Rondes de service (contrôles de surveillance et de nettoyage)
Les rondes de service vous permettent de suivre les contrôles récurrents effectués sur un actif — comme les rondes de sécurité et les rondes de nettoyage — et de vérifier qu'ils ont bien eu lieu à temps grâce au scan d'un QR code au point de contrôle. Flowtly compare les scans effectués par votre personnel au planning prévu et vous indique précisément quelles rondes ont été effectuées à l'heure, lesquelles ont été effectuées en retard, lesquelles n'ont été que partiellement scannées et lesquelles ont été manquées.
Où le trouver : Ouvrez Opérations → Rondes de service dans la barre latérale (route
/operations/checks). Il s'agit d'une page autonome, et non d'un onglet sur la page de détail d'un actif.
Types de contrôle
Chaque actif peut comporter plusieurs types de contrôle, affichés sous forme d'onglets distincts. Les deux types intégrés sont :
- Patrouille — rondes de sécurité effectuées sur un itinéraire défini, destinées à vérifier qu'un espace est sécurisé à intervalles réguliers.
- Nettoyage — rondes de nettoyage confirmant qu'un espace ou un objet a été entretenu conformément au planning.
Chaque type de contrôle est indépendant : il possède son propre planning prévu, sa propre fenêtre de tolérance et son propre historique de scans.
Configurer un planning
Pour chaque type de contrôle, vous définissez :
- Les heures prévues — les heures de la journée auxquelles une ronde doit être effectuée (par exemple 06:00, 14:00, 22:00 pour une patrouille en trois équipes). Vous pouvez ajouter autant d'heures prévues que le planning l'exige.
- La fenêtre de tolérance — le nombre de minutes après l'heure prévue pendant lesquelles un scan est encore comptabilisé comme ponctuel et non en retard. Un scan dans la fenêtre de tolérance est marqué comme effectué ; un scan après la fenêtre est marqué comme en retard ; l'absence de scan est marquée comme manquée.
Comment un scan valide une ronde
Un QR code du bon type (patrouille ou nettoyage) est placé au point de contrôle — sur l'actif lui-même, sur un mur à proximité ou en tout endroit attestant la présence physique du personnel. Lorsqu'un employé scanne le code avec son téléphone, Flowtly enregistre immédiatement une visite horodatée, sans aucune étape supplémentaire.
Flowtly associe chaque scan à l'heure prévue la plus proche pour ce type de contrôle et attribue l'un des quatre statuts suivants :
- Effectuée — tous les points de contrôle ont été scannés avant ou dans la fenêtre de tolérance.
- Effectuée en retard — tous les points ont été scannés, mais au moins un scan est arrivé après la fermeture de la fenêtre de tolérance.
- Partielle — la ronde a été scannée, mais seuls certains des points de contrôle requis ont été enregistrés avant l'expiration de la fenêtre.
- Manquée — aucun scan n'a été enregistré pour une heure prévue et la fenêtre est expirée.
Chaque visite enregistre également quel utilisateur a effectué le scan, constituant ainsi une piste d'audit nominative.
Lire la vue de réalisation
Ouvrez Opérations → Rondes de service pour consulter la vue de réalisation pour chaque type de contrôle. La vue affiche :
- Effectuées — rondes terminées dans la fenêtre prévue, avec l'heure du scan et le nom de l'employé.
- Effectuées en retard — rondes pour lesquelles tous les points ont été scannés mais au moins un scan est arrivé après la fenêtre de tolérance ; l'heure réelle du scan et l'heure prévue sont toutes deux affichées afin de visualiser le retard.
- Partielles — rondes pour lesquelles seuls certains points de contrôle ont été scannés dans la fenêtre ; la vue indique quels points ont été enregistrés et lesquels ne l'ont pas été.
- Manquées — rondes prévues pour lesquelles aucun scan n'a jamais été enregistré.
Vous pouvez filtrer par plage de dates pour examiner un jour, une semaine ou une période plus longue. Le récapitulatif en haut indique le taux de réalisation global pour la plage sélectionnée.
Placer les QR codes aux points de contrôle
Les QR codes sont générés par actif et par type de contrôle depuis l'onglet QR codes de l'actif. Imprimez le code sous forme d'affiche ou d'étiquette compacte et apposez-le au point de contrôle physique. Étant donné que le code est lié à la fois à l'actif et au type de contrôle, son scan enregistre toujours le bon type de ronde — un code de nettoyage ne peut pas être confondu avec un enregistrement de patrouille.
Conseil : Si un actif doit être patrouillé en plusieurs points physiques, placez le même QR code de patrouille (ou des impressions en double) à chaque endroit. Flowtly enregistre chaque scan indépendamment avec son propre horodatage, ce qui vous permet de consulter l'historique complet de l'itinéraire.
