Verlofaanvragen beheren
Als manager kunt u binnenkomende verlofaanvragen bekijken en aanvragen met één klik goedkeuren of afwijzen. Het daarvoor bestemde onderdeel in het hoofdmenu heet Verlofbeheer. Er zijn 2 weergaven die u helpen bij het beheren van verlof. De eerste is het tabblad Verlofaanvragen.
Alle ingediende verlofaanvragen worden vermeld op het tabblad Verlofaanvragen.
Dit onderdeel biedt essentiële informatie over elke aanvraag, waaronder:
- Naam: De naam van de medewerker die verlof aanvraagt.
- Verloftype: Het type verlofaanvraag.
- Omschrijving: Een korte toelichting of aanvullende details van de medewerker over de verlofaanvraag (kan leeg zijn als dit als optioneel is geconfigureerd).
- Van/Tot: De start- en einddatum van het aangevraagde verlof.
- Duur: De totale duur van de verlofaanvraag, opgegeven in uren.
- Status: De huidige status van de aanvraag (bijv. In behandeling (als er nog geen goedkeuringen zijn), of Goedgekeurd 1/2, Goedgekeurd 2/3 als meerdere goedkeuringen vereist zijn).
- Pijlknop: Wanneer een gebruiker op de pijlknop klikt, verschijnt er een zijpaneel met gedetailleerde informatie over het geselecteerde verlof. Deze weergave dient zowel als informatiepaneel als als actiecentrum voor goedkeurders.
Het paneel bevat:
* Naam en profielfoto van de medewerker
* Verlofperiode: toont duidelijk de start- en einddatum met het totaal aantal aangevraagde uren of dagen
* Huidig verlofsaldo en het saldo na aftrek van het verlof
* Verloftype en omschrijving, indien opgegeven
* Goedkeuringspad: toont de lijst van goedkeurders als er meer dan 1 nodig zijn.
Goedkeuringsmechanisme
Als slechts één goedkeuring vereist is (d.w.z. Aantal goedkeuringen = 1), zal de eerste goedkeurder die de aanvraag accepteert deze finaliseren:
- De status verandert van In behandeling naar Geaccepteerd
- De aanvraag wordt automatisch verplaatst naar het tabblad "Verlofhistorie"
- De goedkeurder ziet zowel de knop Accepteren als de knop Afwijzen
Als meerdere goedkeuringen vereist zijn:
- Zodra de huidige gebruiker heeft goedgekeurd, ziet hij geen actieknoppen meer
- Het verlof blijft op het tabblad Verlofaanvragen totdat alle goedkeuringen zijn voltooid
- De aanvraag wordt pas naar Verlofhistorie verplaatst nadat alle vereiste goedkeuringen zijn gegeven
Dit zorgt voor volledige transparantie in goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus, terwijl goedkeuring op één niveau wordt vereenvoudigd.
Alle volledig goedgekeurde verloven worden weergegeven op het tabblad Verlofhistorie. Lopende verloven hebben een blauwe achtergrond, zodat ze gemakkelijker te herkennen zijn.
De tabbladen Verlofaanvragen en Verlofhistorie kunnen worden gefilterd op medewerker en verloftype.
Managers kunnen reeds goedgekeurde verlofaanvragen direct beheren vanuit het tabblad Verlofhistorie. Wanneer een specifiek goedgekeurd verlof van een medewerker wordt bekeken:
Bewerken
Door op de optie "Verlof bewerken" in het zijpaneel te klikken, verschijnt er een standaard bewerkingsvenster.
In het venster kan de manager:
- Het verloftype wijzigen.
- De omschrijving aanpassen.
- De duur van het verlof wijzigen (datumbereik en uren).
Opmerking: Het is niet mogelijk om de medewerker te wijzigen bij het bewerken van een reeds aangemaakt verlof.
Het verlofsaldo dat in het venster wordt weergegeven, wordt dynamisch bijgewerkt op basis van de bewerkte duur.
Zodra de wijzigingen zijn opgeslagen, worden de verlofgegevens en het verlofsaldo dienovereenkomstig bijgewerkt.
Verwijderen
Managers kunnen ook op de knop "Verlof verwijderen" klikken om de verlofregistratie te verwijderen.
Er verschijnt een bevestigingsdialoogvenster met de vraag: "Weet u zeker dat u dit wilt verwijderen?"
Na bevestiging via "Ja, doorgaan" wordt het verlof uit het systeem verwijderd.
Als het verwijderde verlof eerder het verlofsaldo van de medewerker had verlaagd, wordt het saldo automatisch herberekend en bijgewerkt om de verwijdering te weerspiegelen.
Dit zorgt voor volledige flexibiliteit en nauwkeurigheid bij het beheren van verlofregistraties, met een actueel overzicht van beschikbare vrije dagen voor medewerkers.
