Flujo de aprobación de facturas
Flowtly le permite enrutar las facturas entrantes de proveedores a través de un paso de aprobación antes de pagarlas. Cuando el flujo de trabajo está activado, las facturas esperan en una lista pendiente hasta que una persona autorizada las apruebe o rechace. También puede omitir la aprobación e ir directamente a la pestaña Sin pagar para seleccionar facturas y exportar un archivo de transferencia bancaria SEPA para su banco.
Activar el flujo de aprobación
- Abra el menú contextual de usuario (su avatar en la esquina superior derecha) y vaya a Configuración de la organización.
- Busque la sección Facturas o Finanzas y active el interruptor Flujo de aprobación de facturas.
- Configure quién puede aprobar facturas. Si aún no hay aprobadores configurados, la página de aprobación pendiente le pedirá que los añada. Los aprobadores se asignan directamente en esa página mediante un diálogo y reciben el rol de gestor de facturas.
Nota: La pestaña Sin pagar siempre es visible independientemente de si el flujo de aprobación está activado o no.
Las pestañas de aprobación
Una vez activado el flujo de trabajo, la pantalla de facturas de proveedores muestra cuatro pestañas:
| Pestaña | Contenido |
|---|---|
| En espera | Facturas que esperan una decisión. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar desde aquí. |
| Aprobadas | Facturas que han sido aprobadas y están listas para pagar. |
| Rechazadas | Facturas que fueron rechazadas. Puede revisar el motivo y volver a enviarlas si es necesario. |
| Sin pagar | Todas las facturas que aún no han sido pagadas, independientemente del estado de aprobación. Visible incluso cuando el flujo está desactivado. |
Aprobar o rechazar una factura
- Vaya a Facturas en el menú principal y abra la pestaña En espera.
- Haga clic en una factura para abrir su vista de detalle, o use los botones de acción directamente en la lista.
- Elija Aprobar o Rechazar.
- Si rechaza una factura, puede añadir una nota explicando el motivo.
- La factura se mueve inmediatamente a la pestaña Aprobadas o Rechazadas.
Nota: Solo los usuarios asignados como aprobadores en la página de aprobación pendiente pueden aprobar o rechazar facturas.
La pestaña Sin pagar
La pestaña Sin pagar reúne todas las facturas que aún deben pagarse, tanto las aprobadas como las que han omitido el flujo de trabajo. Úsela como su cola de pagos.
Funciones principales:
- Selección múltiple — marque las casillas junto a las facturas que desea pagar.
- Exportación masiva — una vez que haya seleccionado una o más facturas, el botón Exportar archivo SEPA se activa.
Exportar un archivo de transferencia bancaria SEPA
En lugar de introducir cada transferencia manualmente en el portal de su banco, Flowtly puede generar un archivo XML estándar pain.001 (pain.001.001.03) que usted carga directamente en su banco.
- Abra la pestaña Sin pagar.
- Seleccione las facturas que desea pagar mediante las casillas de verificación.
- Haga clic en Exportar archivo SEPA (o una etiqueta similar en la barra de herramientas).
- Flowtly genera un archivo
pain.001y lo descarga en su equipo. - Inicie sesión en el portal en línea de su banco y cargue el archivo mediante la función de pagos masivos o importación de transferencias de crédito SEPA.
Nota: Asegúrese de que cada factura de proveedor tenga un IBAN y BIC válidos configurados en la cuenta bancaria del proveedor en Flowtly. Las facturas sin datos bancarios no pueden incluirse en la exportación
pain.001.
Casos de uso de ejemplo
- Un director financiero revisa cada mañana las nuevas facturas de proveedores en la pestaña En espera, aprueba las válidas y rechaza los duplicados con una nota.
- Al final de la semana, una contable abre la pestaña Sin pagar, selecciona todas las facturas aprobadas, exporta un archivo
pain.001y lo carga en el portal bancario de la empresa, pagando a decenas de proveedores en un solo paso. - Un equipo pequeño sin el flujo de aprobación activado usa la pestaña Sin pagar únicamente como cola de pagos, exportando archivos SEPA sin ningún paso de aprobación.
