Elektronische Unterschriften

Elektronische Unterschriften ermöglichen es Ihnen, einen Vertrag direkt aus Flowtly heraus zur Unterzeichnung zu versenden — ohne externes Tool. Beide Seiten unterschreiben online, wobei die Identität jedes Unterzeichners per Einmalcode (OTP) verifiziert wird. Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erstellt Flowtly ein versiegeltes PDF sowie ein Auditprotokoll.

Was Sie erhalten

Versand aus der App — starten Sie den Unterzeichnungsprozess direkt aus dem Vertragsdatensatz heraus, ohne Flowtly zu verlassen
Unterschriftsfelder per Drag-and-drop — platzieren Sie die Felder genau dort, wo jede Partei unterschreiben soll
OTP-Verifizierung — jeder Unterzeichner bestätigt seine Identität mit einem Einmalcode, der an seine E-Mail-Adresse gesendet wird
Unternehmensgebrandete Signatur-E-Mails — ausgehende E-Mails enthalten den Namen und das Logo Ihrer Organisation
Versiegeltes PDF + Auditprotokoll — ein kryptografisch gesichertes Enddokument sowie ein vollständiger Nachweis: wer, wann und von welcher IP-Adresse unterzeichnet hat

Wo Sie es finden

Öffnen Sie einen Vertrag unter /contracts und wählen Sie die Aktion Zur Unterzeichnung senden. Der eigentliche Unterzeichnungsprozess läuft auf Flowtlys dediziertem Signaturdienst unter sign.flowtly.eu.

So senden Sie einen Vertrag zur Unterzeichnung

1. Vertrag öffnen

Gehen Sie zu Verträge und öffnen Sie den gewünschten Vertrag. Dem Vertrag muss ein Dokument beigefügt sein — laden Sie eines hoch, falls noch keines vorhanden ist.

2. Unterschriftsfelder platzieren (optional)

Klicken Sie auf Zur Unterzeichnung senden. Flowtly öffnet eine Dokumentvorschau, in der Sie optional Unterschriftsfelder per Drag-and-drop auf die Seiten ziehen können. Dieser Schritt ist optional — Sie können das Dokument auch ohne platzierte Felder versenden. Falls Sie Felder hinzufügen möchten, fügen Sie je ein Feld für den Unterzeichner Ihrer Organisation und für den Ansprechpartner des Vertragspartners hinzu, passen Sie Position und Größe nach Bedarf an, und fahren Sie dann fort.

3. Unterzeichner hinzufügen und senden

Geben Sie die E-Mail-Adressen aller erforderlichen Unterzeichner ein (Ihr interner Unterzeichner und der Kontakt der Gegenseite). Überprüfen Sie Betreff und Text der E-Mail und klicken Sie auf Senden. Jeder Unterzeichner erhält eine gebrandete E-Mail mit einem sicheren Link zur Unterzeichnungsseite.

4. Unterzeichner signieren das Dokument

Sobald ein Unterzeichner auf den Link klickt, landet er auf der Flowtly-Unterzeichnungsseite (sign.flowtly.eu). Dort:

Liest er das vollständige Dokument durch
Klickt auf sein Unterschriftsfeld
Zeichnet eine Unterschrift oder wählt einen Unterschriftsstil
Erhält einen Einmalcode per E-Mail und gibt ihn zur Identitätsbestätigung ein
Bestätigt — Flowtly speichert Unterschrift, Zeitstempel und IP-Adresse

Dieser Vorgang wiederholt sich für jeden erforderlichen Unterzeichner. Den Fortschritt können Sie aus dem Vertragsdatensatz heraus verfolgen.

5. Versiegelte Dokumente erhalten

Sobald alle Parteien unterzeichnet haben, erstellt Flowtly automatisch:

Ein versiegeltes PDF — kryptografisch gesichert, sodass jede Manipulation erkennbar ist
Ein Auditprotokoll mit Name, E-Mail-Adresse, Zeitstempel und Verifizierungsmethode für jeden Unterzeichner
Eine Benachrichtigungs-E-Mail an alle Parteien mit einem Link zum Herunterladen der finalen Dokumente

Sobald die Unterzeichnung abgeschlossen ist, erstellt Flowtly ein versiegeltes PDF und ein Auditprotokoll, die über die Signaturanfrage abrufbar sind (und vom Vertrag verlinkt werden).

Was der Unterzeichner sieht

Unterzeichner benötigen kein Flowtly-Konto. Sie erhalten eine übersichtliche, gebrandete E-Mail Ihrer Organisation und klicken auf einen einzigen Link. Die Unterzeichnungsseite ist klar strukturiert und mobilfreundlich. Nach Eingabe des OTP erhalten die Unterzeichner sofort eine Bestätigung und können das signierte Dokument herunterladen.

Wann Sie elektronische Unterschriften verwenden sollten

Nutzen Sie E-Signaturen für Verträge, bei denen Sie einen klaren, revisionssicheren Nachweis der Einigung benötigen — Arbeitsverträge, Dienstleistungsvereinbarungen, NDAs, Lieferantenverträge — ohne Dokumente über ein separates Tool wie DocuSign oder Adobe Sign zu routen.