Verlof aanmaken namens een medewerker
Als manager heeft u ook de mogelijkheid om verlof aan te maken namens een actieve medewerker door op de knop Verlof toevoegen rechtsboven te klikken. Deze aanvragen worden automatisch goedgekeurd, ongeacht de instelling voor het aantal goedkeuringen.
Volg deze stappen om verlof aan te maken namens een medewerker:
1. Ga naar het onderdeel Verlofbeheer in het hoofdmenu.
2. Klik op de knop Verlof toevoegen.
3. Selecteer de medewerker uit de vervolgkeuzelijst.
4. Selecteer het verloftype.
5. Geef een korte omschrijving of reden voor het verlof op (optioneel, als dit niet verplicht is in de instellingen).
6. Selecteer de dag of periode voor het verlof in de kalender via slepen-en-neerzetten.
7. Sla het verlof op door op de knop "Verlof aanmaken" te klikken.
Opmerking: Zodra een verloftype is geselecteerd, wordt het omschrijvingsveld als verplicht gemarkeerd of blijft het optioneel op basis van de algemene verlofinstellingen.
Opmerking: U heeft ook de mogelijkheid om een aantal uren te selecteren (van 1 tot 7) in het veld Uren als het verlof minder dan een volledige dag betreft.
Opmerking: Onder het formulier bevindt zich een samenvattingssectie met het huidige verlofsaldo, de verlofperiode (bijv. 4 uur) en het bijgewerkte saldo na het opslaan van het verlof. Dit geeft een duidelijk overzicht van de impact van het aanmaken op het resterende saldo.
Het verlof verschijnt automatisch op het tabblad Verlofhistorie met de mogelijkheid om het te bewerken of te verwijderen.
Verlofplanner
Het tabblad Verlofplanner in Verlofbeheer biedt een visuele kalenderweergave van alle goedgekeurde afwezigheden binnen de organisatie, zodat managers en teams het werk kunnen plannen rondom de beschikbaarheid van medewerkers.
Op een standaard desktopscherm toont de planner een doorlopend venster van 30 dagen, beginnend vanaf de huidige dag. Dit helpt managers zowel aanstaand als huidig verlof in één oogopslag bij te houden.
De verlofplanner omvat:
- Interactieve kalenderweergave – Bekijk geplande verloven voor medewerkers.
- Snel verlof aanmaken – Klik op een lege dagtegel of gebruik slepen-en-neerzetten om verlof toe te voegen.
- Goedkeuringsworkflow – Verlofaanvragen goedkeuren of afwijzen.
- Bewerken en verwijderen – Goedgekeurd verlof aanpassen of verwijderen indien nodig.
- Zichtbaarheid van openstaande goedkeuringen – Als aanvullende goedkeuringen vereist zijn, wordt de aanvraag gemarkeerd als in behandeling met relevante details.
Verlof toevoegen in de verlofplanner
- Klik op een lege dagtegel in de planner.
- Gebruik als alternatief slepen-en-neerzetten om de verlofduur te bepalen.
- Vul de vereiste verlofgegevens in (bijv. verloftype, duur, omschrijving).
- Klik op de knop "Verlof aanmaken".
Het verlof verschijnt in de planner en alle andere relevante weergaven als reeds goedgekeurd.
Goedgekeurd verlof bewerken of verwijderen
- Klik op een reeds goedgekeurd verlof.
- Pas de details aan door op de relevante knop in het verschenen zijpaneel te klikken.
- Gebruik de optie Verlof verwijderen om het verlof indien nodig te verwijderen.
Een verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen
- Als een aanvraag in afwachting van goedkeuring is, verschijnt deze visueel anders dan goedgekeurd verlof in de kalender.
- Als verlofmanager kunt u:
- Op de aanvraag klikken om details te bekijken.
- De aanvraag goedkeuren of afwijzen door op de relevante knop te klikken.
- Als verdere goedkeuringen nodig zijn, blijft de aanvraag in behandeling totdat alle benodigde goedkeuringen zijn voltooid.
Gebruik filters om specifieke medewerkers te bekijken.
De verlofplanner vereenvoudigt verlofbeheer door een gebruiksvriendelijk en transparant volgingssysteem te bieden. Met de mogelijkheid om filters te gebruiken om specifieke medewerkers te bekijken, kunnen managers een soepele verlofplanning waarborgen met behoud van een evenwichtige bezetting.
Voorbeelden van gebruik
- Openstaande aanvragen goedkeuren: Bekijk snel meerdere verlofaanvragen van uw teamleden en keur ze goed of wijs ze af.
- Verlof aanmaken voor een medewerker: Voeg een ziektedag of bijzonder verlof toe namens een medewerker die dit zelf niet kan indienen.
- Goedgekeurd verlof aanpassen: Pas de datums of duur van een reeds goedgekeurd verlof aan als de plannen wijzigen, zodat de verlofregistraties nauwkeurig blijven.
- Teambeschikbaarheid visualiseren: Gebruik de verlofplanner voor een compleet overzicht van wie er op een bepaald moment verlof heeft, wat de personeelsplanning ondersteunt.
