Flux d'approbation des factures

Flowtly vous permet de soumettre les factures fournisseurs entrantes à un processus d'approbation avant leur règlement. Lorsque le flux est activé, les factures attendent dans une liste en attente jusqu'à ce qu'une personne autorisée les approuve ou les rejette. Vous pouvez également ignorer l'approbation et accéder directement à l'onglet Non payées pour sélectionner des factures et exporter un fichier de virement SEPA à destination de votre banque.

Activer le flux d'approbation

1. Ouvrez le menu contextuel utilisateur (votre avatar en haut à droite) et accédez aux Paramètres de l'organisation.
2. Trouvez la section Factures ou Finance et activez le commutateur Flux d'approbation des factures.
3. Configurez qui peut approuver les factures. Si aucun approbateur n'est encore configuré, la page d'approbation en attente vous invitera à en ajouter. Les approbateurs sont désignés directement sur cette page via une boîte de dialogue et reçoivent le rôle de gestionnaire de factures.

Remarque : L'onglet Non payées est toujours visible, que le flux d'approbation soit activé ou non.

Les onglets du flux d'approbation

Une fois le flux activé, l'écran des factures fournisseurs affiche quatre onglets :

Approuver ou rejeter une facture

1. Accédez à Factures dans le menu principal et ouvrez l'onglet En attente.
2. Cliquez sur une facture pour ouvrir sa vue détaillée, ou utilisez les boutons d'action directement dans la liste.
3. Choisissez Approuver ou Rejeter.
   • Si vous rejetez une facture, vous pouvez ajouter une note expliquant le motif.
4. La facture est immédiatement déplacée vers l'onglet Approuvées ou Rejetées.

Remarque : Seuls les utilisateurs désignés comme approbateurs sur la page d'approbation en attente peuvent approuver ou rejeter des factures.

L'onglet Non payées

L'onglet Non payées regroupe toutes les factures qui doivent encore être réglées — qu'elles soient approuvées ou qu'elles aient contourné le flux de travail. Utilisez-le comme votre file d'attente de paiements.

Fonctionnalités clés :

• Sélection multiple — cochez les cases à côté des factures que vous souhaitez payer.
• Export groupé — une fois une ou plusieurs factures sélectionnées, le bouton Exporter le fichier SEPA devient actif.

Exporter un fichier de virement bancaire SEPA

Au lieu de saisir chaque virement manuellement dans le portail de votre banque, Flowtly peut générer un fichier XML standard pain.001 (pain.001.001.03) que vous téléversez directement auprès de votre banque.

1. Ouvrez l'onglet Non payées.
2. Sélectionnez les factures à régler à l'aide des cases à cocher.
3. Cliquez sur Exporter le fichier SEPA (ou une étiquette similaire dans la barre d'outils).
4. Flowtly génère un fichier pain.001 et le télécharge sur votre ordinateur.
5. Connectez-vous au portail en ligne de votre banque et téléversez le fichier via la fonction d'import de paiements groupés ou de virements SEPA.

Remarque : Assurez-vous que chaque facture fournisseur comporte un IBAN et un BIC valides configurés sur le compte bancaire du fournisseur dans Flowtly. Les factures sans coordonnées bancaires ne peuvent pas être incluses dans l'export pain.001.

Exemples d'utilisation

• Un responsable financier examine chaque matin les nouvelles factures fournisseurs dans l'onglet En attente, approuve les factures valides et rejette les doublons avec une note.
• En fin de semaine, une comptable ouvre l'onglet Non payées, sélectionne toutes les factures approuvées, exporte un fichier pain.001 et le téléverse sur le portail bancaire de l'entreprise — réglant ainsi des dizaines de fournisseurs en une seule opération.
• Une petite équipe sans flux d'approbation activé utilise l'onglet Non payées uniquement comme file d'attente de paiements, en exportant des fichiers SEPA sans aucune étape d'approbation.

Routes de l'application

• Ouvrir Factures — En attente d'approbation