eliminare le ferie approvate se necessario.
- Visibilità approvazione in sospeso – Se sono necessarie approvazioni aggiuntive, la richiesta sarà contrassegnata come in sospeso con i dettagli pertinenti.
Aggiunta di ferie nel Pianificatore ferie
- Fare clic su un riquadro di giorno vuoto nel pianificatore.
- In alternativa, utilizzare il trascinamento per definire la durata delle ferie.
- Compilare i dettagli richiesti per le ferie (ad es., tipo di assenza, durata, descrizione).
- Fare clic sul pulsante "Crea ferie".
Le ferie appariranno nel pianificatore e in tutte le altre viste pertinenti come già approvate.
Modifica o rimozione di ferie approvate
- Fare clic su una ferie già approvata.
- Modificare i dettagli facendo clic sul pulsante pertinente nel pannello laterale apparso.
- Utilizzare l'opzione Rimuovi assenza per rimuovere la ferie se necessario.
Approvazione o rifiuto di una richiesta di ferie
- Se una richiesta è in attesa di approvazione, sarà visivamente diversa dalle ferie approvate nel calendario.
- Come responsabile delle ferie, è possibile:
- Fare clic sulla richiesta per visualizzare i dettagli.
- Approvare o rifiutare la richiesta facendo clic sul pulsante pertinente.
- Se sono necessarie ulteriori approvazioni, la richiesta rimarrà come in sospeso fino al completamento di tutte le approvazioni necessarie.
Utilizzare i filtri per visualizzare dipendenti specifici.
Il Pianificatore ferie semplifica la gestione delle assenze fornendo un sistema di monitoraggio facile da usare e trasparente. Con la possibilità di utilizzare filtri per visualizzare dipendenti specifici, i manager possono garantire una pianificazione regolare delle ferie mantenendo l'equilibrio della forza lavoro.
Esempi di utilizzo
- Approvazione delle richieste in sospeso: Esaminare e approvare o rifiutare rapidamente più richieste di ferie inviate dai membri del proprio team.
- Creazione di assenza per un dipendente: Aggiungere un giorno di malattia o un'assenza speciale per conto di un dipendente che non è in grado di inviarla autonomamente.
- Modifica delle ferie approvate: Modificare le date o la durata di una ferie già approvata se i piani cambiano, garantendo l'accuratezza dei registri delle assenze.
- Visualizzazione della disponibilità del team: Utilizzare il Pianificatore ferie per ottenere una panoramica completa di chi è in ferie in un dato momento, aiutando nella pianificazione della forza lavoro.
